Бухгалтерский учет и налоговые льготы в IT: как законно экономить в 2020 и 2021 годах. Законное снижение налогов в IT сфере

Бухгалтерский и налоговый учет в IT-компаниях — сложный вопрос для собственников бизнеса и бухгалтеров. Не все знают, например, о возможности сократить страховые взносы с 30% до 14% (в 2021 году — до 7,6%) и не платить НДС. Для бизнеса с оборотом в 20 миллионов только эти льготы означают сокращение расходной части на 1 120 000 рублей.

Чтобы узнать обо всех возможностях законной экономии для айти-компаний, прочтите этот обзор. Он подготовлен по мотивам вебинара Павла Тимохина, руководителя управления бухгалтерского консалтинга сервиса Фингуру.

• Какие 3 вида IT-компаний существуют
• Как устроено налогообложение в IT
• Как правильно оформить дистанционные трудовые отношения
• Какие льготы доступны российским айти-компаниям в 2020 и 2021 годах
• Как оптимизировать расходы на бухучет

Некогда читать?
Посмотрите запись вебинара!

3 вида IT-компаний

Деление IT-компаний на несколько типов условное: все бизнесы разные, среди них нет похожих друг на друга один в один. Тем не менее, для удобства специалисты выделяют три группы: продуктовые, аутсорсинговые и консалтинговые. В IT-компаниях каждого типа имеются свои особенности бухучета.

Есть и общее — коды ОКВЭД. Основной код: 62.01 - Разработка компьютерного программного обеспечения. Также IT-компании могут использовать дополнительные коды:

• 62.02 - Деятельность консультативная и работы в области компьютерных технологий.
• 62.03 - Деятельность по управлению компьютерным оборудованием.
• 62.09 - Деятельность, связанная с использованием вычислительной техники и информационных технологий, прочая.
• 63.11 - Деятельность по обработке данных, предоставление услуг по размещению информации и связанная с этим деятельность.
• 63.12 - Деятельность web-порталов.
• 63.91 - Деятельность информационных агентств.
• 63.99 - Деятельность информационных служб прочая, не включенная в другие группировки.

Продуктовые IT-компании

Продуктовые IT-компании создают и продают мобильные приложения, социальные сети, среды разработки или антивирусы. Обычно это решения для B2C рынка и массовой продажи, но некоторые продукты предназначены для корпоративного использования.

В любом случае продуктовые IT-компании ориентируются на конечного пользователя, а не на заказчика. То есть, даже если заказ выполняется для корпоративного клиента, потребителем продукта будет сотрудник, а не компания в целом. Эти компании сильно зависят от рынка и его потребностей.

Известные представители группы: Microsoft, Apple, Лаборатория Касперского, Яндекс.

Особенности бухгалтерского учета

Продуктовые айти-компании сталкиваются сразу с несколькими сложностями при организации бухучета.

1. Большой штат — от 50 человек плюс внешние разработчики. С этим связана сложная система оплаты труда с мотивационными выплатами, бонусами и льготами, что усложняет бухгалтерский и кадровый учет. Обычно это зоны ответственности разных специалистов: оформление кадровых документов возлагается на сотрудника HR-службы, а бухгалтерский учет — на штатного бухгалтера или аутсорсинговый сервис. В любом случае, им надо состыковать всю информацию. Для этого обычно используются специальные системы, например, «1С:Зарплата и управление персоналом».


2. Нюансы при учете реализации продуктов. Поскольку большинство покупок совершают физические лица, приходится учитывать отдельные небольшие транзакции и пробивать кассовые чеки. Каждая транзакция отражается в специализированном программном продукте и передается оператору фискальных данных, после чего попадает в налоговую инспекцию.

Бухгалтерский учет в этом случае строится на интеграции между бухгалтерской программой и программой учета продаж, которая выдает кассовые чеки. Это нужно, чтобы информация о покупках автоматически передавалась в бухгалтерию и ее не приходилось вручную переносить из одной системы в другую.

