Как и какую выбрать онлайн кассу, зарегистрировать ее и начать работать в соответствии с 54-ФЗ

Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, использовать онлайн-кассы при осуществлении расчетов должны почти все предприниматели и организации. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили только ИП без работников, которые продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы. Мы подготовили руководство для начинающих предпринимателей, в котором рассказали:

• какую онлайн-кассу выбрать;
• как зарегистрировать онлайн-кассу (пошагово);
• как начать работать с онлайн-кассой в соответствии с законом.

Если тема для вас незнакомая, рекомендуем начать с изучения статьи «Не так страшен черт... или Простыми словами про онлайн-кассы», в которой рассмотрены азы: что такое онлайн-касса, из чего она состоит, как работает и как влияет на ведение бухучета.

Какую онлайн-кассу выбрать и сколько она может стоить

На сайте ФНС опубликован государственный реестр контрольно-кассовой техники, в который включены модели, прошедшие экспертизу. Все представленные в нем кассы могут передавать данные онлайн, но их функционал, как и цена, отличается — выбор за вами.

На что обратить внимание, выбирая кассу:

1. Автономность. Если касса работает только от розетки, ее не получится использовать за пределами помещения, например, выдать курьеру.
2. Тип кассы. Она может быть:

• кнопочной. Самый простой и дешевый вариант, визуально напоминает POS-терминал. Если планируется большой ассортимент товаров и поток клиентов, работать с ней может быть неудобно;
  

• касса с дисплеем. Интерфейс понятный и удобный: вы видите на экране перечень товаров и можете быстро выбрать нужный. Такие устройства используются курьерскими службами, в заведениях общепита и небольших магазинах;
  

• фискальный регистратор. Отдельно не работает — нужно подключить его к ноутбуку или кассовому планшету, чтобы отправлять чеки на печать.
  

3. Скорость печати. Этот параметр особенно важен, если вы решаете, какую онлайн-кассу выбрать для магазина с большой проходимостью. Чтобы не собирались очереди, нужен аппарат, печатающий чеки со скоростью 80−100 мм/сек. Ускорить работу помогает наличие функции автоотреза — не приходится тратить время на то, чтобы ровно оторвать чек.
4. Способ подключения к интернету: кабель, wi-fi, сим-карта. Если там, где вы работаете, доступ к Сети нестабильный, выбирайте аппарат, в который вставляется сим-карта.
5. Размер. Он критичен для владельцев маленьких торговых точек или тех, кто работает на доставке.
6. Поддержка работы с ЕГАИС. Необходима, если будете продавать алкоголь.
7. Работа с маркировкой. Нужна, если планируете включить в ассортимент табачные изделия, шубы, обувь, лекарства и другие товары, подлежащие обязательной маркировке.

Производители онлайн-касс предлагают модели разных ценовых категорий: средняя стоимость аппарата составляет от 16 000 до 30 000 рублей (по состоянию на лето 2020). Также вас ждут регулярные расходы:

• абонплата за подключение к интернету;
• услуги оператора фискальных данных (далее — ОФД). Средняя стоимость — порядка 3 000 рублей в год за каждую кассу, за отдельную плату можно заказать, например, сбор статистики по продажам и ее анализ;
• покупка фискального накопителя раз в 13 либо 36 месяцев ( ст. 4.1 закона №54-ФЗ от 22.05.2003) — от 6 000 рублей.

Что может понадобиться кроме кассы

1. Кассовое ПО. Производители касс предоставляют его бесплатно. Есть и комплексные облачные сервисы для управления торговлей, например, МойСклад, включающий также товароучетную программу.
2. Сканер штрих-кодов. Необходим тем, у кого большой ассортимент товаров — без него придется искать по названию или вбивать артикулы вручную. Если торгуете алкоголем, выбирайте 2D-сканер, остальным достаточно 1D.
3. Принтер этикеток. Чтобы сэкономить, можно его не покупать, а печатать этикетки на лазерном принтере.
4. POS-терминал для приема оплат картами.

Порядок работы с онлайн-кассой

После того, как вы выберете и купите кассу, останется несколько шагов до того, чтобы начать с ней работать.

