Как организовать оптовую торговлю: нюансы, незнание которых может стоить вам бизнеса. Какой ОКВЭД выбрать для оптовой торговли

Задумавшись о том, как заняться оптовой торговлей, кто-то идет к опытным знакомым, но большинство — в интернет. Во всемирной паутине найдутся тысячи статей о том, чем торговать, где закупать и как пробиться в поставщики к крупным торговым сетям, но мало кто пишет о главном — том, без чего все перечисленное не пригодится.

Мы решили восполнить этот пробел и подготовили подробный материал о юридической и бухгалтерской составляющих оптового бизнеса. Изучив его, вы узнаете, какую систему налогообложения и какой ОКВЭД выбрать для оптовой торговли, как зарегистрировать компанию и подобрать банк для открытия расчетного счета, какое ПО нужно, как распределить роли в команде и протестировать процессы, чтобы не прогореть на старте.

Если вы уже ведете оптовый бизнес, узнайте, как оптимизировать процессы, чтобы увеличить прибыль!

Какую систему налогообложения и какой ОКВЭД выбрать для оптовой торговли

Чтобы не переплачивать в бюджет и не вести более сложный учет, чем могли бы, важно еще на старте правильно выбрать все параметры будущего бизнеса. Вам предстоит принять два принципиальных решения.

1. Выбрать организационно-правовую форму и систему налогообложения.

Новичков интересует, какие налоги уплачивают ИП и ООО, занимающиеся оптовой торговлей. Это зависит от выбранной системы налогообложения. В большинстве случаев для оптовой торговли регистрируют ООО на ОСНО или ИП на УСН «Доходы минус расходы».

Будучи ИП на УСН, вы тоже сможете работать с покупателями, которым нужны счета с включенным НДС, но это невыгодно — придется уплатить сумму НДС в бюджет, а включить его в расход при расчете единого налога не получится.

2. Выбрать коды ОКВЭД.

После того, как определились с системой налогообложения, нужно решить, какой ОКВЭД подойдет для оптовой торговли. Две подсказки для тех, кто будет делать это самостоятельно:

1. Кодов может быть несколько. Определяете основной, остальные указываете как дополнительные. Основной код должен отражать тот вид деятельности, который предположительно будет занимать первое место в объеме работ и приносить наибольшую прибыль.
2. Нужно выбирать новые коды из ОКВЭД 2. Для оптовой торговли в нем предусмотрен раздел G «Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов».

Выбирая коды ОКВЭД, узнайте, как тот или иной вид деятельности скажется на режиме налогообложения, объеме нагрузки по обязательным платежам и отчетности. С этим поможет юрист, который специализируется на регистрации юрлиц и ИП, либо сервис, оказывающий такие услуги (например, Фингуру).

Ошибки при выборе основного кода ОКВЭД могут повлечь за собой негативные последствия для бизнеса:

• если основной код не соответствует основному виду деятельности компании, ее владельца могут оштрафовать;
• есть риск лишиться льгот. Например, во время пандемии коронавируса весной 2020 года государство выплачивало помощь представителям некоторых сфер бизнеса. Предпринимателей искали по основному коду ОКВЭД, и те, кто указал его неверно, остались без поддержки.

Как зарегистрировать ИП или ООО

Регистрация предприятия оптовой торговли может быть реализована:

• самостоятельно;
• через сайт Госуслуг;
• через специализированную организацию — банк, юриста, бухгалтерский сервис.

Давайте сравним эти варианты.

Если решите заняться регистрацией самостоятельно, нужно будет:

• выбрать систему налогообложения;
• подобрать коды ОКВЭД;
• собрать и правильно оформить пакет документов для получения ЭЦП и регистрации ИП / ООО.

Если заполнить бланки можно по образцам из интернета, то с уставом, например, такой номер не пройдет. Начинающие предприниматели уделяют этому важному документу мало внимания, заполняют его формально: размыто прописывают права и обязанности участников — и в итоге сами же от этого страдают.

Перелопатив кучу ссылок и документов, вы можете получить отказ и вынуждены будете подаваться повторно, исправив ошибки. Поскольку регистрировать бизнес большинству приходится раз в жизни, полученный опыт вряд ли когда-то пригодится — доверьтесь профессионалам!

Как выбрать банк для открытия расчетного счета

Расчетный счет нужен:

• для уплаты налогов;
• для оплаты по договорам с другими юрлицами или ИП на сумму, превышающую 100 000 рублей;
• для приема денег от покупателей.

Многие банки предлагают дополнительные услуги и возможности при открытии предпринимательского счета. Мы уже писали о том, как выбрать банк для ИП или ООО, поэтому лишь коротко пройдемся по основным критериям:

1. Положительная репутация. Чем известнее банк, тем больше у него клиентов и тем больше отзывов они оставляют. Если изучить несколько сайтов, можно сделать выводы о надежности и клиентоориентированности выбранного учреждения.


