Особенности бухгалтерского учета в торговых организациях

Специалисты выделяют ряд особенностей бухгалтерского учета в торговле, которые приводят к сложностям в процессе отражения фактов хозяйственной деятельности. Давайте разберемся, с чем вы можете столкнуться, открывая оптовый, розничный или интернет-магазин, и как уменьшить расходы на бухучет.

Проблема 1. Высокая трудоемкость ведения бухгалтерии в торговле

Если вы ведете управленческий учет торговых и складских операций в разных приложениях (в том числе, MS Office), то бухгалтеру приходится вносить данные в программу для бухучета вручную.

Основные сложности в ведении бухгалтерии в торговле возникают при сопоставлении номенклатуры в первичных документах с номенклатурой в учетной программе. Причиной нестыковок чаще всего является то, что в приходных документах указан товар с одним названием, а в документах на продажу — с другим. В результате бухгалтеру сложно понять, что именно было приобретено. Решение — утвержденная внутренняя номенклатура ассортимента и оформление прихода в программе специалистом, непосредственно контактирующим с принимаемым товаром. В таком случае товар приходуется и реализуется с единым наименованием, следовательно, у бухгалтера в процессе формирования бухгалтерских записей (проводок) расхождений не возникает. Отсутствие единого номенклатурного справочника в торговой компании ведет к постоянным нестыковкам между данными управленческого и бухгалтерского учета и существенным временным затратам при их сопоставлении. Таким образом, при ведении складского и бухгалтерского учета в разных программах без синхронизации требуется наличие большого штата сотрудников, что ведет к увеличению расходов на учет.

Решить проблему, не раздувая штат, можно, настроив обмен данными между торговлей и бухгалтерией.

Ведение бухгалтерии в торговле при этом осуществляется так:

1. Сотрудники склада и отдела продаж отражают хозяйственные операции в управленческой программе, например, «1С:УНФ» или «МойСклад».
2. К определенной дате они закрывают месяц.
3. Бухгалтер выбирает интервал дат и список документов / операций, которые ему нужны, после чего выгружает данные в свою программу, например, «1С: Бухгалтерия». Сделать это можно напрямую либо через файл формата Enterprise Data (предпочтительный вариант).
4. Бухгалтер формирует проводки, проверяет внесенные данные на корректность, при необходимости возвращает их работникам склада или отдела продаж для исправления ошибок.
5. Когда изменения внесены, данные выгружаются заново и перезаписываются.

Наладив обмен между торговлей и бухгалтерией, вы получите следующие преимущества:

• снизите нагрузку на линейных сотрудников, которые раньше вынуждены были помогать бухгалтеру с идентификацией товаров;
• минимизируете риск возникновения ошибок (в частности, отрицательных остатков), из-за которых можете переплачивать в бюджет до 1000% от суммы налогов, которая получалась бы в случае корректного учета;
• получите больше возможностей для анализа и принятия решений в части закупки товаров (за счет использования специализированного управленческого ПО);
• сможете контролировать движение товаров на складе и снизите риск хищения.

Бонус для клиентов Фингуру — расходы на ведение бухгалтерии в торговле снижаются, т.к. хозяйственных операций, выполняемых вручную, меньше, а от их количества зависит тариф.

Проблема 2. Оперативное управление бизнесом невозможно

Эта особенность ведения бухгалтерского учета в торговле проявляется, когда для складского (управленческого) учета используется бухгалтерская программа. При этом ведение бухгалтерии в торговле организовано так, чтодокументы по реализации формируются не сотрудником бухгалтерии, а другим пользователем, который имеет доступ в бухгалтерскую программу («1С:Бухгалтерия предприятия» и т.п.) и может оформить необходимый документ, выбрав соответствующие элементы номенклатуры.

На первый взгляд кажется, что ситуация, когда для ведения бухгалтерии в торговле, управленческого и складского учета используется одна бухгалтерская программа, оптимальна. Менеджер сформировал необходимые документы, отгрузил товар, бухгалтер проверил операции и осуществил необходимые проводки. Основным недостатком схемы является отсутствие оперативной информации движении и остатках товара. Последовательность действий следующая:

1. Сотрудник склада или отдела продаж формирует в течение определенного периода установленные внутренними правилами документы.
2. Информирует бухгалтера о возможности их проведения.
3. Бухгалтер проверяет документы и осуществляет проводки.

