Теги

logo

Особенности бухгалтерского учета в торговой организации

Поделиться

Особенности бухгалтерского учета в торговой организации

Специалисты по автоматизации учета в торговых компаниях выделяют ряд проблем, которые возникают у сотрудников бухгалтерии в процессе отражения фактов хозяйственной деятельности.

Проблема 1. Высокая трудоемкость бухгалтерской работы

Если пользователь ведет управленческий учет торговых и складских операций в различных приложениях (в том числе, офисных), то сотруднику бухгалтерии в последующем приходится вносить такие данные в учетные системы вручную. Основные сложности в такой ситуации возникают при сопоставлении складских остатков. Причиной нестыковок чаще всего является то, что в приходных документах указан товар с одним названием, а в документах на продажу - с другим. В результате бухгалтеру сложно понять, что именно было реализовано. Решить данную проблему можно, если имеется утвержденная внутренняя номенклатура ассортимента. В таком случае товар приходуется и реализуется с единым наименованием, следовательно, у бухгалтера в процессе внесения данных в учетную программу расхождений не возникает. Отсутствие единого номенклатурного справочника в торговой компании ведет к постоянным нестыковкам между данными управленческого и бухгалтерского учета. Это ведет к существенным временным затратам при их сопоставлении. Таким образом, при ведении складского и бухгалтерского учета в разных программах без синхронизации требуется наличие большого штата сотрудников, что ведет к увеличению расходов на учет.

Крупные компании, осуществляющие торговую деятельность, понимают данную проблему и создают различные механизмы автоматического обмена информацией между управленческими и бухгалтерскими программами. Но для этого необходимо привлекать программистов, которые напишут такие приложения, что также ведет к увеличению затрат на оплату труда. Проблема синхронизации номенклатурных справочников усиливается, если товары приобретаются у разных поставщиков. Каждый поставщик один и тот же товар может называть по-разному, и этот товар по ошибке может быть оприходован бухгалтером с разными наименованиями. В результате можно получить несколько наименований одного и того же товара.

Единственным лицом, кто может идентифицировать товар и определить, одинаковый он или нет, является менеджер по закупкам, кладовщик или любое другое ответственное лицо, которое принимает товар и вносит запись об этой операции в учетную систему. Они владеют информацией о каждом товаре, понимают, какое наименование ему присвоено в справочнике. У бухгалтера такой информации, как правило, нет, поэтому он часто приходует товары в соответствии с номенклатурой, а потом, при вводе реализации, сталкивается с проблемой отрицательных остатков.

Ведь оприходованы несколько разных товаров, а реализовано все под одним наименованием. Получается, что по ряду номенклатурных позиций остался непроданным, а по одной продано больше, чем оприходовано.

Решить данную проблему можно с помощью специального складского приложения, которое синхронизировано с бухгалтерской программой. В таком случае, сотрудник, приходуя товар, отражает его наименование в соответствии с едиными стандартами. Затем, оформляя накладные на продажу, использует текущую информацию об остатках на складе соответствующего товара. С определенной периодичностью сотрудник склада формирует единый файл и предоставляет его бухгалтеру для загрузки в бухгалтерскую программу. Это исключает обмен бумажными документами и существенно ускоряет и упрощает работу. Кроме того, пользователь получает следующие преимущества:

  • Повышение точности учета;
  • Расширение возможностей для анализа и принятия решений в части закупки товаров (за счет использования специализированного управленческого ПО);
  • Контроль движения товаров на складе и минимизация риска хищения.

Проблема 2. Оперативное управление бизнесом

Вторая проблема возникает, когда движение товара в торговых компаниях отражается в специализированных бухгалтерских программах. При этом документы по реализации формируются не сотрудником бухгалтерии, а другим пользователем, который обладает доступом в программу и может оформить необходимый документ, выбрав соответствующие элементы номенклатуры.

На первый взгляд кажется, что такая ситуация оптимальна. Менеджер сформировал необходимые документы, отгрузил товар, бухгалтер проверил операции и осуществил необходимые проводки. Основным недостатком такой схемы ведения бизнеса является отсутствие оперативной информации об остатках товара. Последовательность действий при такой схеме следующая:

  1. Сотрудник склада или отдела продаж формирует в течение определенного периода установленные внутренними правилами документы.
  2. Информирует бухгалтера о возможности их проведения.
  3. Бухгалтер проверяет документы и осуществляет проводки.

Таким образом, изменения остатков, объем реализации и так далее появляются в программе с определенным запозданием (только после проведения документов бухгалтером). В результате теряется оперативность управления компанией. Собственники или руководители не имеют возможности в режиме реального времени получить информацию об уровне реализации, а менеджеры рискуют произвести отгрузку несуществующего товара.

Причиной такой ситуации является запоздалое проведение документов, ведь все отчетные данные в программе формируются только на основании проводок, которые вносят изменения в учетные регистры. Вроде бы все документы введены сотрудниками, но результата от этого нет, уровень реализации не изменился, принять обоснованное оперативное решение очень сложно.

Таким образом, у торговых компаний есть две ключевые проблемы:

  • Отсутствие оперативного экспорта документов в учетную программу, а также несогласованность номенклатурных справочников между бухгалтерской и складской или управленческой программами.
  • Длительность проведения операций сотрудниками бухгалтерии, если для управленческого учета используется бухгалтерская программа (когда и бухгалтер и менеджеры работают в одной программе).