2. Широкая сеть филиалов и отделений. Начиная бизнес, вы можете решить, что это неважно, но со временем появятся филиалы и будет удобнее, если их география совпадет с географией представительств банка.


3. Стоимость обслуживания расчетного счета. Сравните все варианты и выберите оптимальную комиссию, но при этом учитывайте и другие факторы — не ведитесь на дешевизну.


4. Условия кредитования для ИП и юрлиц. Удобно, когда все финансовые вопросы можно решить в одном банке, клиентом которого вы являетесь, поэтому нелишним будет учесть и этот фактор.

Чтобы зарегистрировать расчетный счет, нужно собрать пакет документов — у каждого банка он свой. У ИП чаще всего просят:

• свидетельство о регистрации;
• паспорт;
• ИНН;
• выписку из реестра предпринимателей;
• письмо из государственных органов статистики.

ООО для открытия счета могут понадобиться:

• устав;
• форма Р5007 (скачать бланк);
• выписка из базы ЕГРЮЛ;
• основные сведения об организации по форме банка;
• документы, которые подтверждают полномочия на распоряжение счетом;
• удостоверения личности тех, кто вправе распоряжаться деньгами на счету.

Стандартный срок открытия счета ― от нескольких часов до нескольких дней с момента подачи пакета документов.

Наши партнерские банки предлагают открытие предпринимательских счетов на выгодных условиях.

Обзаведитесь счетом и получите бонусы

Как вести бухучет

Вариант «самостоятельно» рассматривать не будем — в оптовом бизнесе вам будет чем заняться, тратить время на рутинные второстепенные процессы глупо.

Остается три возможности:

• взять бухгалтера в штат. Для молодой компании это нецелесообразно, т.к. пока нет ни задач для полноценной загрузки, ни денег на оборудование рабочего места, зарплату и отчисления в фонды. К тому же, есть риск нанять недостаточно квалифицированного бухгалтера, который угробит вам бизнес — предпринимателю сложно оценить опыт и уровень знаний кандидата;
• найти приходящего бухгалтера, который кроме вашей будет вести бухгалтерию еще в нескольких фирмах. Опять же, можно попасть на недобросовестного специалиста, который при первой же проблеме, возникшей по его вине, исчезнет с радаров;
• отдать бухучет на аутсорс специализированной компании, например, Фингуру.

Какое ПО нужно для управления бизнесом

Поскольку основная деятельность оптовой фирмы — организация товарных потоков между производителем / поставщиком и покупателем, важно обеспечить бесперебойную работу. Для этого необходимо вести учет всех операций, которые сопровождают покупку, складирование и отгрузку товаров.

Самостоятельно — в журнале или Excel — вести учет проблематично. Предприятию оптовой торговли придется работать с десятками контрагентов, большим объемом товаров и крупными суммами. Все это необходимо строго контролировать и регулярно анализировать, а значит, не обойтись без специализированного ПО, с помощью которого можно:

• фиксировать движение товаров от поставщика до оптового покупателя;
• вести складской учет;
• отслеживать остатки товаров и планировать закупки;
• проводить инвентаризацию, контролировать взаиморасчеты с контрагентами и деятельность сотрудников;
• резервировать товар для клиентов;
• вести учет денежных средств на счетах и в кассе, контролировать платежи и задолженности, строить воронку продаж.

Кроме того, автоматизированная система учета помогает улучшить работу с клиентами с помощью CRM-системы, в которой хранится информация о них: обращения и записи переговоров, заказы, история оплат. Она также позволяет рассылать письма и составлять отчеты по сделкам.

Важно уже на старте выбрать подходящую программу для управления бизнесом, иначе позже, когда захочется ее сменить, сделать это будет сложно. Управленческое ПО постоянно наполняется данными о сотрудниках, контрагентах, сделках, движении товаров: чем больше лет компании, тем проблематичнее все перенести. Добавьте к этому необходимость переучивать сотрудников, которые обычно недовольны переменами, и убедитесь, что лучше один раз потратить время на анализ, чем потом много раз — на переезд. Опираясь на свой опыт и отзывы клиентов из сферы торговли, можем порекомендовать «1С:УНФ» и «МойСклад».

Для бесперебойной работы торговой компании важна также интеграция управленческой и бухгалтерской программ. Это помогает разгрузить сотрудников склада и отдела продаж, исключить потерю документов и ошибки в учете, из-за которых вы будете переплачивать налоги.

Как распределить обязанности в команде

Когда определились с программным обеспечением, важно обучить персонал работе с ним и решить, кто за что отвечает.