1. Заключить договор с ОФД, который является посредником между кассой и ФНС. Он принимает, обрабатывает, хранит и передает информацию о произведенных расчетах в налоговую, а также отвечает за соблюдение конфиденциальности. Перечень ОФД, получивших разрешение на обработку фискальных данных, опубликован на сайте налоговой службы.
2. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, Как сделать это самостоятельно: обратиться в любое подразделение и пройти регистрацию на месте или подать заявление через личный кабинет на сайте ведомства. Для регистрации через интернет нужна квалифицированная электронная подпись, которая подходит для сдачи отчетов в ФНС, Росстат и другие контролирующие органы.
   
   Порядок регистрации через сайт ФНС следующий:
• войти в личный кабинет, перейти в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», заполнить заявление и подписать его КЭП;
• указанные вами данные проверят, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а также реестры ККТ и ФН;
• если проверка прошла успешно, в течение суток онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер.
3. Настроить кассу. Начало работы с онлайн-кассой возможно только после ее фискализации, которая должна быть проведена в течение одного дня с момента получения ответа от ФНС и подразумевает ввод регистрационного номера, ИНН ОФД, полного наименования вашей организации или ФИО ИП, сведений о ККТ и фискальном накопителе (ищите в техпаспортах) . Вы можете сделать это самостоятельно или обратиться в организацию, оказывающую такие услуги.
4. Передать параметры фискализации в налоговую. Завершив настройку кассы, сформируйте на ней отчет о регистрации и отнесите его в подразделение инспекции, где подавали заявление. Если процедуру вы проходили онлайн, нажмите кнопку «Завершить регистрацию» и введите данные из отчета. Сообщить об окончании процедуры нужно не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера.
5. Получить карточку регистрации ККТ. Проверив, что касса работает корректно, налоговики внесут вас в журнал учета и выдадут карточку регистрации ККТ (на это уходит до пяти рабочих дней) в бумажном или электронном виде.

Правила работы с онлайн-кассами

Когда регистрация окончена, вы можете начать эксплуатацию онлайн-кассы. Рекомендуем предварительно изучить нюансы работы с ней, чтобы не схлопотать штраф.

1. Открытие и закрытие смены. Когда кассир пробьет первую покупку, касса передаст ОФД информацию об открытии смены. Она может длиться максимум 24 часа — по прошествии этого времени закроется автоматически, если сотрудники забыли. Когда смена закрывается, касса снова передает в ОФД отчет. Теперь вы можете войти в личный кабинет на сайте ОФД и посмотреть, сколько платежей было проведено за день.
2. Возврат товара. Вы должны выдать покупателю чек возврата, нажав на соответствующую кнопку на кассе и выбрав товар. Попросите клиента заполнить заявление: указать названия товаров, ФИО, паспортные данные и номер телефона. Бланк можете разработать самостоятельно, его форма законом не регламентирована.
3. Обмен товара. Схема аналогичная, только после оформления возврата пробиваете новый товар и выдаете два чека: на возврат и покупку.
4. Совмещение систем налогообложения. Принять одной суммой платежи по разным системам нельзя, придется разбить и выдать несколько чеков.
5. Пропал интернет. Продолжайте работать и выдавать бумажные чеки. Фискальный накопитель сохранит информацию и, как только доступ к Сети появится, передаст их в ОФД. По закону у вас есть 30 дней на устранение неполадок, после касса будет заблокирована.
6. Допущены ошибки. Например, забыли провести операцию через кассу, неправильно дали сдачу и т.п. В этом случае нужно:
• написать пояснительную записку с указанием даты, времени и причины ошибки;
• напечатать чек коррекции с неучтенной суммой, указав номер служебной записки;
• передать записку в налоговую через сайт вместе с копией чека, отвезти ее лично или отправить ценным письмом с описью вложения.

Если ошибку обнаружили при покупателе, оформите возврат и выдайте новый чек.

Распространенные ошибки при регистрации и эксплуатации онлайн-кассы

1. Ошиблись при вводе регистрационного номера. Проверьте несколько раз — любая неточность приведет к выходу фискального регистратора из строя.
2. Забыли изменить информацию об ОФД. Если меняете оператора фискальных данных, нужно сообщить об этом налоговой и внести изменения в настройки кассы.
3. Регистрационные данные расходятся с настройками кассы. Если адрес установки кассы, например, не соответствует информации на сайте налоговой, то она будет работать, но вы нарушите порядок применения ККТ.

Штрафы за отсутствие и неправильное использование ККТ

Если нарушили впервые, налоговая ограничится предупреждением, а вот при повторном нарушении придется расстаться с деньгами.

Читайте также: Переход на онлайн кассы, осуществляемый в соответствии с Федеральным законом 54 ФЗ по онлайн кассам