Информация об остатках, объеме реализации и движении товаров появляется в складских отчетах с определенным запозданием (только после проведения документов бухгалтером). В результате теряется оперативность управления компанией. Собственники или руководители не имеют возможности в режиме реального времени получить информацию об уровне реализации, а менеджеры рискуют произвести отгрузку несуществующего товара.

Причиной ситуации является такая особенность ведения бухгалтерского учета в торговле, как запоздалое проведение документов, ведь все отчетные данные в программе формируются только на основании проводок, которые вносят изменения в учетные регистры. Вроде бы все документы введены сотрудниками, но результата нет, уровень реализации не изменился, принять обоснованное оперативное решение очень сложно.

Таким образом, существует две ключевые особенности бухгалтерского учета в торговле:

• Отсутствие оперативного экспорта документов в учетную программу, а также несогласованность номенклатурных справочников между бухгалтерской и складской или управленческой программами.
• Длительность проведения операций сотрудниками бухгалтерии, если для управленческого учета используется бухгалтерская программа, в которой работают бухгалтер и менеджеры.

Проблема 3. Ошибки в обмене данными между торговлей и бухгалтерией

Случается, что обмен данными между управленческим и бухгалтерским приложениями настроен, но обновления нарушают синхронизацию. Поэтому важно настроить интеграцию между управленческим и бухгалтерским ПО для автоматической выгрузки информации.

Одним из самых распространенных решений являются программы 1С: «1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)» и «1С:Бухгалтерия». Они хорошо интегрируются друг с другом, порядок обмена данными настроен, справочники могут легко синхронизироваться. Кроме того, любое обновление, которое выпускает разработчик, учитывает все нюансы, а значит, перенастройка алгоритмов экспорта и импорта не требуется. Особенно эффективно данная процедура реализована в протоколе Enterprise Data, который делает процесс обмена данными между бухгалтерией и торговлей быстрым и устойчивым.

Необходимо учитывать, что продукты 1С сложны в эксплуатации, так как обладают множеством настроек и требуют специальных знаний.

Особенности решения «МойСклад»

Перечисленные проблемы решает сервис «МойСклад», который представляет собой систему для взаимодействия между складом и бухгалтерией в рамках одного торгового предприятия. В ней можно вести бизнес независимо от работы бухгалтера, настроен оперативный обмен данными между с бухгалтерской программой 1С, обновления которой не нарушают встроенных алгоритмов взаимодействия между программами.

Перейти от любой используемой программы к «МойСклад» достаточно легко, поскольку имеется функция загрузки данных из таблиц, созданных в MS Excel. Это позволяет существенно сократить время на внедрение программы и начать эффективно работать. При этом вы получаете следующие преимущества:

• Точность учета, поскольку все сведения синхронизированы, а обмен данными производится оперативно и корректно.
• Возможность принимать оперативные обоснованные решения, поскольку все документы проводятся быстро, а значит, информация об остатках, уровне реализации и так далее становится доступной в кратчайшие сроки.
• Низкие расходы на обслуживание программы за счет отсутствия потребности в штатных программистах, которые постоянно настраивать программы, и контролировать установку обновлений от разработчиков.
• Широкие функциональные возможности. Практически все потребности в автоматизации процессов торговой компании покрываются инструментами, имеющимися в приложении «МойСклад». Это касается мониторинга деятельности, учета движения товаров, подготовки инвентаризации и так далее.
• Простота использования. Несмотря на то, что «1С: Управление торговлей» обладает большим набором функций по сравнению с «МойСклад», последний гораздо проще в эксплуатации. Следовательно, внедрить его легче: вы быстрее обучите сотрудников, перенесете остатки и так далее.

Поможем автоматизировать управление компанией, учитывая особенности ведения бухгалтерского учета в торговле:

• подключим «1С:УНФ» или «Мой склад» для управления бизнесом (если уже используете одну из них, сразу перейдем к интеграции);
• обучим персонал работе с ПО;
• интегрируем с бухгалтерией Фингуру, внедрим чат с бухгалтером в складскую программу;
• загрузим справочник номенклатуры, справочник контрагентов и перенесем остатки товаров с разделением по складам.