Сколько налогов придется платить за каждого сотрудника: шпаргалка для начинающего работодателя

Запуская бизнес, важно задуматься о том, какие сотрудники понадобятся, и прикинуть расходы на их содержание. Речь не только о зарплате — дополнительно придется ежемесячно платить отчисления в фонды, сумма которых может быть критичной для индивидуального предпринимателя или небольшой фирмы.

Прочтите эту статью, чтобы узнать, какие налоги платят на сотрудника, в какие сроки нужно перечислить деньги, чтобы избежать штрафов, и как сократить расходы, ничего не нарушив.

Роль налоговых агентов

Налоговые агенты — это лица, которые удерживают налоги с доходов других лиц и уплачивают их в госбюджет. Предприниматель является налоговым агентом для специалистов, которые состоят с ним в трудовых отношениях.

Если удержать налог невозможно, то в течение месяца после окончания налогового года нужно сообщить об этом в ИФНС и уведомить физлицо о предстоящей уплате, в противном случае налоговому агенту грозит штраф по статье 123 НК РФ, а иногда — уголовная ответственность по статье 199.1 УК.

Сколько налогов нужно платить за сотрудника

Один, НДФЛ, который вычитается из указанного в договоре оклада, после чего работник получает «чистую» зарплату. Кроме того, работодатель обязан из собственных средств перечислять в соответствующие фонды страховые взносы на:

• обязательное пенсионное страхование;

• обязательное медицинское страхование;

• обязательное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

• травматизм.

Налог на доходы физических лиц

На вопросы «Какой налог на сотрудника в ИП» и «Какой налог на сотрудника в ООО» ответ будет один — НДФЛ.

Ставка налога зависит от того, является ли сотрудник налоговым резидентом РФ. Проверить это просто:

• если за последние 12 месяцев человек находился в стране более 183 календарных дней, то он — резидент, в этом случае применяется ставка 13%,
• если меньше — нерезидент, платит в бюджет 30%.

Если бухгалтер ошибся при определении статуса и удержал меньше налога, чем нужно, компания может быть оштрафована на 20% суммы, подлежащей уплате, в соответствии со статьей 123 НК РФ.

Стандартная ставка НДФЛ (13%) может применяться к нерезидентам, если они попадают в одну из следующих категорий:

• высококвалифицированные работники;
• беженцы и лица, которые получили временное убежище;
• резиденты стран-участниц Евразийского экономического союза;
• лица, работающие по найму на основании патента.

НДФЛ перечисляется в бюджет после каждой выплаты зарплаты, кроме аванса. Сделать это нужно не позднее дня, следующего за днем расчета с сотрудником.

Налоговые вычеты по НДФЛ

Применение вычета позволяет уменьшить сумму НДФЛ, удерживаемого с заработной платы. Эти льготы могут использовать только налоговые резиденты РФ.

Всего есть 6 типов вычетов:

1. Стандартные ( статья 218 НК РФ). Распространяются на самого налогоплательщика и его несовершеннолетних детей.
2. Социальные ( статья 219 НК РФ). Позволяют вернуть до 13% суммы, потраченной на лечение, покупку лекарств, обучение.
3. Инвестиционные ( статья 219.1 НК РФ). Дают возможность вернуть подоходный налог по инвестиционным операциям.
4. Имущественные ( статья 220 НК РФ). Позволяют вернуть часть суммы, потраченной на покупку или строительство жилья, а также погашение процентов по ипотечному кредиту.
5. Перенос на будущие периоды убытков от операций с ценными бумагами и операций с производными финансовыми инструментами ( статья 220.1 НК РФ).
6. Профессиональные ( статья 221 НК РФ). Применяются при исчислении налога с профессиональных доходов.

Сотрудник может оформить вычеты у работодателя или в ИФНС (по окончании календарного года).

Страховые взносы: куда, когда и сколько

ИП и организации обязаны платить страховые взносы за штатных сотрудников, а также тех, кто работает по договору ГПХ. Если не применяются сниженные ставки (основания перечислены в статье 427 НК РФ), в общей сложности придется перечислять в фонды более 30% от заработной платы работника:

1. В ПФР:
• до предельной базы 1 292 000 рублей — 22%;
• свыше — 10 %.

