Мы продолжаем рассказывать вам о своей работе – и сегодня поговорим о том, кто такой бизнес-ассистент, что он делает и как помогает руководителю компании избавиться от рутины. Сделаем это на конкретном примере.
О клиенте
Речь пойдёт об одном из наших постоянных клиентов. Он владеет сразу несколькими компаниями, в собственности которых есть объекты недвижимости для сдачи в аренду.
Изначально для компаний клиента мы вели бухгалтерский учёт (в рамках услуги аутсорсинга). Причём для всех его компаний в «Фингуру» были закреплены только два бухгалтера: один по учёту, а второй – по заработной плате. Это наша политика: «одно контактное лицо – одна команда», и она связана с нашим стремлением сократить количество контактов для удобства клиента.
Поручив нам свой бухучёт и поработав с нами какое-то время, клиент пришёл к нам с другим запросом – избавить его от операционной и координационной рутины. Так мы решили взять на себя функции бизнес-ассистента – на тот момент, в качестве эксперимента.
Что взял на себя бизнес-ассистент
Рассмотрим по пунктам:
- Взаимодействие с контрагентами. Ассистент изучает информацию по аренде каждого объекта, контролирует оплату (при необходимости – напоминает, сдвигает сроки по согласованию с руководителем), выставляет счета, акты выполненных работ.
- Распределение переменной части расходов по клиентам. Почти у каждой компании нашего клиента есть в собственности одно или несколько зданий (или офисов). Их аренда приносит ему доход. Однако есть и расходная часть – например, коммунальные платежи, пожарная безопасность, охрана и прочее. Эту часть ассистент распределяет по контрагентам (если иное не прописано в их договоре с нашим клиентом).
- Администрирование электронного документооборота (ЭДО). Ассистент не только формирует закрывающие документы, но и отслеживает поступление входящих (например, актов сверки или фактур), сообщает об этом бухгалтеру и руководителю, контролирует работу с ними.
- Напоминания. Этот пункт вытекает из предыдущего: бизнес-ассистент ненавязчиво напоминает руководителю о важном: например, что нужно согласовать бухгалтерские отчёты или что нужно подписать платёжное поручение.
- Взаимодействие с сотрудниками. Этот пункт ассистент во многом тоже берёт на себя: например, сотрудник может обратиться к нему, чтобы получить карточку компании. Несколько компаний нашего клиента работают с самозанятыми – и контролирование сроков оплаты их работы мы тоже взяли на себя.
Результат
Нашему клиенту больше не нужно следить за рутинными процессами и «скакать» между ЭДО, мессенджерами и электронной почтой, чтобы взаимодействовать с контрагентами – это мы взяли на себя.
Благодаря тому, что бизнес-процессы стали более упорядоченными и прозрачными, фокус внимания предпринимателя сместился на более глобальные задачи. Вместо того, чтобы напоминать арендаторам о сроках оплаты, теперь он может подумать о том, не купить ли ему новый объект недвижимости, не попробовать ли новый формат рекламы и так далее.
Несмотря на то, что с этим конкретным клиентом мы работали в таком формате в качестве эксперимента, результаты нашего взаимодействия не заставили себя долго ждать: за это время у него появилось ещё две новые компании – и по ним мы также ведём бухучёт и ассистриуем бизнес-процессы.
Устали от рутины и хотите персонального помощника? Оставьте заявку – и мы предложим подходящие для Вас условия!
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