Порядок действий такой:

1. Назначьте ответственных за каждый участок: закупку товаров, их оприходование, формирование заказов и т.п. Лучше не просто проговорить роли, но и зафиксировать их на бумаге. 


2. Опишите процесс работы. Сотрудники должны знать, как проводить оприходования, списания и перемещения товаров, как правильно выдавать товары и что делать, если на склад поступили бракованные позиции. Для каждого процесса желательно создать пошаговую инструкцию, чтобы сотрудники могли самостоятельно решить проблему.


3. Подготовьте шаблоны документов: ТТН, счетов-фактур, приходных накладных, актов приемки и т.д. Это упростит работу кладовщика и исключит ошибки.


4. Обучите сотрудников работать с ПО. Подключите всех, кто будет участвовать в бизнес-процессах: специалистов отдела закупки, бухгалтера, ответственного за ввод счетов-фактур в корпоративную информационную систему. Каждому из них придется пользоваться новой программой, и лучше, если они будут хорошо ориентироваться в ее интерфейсе.


5. Назначьте каждому права доступа во всех используемых программах.

Если все члены команды знают, за что отвечают и какова их роль, вероятность сбоев в работе существенно снижается.

Как протестировать работоспособность системы

Прежде чем начать полноценно работать, важно убедиться, что все процессы выстроены верно. Есть три момента, на которые важно обратить внимание:

1. Проведите несколько тестовых сделок. Это необходимо, чтобы понять, как работает складская программа, по всем ли позициям ведется учет, как заполняются карточки товаров и формируется клиентская база. Также это хороший способ проверить, как сотрудники справляются с работой, есть ли у них какие-то вопросы.


2. Проанализируйте логистику. Кроме технической части, важно еще раз внимательно изучить текущую деятельность и подумать, как оптимизировать процессы. В оптовой торговле через склад будет проходить множество товаров, поэтому работа должна быть грамотно организована.


3. Попросите бухгалтера сделать выгрузку данных. Если обнаружатся ошибки — устраните их и примите меры по предотвращению повторений.

После того, как вы протестировали ПО, проанализировали работу склада и сотрудников, можно начинать работать.

Подведем итоги

Перед тем, как заняться оптовой торговлей, необходимо разобраться, как грамотно организовать работу.

Действовать лучше пошагово, чтобы учесть все нюансы: от того, какую систему налогообложения выбрать для оптовой торговли, до того, как распределить обязанности в команде. Иначе есть риск переплатить деньги или вовсе остаться без клиентов.

Вот на что важно обратить внимание при организации оптовой торговли:

1. Определиться с системой налогообложения. ИП на УСН «Доходы минус расходы» подойдет тем предпринимателям, которые будут вести бизнес в одиночку и чьим клиентам не принципиальны счета с включенным НДС. Если планируете работать с крупными торговыми сетями, лучше открывать ООО на ОСНО.


2. Выбрать коды ОКВЭД. Для оптовой торговли в новом классификаторе предусмотрен раздел G «Торговля оптовая и розничная; ремонт автотранспортных средств и мотоциклов». Один код должен быть основным — он отражает тот вид деятельности, которым вы планируете заниматься по большей части.


3. Если у вас ООО и есть соучредители — создать продуманный устав компании. Иначе есть риск лишиться бизнеса из-за злого умысла партнеров.


4. Зарегистрировать компанию. Если делать это самостоятельно, можете потратить время на подготовку, а в итоге получить отказ из-за банальной ошибки. Альтернатива — специализированные компании, которые подготовят документы и подадут их за вас, гарантируя результат.


5. Открыть расчетный счет. Надежный банк должен соответствовать четырем основным критериям:
• иметь хорошую репутацию и высокий рейтинг;
• иметь филиалы в тех регионах, где вы планируете в будущем вести бизнес;
• бесплатно открывать расчетный счет и брать приемлемую комиссию за его обслуживание;
• выдавать кредиты бизнесу на выгодных условиях.


6. Подобрать программу для управления бизнесом и ведения бухучета. Важно интегрировать управленческое и бухгалтерское ПО, чтобы минимизировать риск утери документов и ошибок в учете.


7. Распределить обязанности между сотрудниками. Важно назначить ответственных за каждый ключевой этап, создать инструкции, обучить сотрудников работе с ПО и подготовить шаблоны документов. Все это поможет работать без сбоев.


8. Протестировать бизнес-процессы. Важно проверить все: от поступления заявки до выгрузки бухгалтерии. В противном случае можно попасть в неприятную ситуацию: клиенты придут за товарами, а система будет тормозить работу.

Используя эту инструкцию, вы сможете грамотно организовать и запустить оптовый бизнес.