Приоритетный режим налогообложения

Если продукты покупают физические лица, которым не нужно возмещать НДС, оптимальным выбором будет УСН 15%. В этом случае в бюджет перечисляется 15% от разницы между доходом и расходом за отчетный период.

Важен процент расходов, которые вы можете подтвердить документально. Если он больше 60%, режим УСН 15% подходит, если меньше, то лучше выбрать УСН 6%.

Чтобы применять УСН «Доходы минус расходы», ваша компания должна соответствовать таким критериям:

• не более 100 штатных сотрудников;
• доход не превышает 150 миллионов рублей в год;
• остаточная стоимость основных средств не превышает 150 миллионов рублей;
• доля других организаций в уставном капитале не более 25%;
• нет филиалов.

Аутсорсинговые IT-компании

Особенность аутсорсинговых IT-компаний в том, что каждый заказ подразумевает создание нового продукта для B2B-клиента.

Особенности бухгалтерского учета

Из-за того, что каждый заказ — это новый продукт, в аутсорсинговых IT-компаниях часто используется позаказный метод учета. Он заключается в следующем: под каждый новый заказ открываются новые статьи для сбора затрат и отражения дохода. В процессе и после сдачи проекта бухгалтер рассчитывает себестоимость и прибыльность сделки.

В таких компаниях обычно нет сложного документооборота для учета доходов и расходов. Оформляется либо один комплект закрывающих документов после сдачи проекта, либо несколько промежуточных. Бухгалтер формирует акт выполненных работ для контрагента в электронном (если обе стороны используют ЭДО) или бумажном виде. Подписанные документы бухгалтер собирает и учитывает у себя.

Аналогично бухгалтер учитывает расходную часть, собирая все документы об оплате услуг, покупке расходных материалов или оплате аренды.

Основная сложность связана с системой оплаты труда. Здесь, как и в продуктовых IT-компаниях, действуют разные системы мотивации сотрудников, но штат гораздо меньше. Штатные специалисты не работают в постоянных командах, а объединяются вокруг заказа. После окончания проекта команды расформировываются и снова создаются под следующий.

Приоритетный режим налогообложения

Режим налогообложения для аутсорсинговой IT-компании нужно выбирать, ориентируясь на модель бизнеса. Если заказчики — небольшие компании, применяющие специальные режимы налогообложения, то приоритетным будет УСН 15%.

При этом нужно учитывать те же нюансы, что и в случае продуктовых компаний: соотношение доходов и расходов и соответствие ряду критериев.

Консалтинговые IT-компании

Консалтинговые IT-компании занимаются внедрением готового ПО. Самый известный пример на российском рынке — франчайзинговая сеть 1С.

У таких компаний обычно два источника доходов:

• агентское вознаграждение за поставку ПО;
• оплата услуг по внедрению ПО.

Особенности бухгалтерского учета

Главная особенность бухучета в консалтинговых IT-компаниях — разные статьи дохода. Бухгалтер должен внимательно и корректно вести учет агентских вознаграждений, чтобы у налоговой службы не возникло вопросов. Доходы от оказания услуг обычно оформляются актом выполненных работ.

Документооборот небольшой, так как консалтинговые компании, чаще всего, работают с несколькими крупными заказчиками. У них есть несколько масштабных проектов, а закрывающие документы оформляются после завершения всего проекта или отдельных этапов.

Еще одна особенность — частые командировки сотрудников. Не все дисциплинированно собирают документы, поэтому такие расходы тяжело учитывать, чтобы уменьшить за их счет налогооблагаемую базу.

Приоритетный режим налогообложения

УСН «Доходы минус расходы». Если компания не соответствует условиям его применения, придется выбрать другой вариант с учетом особенностей бизнеса.

Налогообложение в IT

Сколько и как будете перечислять в бюджет, зависит от выбранной системы налогообложения. Применяя ОСНО, нужно платить налог на прибыль, налог на имущество и налог на добавленную стоимость. Отдельно перечисляются в бюджет налоги на доходы физических лиц за сотрудников.

Также существуют специальные режимы налогообложения: УСН «Доходы» со ставкой 6% и УСН «Доходы минус расходы» со ставкой 15%.