2. В ФСС (уплачиваются только при наличии трудового договора):
• до предельной базы 912 000 рублей — 2,9%;
• свыше — 0%.

3. В ФОМС: 5,1% (без предельной базы).
4. В ФСС (травматизм): зависит от вида деятельности и класса профессионального риска, варьируется в пределах от 0,2% до 8,5%.

Взносы должны быть перечислены не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем выплаты зарплаты. Если это выходной, дедлайн переносится на следующий рабочий день.

Отчетность по взносам во внебюджетные фонды сдается поквартально и за год. О том, какие отчеты, куда и когда предоставляет работодатель, мы писали в статье «Сдача отчетов в ПФР для расчета пенсий: перечень, сроки и штрафы».

Пример расчета налогов на сотрудника

Оклад администратора фитнес-клуба Алены Сидоровой — 30 000 рублей. Сотрудница является налоговым резидентом РФ, оснований для налоговых вычетов не имеет.

Рассчитываем НДФЛ: 30 000 х 13 % = 3 900 рублей. Эту сумму работодатель должен удержать и перечислить в бюджет по итогам месяца.

На руки Алена получит 26 100 рублей (30 000 - 3 900).

Дополнительно работодатель уплачивает взносы на:

• обязательное медицинское страхование — 1 530 рублей (30 000 х 5,1%);
• обязательное пенсионное страхование — 6 600 рублей (30 000 х 22%);
• обязательное социальное страхование — 870 рублей (30 000 х 2,9%);
• травматизм — 60 рублей (30 000 х 0,2%).

Суммируем оклад, налоги и сборы — узнаем, что за одного сотрудника владелец клуба платит 39 060 рублей в месяц.

Как уменьшить налоги на сотрудников

Есть три законных возможности снизить расходы.

Оформить налоговые вычеты

Применяя УСН «Доходы», можно уменьшить налог до 50%, отняв:

• отчисления за сотрудников на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также травматизм;
• оплату больничных за первые три дня;
• взносы за сотрудников на добровольное медицинское страхование.

Обязательное условие: взносы должны быть оплачены в том же периоде, за который рассчитывается налог. Например, налог за первый квартал можно уменьшить на взносы, уплаченные с 1 января по 31 марта.

Заменить часть зарплаты компенсациями

Согласно статье 422 НК РФ страховыми взносами не облагаются, например:

• возмещение расходов на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение квалификации работников;
• суммы платы за обучение работников по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам;
• взносы работодателя, уплаченные в соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2008 года N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (максимум 12 000 рублей в год на каждого работника);
• суммы материальной помощи (до 4 000 рублей на одного работника за расчетный период);
• возмещение затрат по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения и т.д.

Заменив часть зарплаты компенсациями, вы уменьшите базу для расчета обязательных взносов.

Заключить договоры ДМС сотрудников

Расходы ИП или ООО на ДМС сотрудников включаются в фонд оплаты труда ( пункт 16 статьи 255 НК РФ) и не облагаются страховыми взносами и НДФЛ ( пункт 3 статьи 213 НК РФ).

Чтобы у налоговой не было вопросов, важно соблюсти четыре условия:

• выбрать страховую, имеющую лицензию;
• заключить договоры минимум на год;
• зафиксировать порядок предоставления полисов ДМС и их вид в трудовом договоре с каждым сотрудником и коллективном договоре (если есть);
• не превышать лимит — затраты на ДМС должны составлять не более 6% суммы расходов на оплату труда ( абзац 9 пункта 16 статьи 255 НК РФ).

Есть и другие способы снизить нагрузку на бюджет компании, ничего не нарушая — им посвящена наша статья «Как законно уменьшить налог на прибыль и НДС: подсказки для ИП и юрлиц».

Павел Тимохин, руководитель управления бухгалтерского консалтинга «Фингуру»

Читайте также: Как посчитать зарплату сотруднику?