Услуги по ведению кадрового учета

Персонифицированный учет – это систематизированные данные о страховой и накопительной частях пенсии застрахованных лиц. Застрахованные лица - сотрудники, имеющие с работодателем трудовой или гражданско-правовой договор, согласно которому выполняет рабочие обязанности. Страхователем может выступать юридическое лицо – фирма, или физическое лицо – индивидуальный предприниматель. Работодатели, как того требует законодательство, должны вовремя направлять данные в Социальный фонд России, где они используются для начисления пенсии гражданам России. Для корректного выполнения данной обязанности требуется индивидуальные сведения из кадрового учета организации. Его ведением может заниматься как отдельный сотрудник, так и специализированная компания, оказывающая услуги по аутсорсингу кадровых функций, с которой заключен соответствующий договор.

Оставить заявку

Новые правила кадрового учета

Приказ Минтруда РФ от 3 апреля 2023 года № 256н утвердил новые правила ведения индивидуального (персонифицированного учета сведений о зарегистрированных лицах. Изменения связаны с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный Фонд России (СФР).

Согласно а. 10 данного нормативного акта, работодатель обязан при заключении с гражданином трудового договора или договора гражданско-правового характера зарегистрировать этого гражданина в системе индивидуального (персонифицированного) учета СФР – в случае, если на этого гражданина еще не открыт индивидуальный счет.

В дальнейшем, согласно постановлению Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п. работодатели должны, начиная с 2023 года представлять персонифицированные сведения на своих сотрудников в составе единой отчетности по форме ЕФС-1

Что входит в услугу по ведению кадрового учета?

В первую очередь, это касается услуг ведения кадрового учета и оформления документов по движению персонала. Наши специалисты корректно отражают в учетных регистрах прием на работу сотрудника, увольнение, перевод на другую работу, своевременно производят корректировки трудовых договоров и так далее. Также мы правильно оформим ознакомление с внутренними кадровыми документами предприятия - правилами внутреннего трудового распорядка, требованиями охраны труда и должностных инструкций. Это позволит в последующем иметь возможность качественно управлять персоналом.

Помимо этого ведение кадрового учета включает в себя:

Внесение изменений в штатное расписание, а также его начальное составление, утверждение и хранение;
Направление сотрудников в отпуск или командировку с оформлением всех необходимых документов;
Разработка порядка учета рабочего времени и заполнение необходимых документов для определения размера оплаты труда;
Ведение кадрового делопроизводства: заполнение документов, касающихся кадрового состава;
Работа с трудовыми книжками.

Отдельным блоком может быть услуга постановки кадрового учета «с нуля». Она подразумевает разработку и внедрение всех форм кадровых документов и локальных нормативных актов предприятия.

Социальный фонд России запрашивает у работодателя сведения о:

трудовой деятельности работника и кадровых изменениях;
страховом стаже застрахованного лица;
заработной плате и условиях осуществления деятельности работников госучреждений;
застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя;
начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

В чем польза кадрового учета?

Позволяет начислять сотруднику пенсию, исходя из результатов работы;

Дает актуальную информацию о стаже и доходах;

Стимулирует работника перечислять взносы в СФР;

Помогает контролировать перечисленные взносы;

Упрощает процедуру начисления пенсии;

Формирует базу сведений для редакции законов;

Помогает прогнозировать размер расходов на пенсионные выплаты.

Как сдавать отчетность?

Каждый работодатель, на которого трудится хотя бы один человек, обязан в течение года предоставлять отчетность.

Сдача может осуществляться двумя способами:

На бумаге

В бумажном виде (только для компаний, количество сотрудников которых не превышает 10 человек) – при личном визите или через уполномоченного представителя работодателя, а также через отделения почтовой связи заказным письмом с описью вложения;

В электронном виде

В форме электронного документа по ТКС, включая единый портал Госуслуг и личный кабинет работодателя на сайте СФР.

Сроки сдачи ЕФС-1

Сдача отчетности по форме ЕФС-1 осуществляется за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи единый: 25 число. При этом нет необходимости каждый раз заполнять всю форму целиком. Для разделов и подразделов периодичность сдачи остается прежней:

Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД). При приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня. При переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 1.3 (СИоЗП) нужно заполнять ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
Подраздел 3 (ДСВ-3) подается ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Раздел 2 (4-ФСС) заполняется ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) заполняются ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Все формы доступны на официальном сайте Социального фонда России.

Что будет, если допустить нарушения?

Несвоевременная сдача или неполные сведения

В том случае, если компания передала необходимые данные с опозданием или подала неполные сведения, ее ждет штраф – 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности).

Нарушение в разделе 2

Здесь ответственность за нарушения осталось той же, что была для 4-ФСС. Согласно ст. 26.30 Федерального закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ, в случае непредставления этих сведений в срок предпринимателю грозит штраф в размере 5 % от начисленной за последние 3 месяца отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей

Несоблюдение порядка сдачи в формате электронных документов

За такое нарушение работодателя ждет штраф в размере 1000 рублей.

Согласно Федеральному закон от 14 июля 2022 № 237-ФЗ, страхователи могут избежать финансовых санкций в случае, если в течение 5 рабочих дней после получения уведомления о нарушениях подадут уточненные сведения (либо если выявят и исправят нарушения сами – до того, как их заметят органы Фонда). Кроме того, размер штрафа может уменьшится на 50% в случае, если он будет оплачен в течение 10 дней после получения требования.

Почему выгоднее заказать услугу по ведению кадрового учета у «Фингуру»?

Экономия до 30% времени

Вы снимаете с себя необходимость заниматься бумажной рутиной – вместо того, чтобы развивать бизнес и зарабатывать деньги.

Исключается вероятность ошибок и неточностей

Предоставляя услуги по ведению кадрового и налогового учета, мы используем программный сервис, привязанный к системе СФР. Все данные и реквизиты уже заложены в него. В нашем штате работают только опытные специалисты, стаж которых не менее 11 лет. В качестве дополнительной гарантии наши услуги застрахованы на 1 миллион рублей.

Прозрачность выполненной работы

Вы не можете следить за каждым шагом штатных сотрудников. А «Фингуру» предоставляет клиентам доступ в личный кабинет, где в режиме реального времени показаны все операции, порученные квалифицированным специалистам.

Вы защищены от штрафов

на различные вопросы, и все это за доступную стоимость! Возможна организация ведения кадрового учета на предприятии с нуля.Специалисты нашей компании сдадут документацию вовремя и в полном объеме, правильно оформят трудовые книжки и другие кадровые документы, а также составят график отпусков и ответят на различные вопросы. И все это за доступную стоимость! Возможна организация ведения кадрового учета на предприятии с нуля.