Ставка налога на УСН для некоторых регионов может быть ниже стандартной. Например, в Крыму компании на УСН «Доходы» платят всего 3%.

Как правильно оформить трудовые отношения с дистанционными сотрудниками

Дистанционная работа не новинка для российских компаний, но раньше она редко оформлялась специальным трудовым договором. Тем не менее, в трудовом законодательстве предусмотрены варианты оформления двух типов дистанционных работ, а также описаны основания для перехода и другие условия.

Временная дистанционная работа

Временная дистанционная работа — это переход на работу вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя, на ограниченный период. Оформление такого типа работы может происходить по соглашению сторон, а в чрезвычайных ситуациях — в упрощенном виде.

Основания для перехода на временную дистанционную работу:

• соглашение между сотрудником и работодателем;


• производственная необходимость;


• производственная авария;


• несчастный случай на производстве;


• катастрофы природного или техногенного характера (пожар, наводнение, землетрясение);


• эпидемия, эпизоотия и любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Порядок ввода режима

• Согласовать график сотрудника: количество и периодичность предоставления ему рабочих дней и рабочих часов в режиме временной дистанционной работы. График может отличаться от того, что был прописан в основном трудовом договоре.


• Установить способы обмена информацией о задачах и их выполнении между работниками. Этот пункт фиксируется в договоре или дополнительном соглашении.


• Регламентировать возможность задействовать ресурсы организации по месту выполнения работы. Например, решить, могут ли сотрудники забрать из офиса ноутбуки или попросить вас оплатить им интернет.

Как оплачивать труд сотрудника

• Выплаты производятся в полном объеме.
• Если работник по вашей инициативе выполняет задачи во внерабочее время, это должно быть оплачено как сверхурочная работа.

Комбинированная дистанционная работа

В договоре на комбинированную дистанционную работу можно отдельно прописать условия работы в офисе и дистанционно. Такая работа также оплачивается в полном объеме, а за работу во внеурочное время положена дополнительная оплата.

У комбинированной дистанционной работы есть две особенности:

• режим комбинированной дистанционной работы устанавливается либо в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, либо в упрощенном порядке на основании локального нормативного акта (ст. 312.6 ТК РФ в ред. законопроекта № 973264-7) в случае ЧС;


• при комбинированной дистанционной работе особенности режима дистанционной работы не распространяются на периоды работы в офисе.

Льготы для айти-сферы в России в 2020 и 2021 годах

В России действует несколько льгот, которые позволяют снизить налоги в IT-сфере. С 2021 года некоторые льготы станут еще более привлекательными.

2020 год

Пониженные страховые взносы (14% вместо стандартных 30%)

В 2020 году IT-компании используют сниженную ставку по страховым взносам и платят 14% вместо 30% (стандарт).

Такие льготы можно получить, если:

• компания аккредитована в Минкомсвязи;
• не менее 90% доходов вы получаете от деятельности в IT: продаете или разрабатываете программные продукты;
• среднесписочная численность сотрудников — минимум 7.

Льготные условия доступны только юридическим лицам. ИП, работающим в сфере IT, она не положена.

Сниженная ставка налога на прибыль

Мало предпринимателей и бухгалтеров знают об этой льготе и применяют ее. Тем не менее, льготный налог на прибыль действует в нескольких форматах.

Расходы на НИОКР

Некоторые расходы на научно-исследовательские и конструкторские работы (НИОКР) можно списывать с коэффициентом 1,5 ( п. 7 ст. 262 НК РФ). К таким расходам относятся, например, зарплаты сотрудников, закупка оборудования для разработки, услуги подрядчиков. Полный перечень утвержден постановлением Правительства от 24.12.2008 № 988 (II.Информационно-телекоммуникационные системы).

Налоговая инспекция имеет право запросить подтверждающие документы, поэтому нужно тщательно вести учет расходов.

Мгновенная амортизация при покупке компьютерной техники

Компании на ОСНО могут амортизировать имущество, стоимость которого превышает 100 000 рублей, распределяя сумму во времени пропорционально сроку полезного использования. В 2020 году IT-компаниям позволили сразу списывать затраты на покупку такого оборудования. Это называется мгновенной амортизацией.