Проблема 3. Проблемы при обмене информацией между приложениями

Кроме того, проблемы могут возникать и в ситуациях, когда обмен данными между управленческим и бухгалтерским приложениями настроен, но периодически производимые обновления могут нарушить эту синхронизацию. Это также требует наличия специалистов в штате для контроля правильности функционирования экспорта и импорта информации, что опять же увеличивает затраты. Поэтому специалисты рекомендуют все же организовывать учет и формирование документов в одном решении, либо от одного разработчика, чтобы обмен информации производился автоматически.

Одним из самых распространенных и оптимальных решений являются программы от 1С – 1С Управление торговлей и 1С Бухгалтерия. Они хорошо интегрированы друг с другом, порядок обмена данными настроен, справочники могут легко синхронизироваться. Кроме того, любое обновление, которое выпускает разработчик, учитывает все нюансы, а значит, перенастройка алгоритмов экспорта и импорта не требуется. Особенно эффективно данная процедура настроена в протоколе Enterprise Data, делающий процесс обмена данными между описанными приложениями 1С быстрым и устойчивым.

Многие торговые компании используют в своей деятельности решение 1С Управление торговлей. Необходимо учитывать, что данный продукт является очень сложным в эксплуатации, хотя и обладает большим количеством функциональных возможностей. Поэтому обмен данными между 1С Управление торговлей и 1С Бухгалтерия, как правило, требует наличия программиста, который будет контролировать этот процесс и при необходимости, вносить изменения. Особенно актуальным этот вопрос становится при выходе обновлений любого из двух продуктов.

Особенности решения «МойСклад»

Практически все описанные выше проблемы решает приложение «Мой склад», которое представляет собой единую систему по взаимодействию между складским и бухгалтерским учетом в рамках одного торгового предприятия. В ней можно вести бизнес независимо от работы бухгалтера, настроен оперативный обмен данными между “МойСклад” и бухгалтерской программой 1С, обновления от компании 1С не нарушают встроенных алгоритмов взаимодействия между программами.

Перейти от любой используемой программы на работу в решении «МойСклад» достаточно легко, поскольку имеется функция по загрузке данных из таблиц, созданных в офисных приложениях (MS Excel). Это позволяет существенно сократить время на внедрение программы и начать эффективно работать. При этом пользователь получает следующие преимущества:

  • Точность учета, поскольку все сведения синхронизированы, а обмен данными производится оперативно и корректно.
  • Возможность принимать оперативные обоснованные решения, поскольку все документы проводятся быстро, а значит, все информация об остатках, уровне реализации и так далее становится доступной в нужные сроки.
  • Низкие расходы на обслуживание программы за счет отсутствия потребности программистов в штате, которые будут постоянно настраивать решение, контролировать прохождение установки обновлений от разработчиков.
  • Широкие функциональные возможности. Практически все потребности в автоматизации процессов торговой компании покрываются инструментами, имеющимися в приложении «Мой склад». Это касается мониторинга деятельности, учета движения товаров, подготовки инвентаризации и так далее.
  • Простота использования. Несмотря на то, что 1С Управление торговлей обладает большим набором функций по сравнению с решением «МойСклад», последний гораздо проще в эксплуатации. Следовательно, внедрить его гораздо проще (быстрее обучить сотрудников, проще перенести остатки и так далее).

АКЦИЯ: Комплексное решение от Фингуру для торговых организаций

1793

Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса


Бухгалтерский учет в розничной торговле Бухгалтерский учет в розничной торговле

Бухгалтерский учет на предприятии розничной торговле имеет свои особенности за счет характера работы. Торговые точки, в том числе и крупные сети, ориентированы на запросы конечных потребителей, покупателей. Расчеты в этой сфере производятся как при помощи наличных денег, так и с использованием банковских карт.

30 Марта 2018
Бухгалтерский учет оптовой торговли Бухгалтерский учет оптовой торговли

Цель торговых организаций ― получение прибыли от продажи товаров населению (при рознице) или другим компаниям (в оптовых организациях). Как и прочие виды работ, деятельность по продаже имеет свою специфику, например, формирование наценки и учет товаров.

23 Марта 2018
Подготовка и сдача годовой отчетности Подготовка и сдача годовой отчетности

Каждое юридическое лицо, вне зависимости от применяемого режима налогообложения, обязано сдавать годовую отчетность. Исключением являются только ИП, которые применяют специальные налоговые режимы (УСН, ПСН, ЕНВД). У них отсутствует обязанность ведения бухгалтерского учета и, соответственно, сдачи отчетности. Годовая отчетность является самой емкой, в нее входят не только налоговые декларации, но и баланс, отчет о финансовых результатах, движении капитала, пояснительная записка.

15 Марта 2018

Теги

Ваше имя/организация
Ваш телефон
Ваш e-mail

Заказать аутсорсинг бухгалтерии

Ваше имя/организация
Ваш телефон

Спасибо за заявку.

Мы формируем Ваш личный кабинет, Вы будете туда перенаправленные через 5 сек.

Ваше имя/организация
Ваш телефон
Ваш e-mail
Ваше имя/организация
Ваш телефон
Ваш e-mail