Есть несколько условий:

• аккредитация в Минкомсвязи;
• не менее 50 сотрудников;
• не менее 90% доходов получено от деятельности в сфере IT, в том числе, не менее 70% — от иностранных контрагентов.

НДС

Еще одна льгота, доступная IT-компаниям в 2020 году, — освобождение от уплаты НДС. Вы можете воспользоваться ею при продаже исключительных прав на ПО и базы данных и продаже прав на использование ПО и баз данных по лицензионному договору.

2021 год

Сниженные страховые взносы (7,6% вместо 30%)

В 2021 году IT-компании смогут платить страховые взносы по ставке 7,6% вместо прежних 14% для IT-сферы и общепринятых 30%.

Чтобы получить эту льготу, нужно соответствовать ряду условий:

• аккредитация в Минкомсвязи;
• не менее 90% доходов от деятельности в сфере IT;
• среднесписочная численность сотрудников — минимум 7 человек;
• продажа и обслуживание ПО и баз данных только собственного производства.

Льготами не смогут воспользоваться компании, которые разрабатывают ПО и БД, предназначенные для рекламы, поиска клиентов и заключения сделок. Также сохраняется условие по получению льготы только юридическими лицами. ИП по-прежнему не смогут претендовать на понижение ставки.

Сниженная ставка налога на прибыль
Расходы на НИОКР

Условия, при которых расходы на НИОКР можно списывать с повышающим коэффициентом 1,5, в 2021 году останутся прежними.

НДС

В 2021 году вы сможете платить НДС в размере 3% вместо 20%. Чтобы получить льготу, компания должна соответствовать ряду требований:

• аккредитация в Минкомсвязи;
• от 7 сотрудников;
• доходы от IТ-деятельности — не менее 90%;
• продажа и обслуживание ПО и баз данных собственного производства.

Эта льгота не распространяется на компании, которые производят ПО и базы данных для рекламы, поиска клиентов и торговли.

Как пройти аккредитацию в Минкомсвязи

Достаточно написать заявление на имя министра связи и предоставить справку с подписью руководителя, подтверждающую, что ваша компания работает по ОКВЭД 62-й группы. Можно отправить документы заказным письмом с описью вложения или отнести их по адресу: 125039, г. Москва, Пресненская наб., д.10, стр.2, IQ-квартал.

Минкомсвязи в течение 30 рабочих дней с момента получения документов должно сообщить о государственной аккредитации компании или отказе в ней.

Подробная информация об аккредитации

Как оптимизировать расходы на бухучет

Для компаний, у которых много сотрудников, лучше всего подходит специализированное программное обеспечение, например, «Битрикс24» или «1С:Управление нашей фирмой». Оно позволяет оформлять документы и использовать их совместно с бухгалтером.

Для бухгалтера специализированное ПО — это возможность быстро и точно собрать отчетность и посчитать налоги. Недоплаченные налоги или взносы могут отрицательно сказаться на деятельности организации, потому что привлекают внимание налоговой инспекции и вызывают сомнения в вашей надежности у контрагентов.

Второе важное условие оптимизации расходов — выбор ответственного специалиста. У компаний есть два варианта: штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе.

Современные технологии позволяют отдать бухгалтерский учет на аутсорс без потери качества. Поясним, как это работает, на примере «бухгалтера в смартфоне» Фингуру:

• предоставляем полностью «бесконтактную» бухгалтерию: без бумаг, подписей, личных встреч и телефонных переговоров. Достаточно присылать сканы или фото документов в чат, остальное делают наши специалисты;
• простые задачи круглосуточно выполняет чат-бот;
• правильно рассчитываем налоги и вовремя сдаем отчеты;
• помогаем пройти все необходимые процедуры для получения льгот;
• общение с налоговой берем на себя: без вашего участия обрабатываем корреспонденцию и отвечаем на требования;
• страхуем от ошибок на миллион рублей.