Как начать принимать платежи в интернет-магазине, соблюсти требования 54-ФЗ и не разориться на комиссиях. Нужна ли касса для электронных платежей

Чтобы сэкономить на онлайн-кассе и комиссии банку, многие маленькие интернет-магазины до сих пор работают по старинке: получают заказ, высылают клиенту ссылку для перевода на электронный кошелек или сформированный счет для оплаты картой, вручную отслеживают и фиксируют поступление денег. Это неудобно для обеих сторон, чревато ошибками, а еще — незаконно. В соответствии с Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 N 54-ФЗ почти все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении расчетов обязаны использовать ККТ и выдавать клиентам чеки.

За работу без ККТ предусмотрен штраф. Для должностных лиц он составляет от ¼ до ½ суммы расчета, который был осуществлен «мимо кассы», минимум 10 000 рублей. Для юридических лиц — от ¾ до всей суммы расчета, минимум 30 000 рублей ( п.2 ст.14.5 КоАП РФ).

В этой статье мы рассказали о том, как принимать оплаты в интернет-магазине, чтобы соблюсти требования закона и не переплачивать.

• Как принимать платежи в интернет-магазине в соответствии с законом
• Что такое интернет-эквайринг и как он работает
• Агрегаторы
• Paypal
• Электронные кошельки
• Сравнительная таблица вариантов

Если вы только планируете открыть интернет-магазин, рекомендуем прочесть статью «Чек-лист по запуску интернет-магазина: как перевести бизнес в онлайн и не потерять клиентов в условиях кризиса».

Как принимать платежи в интернет-магазине в соответствии с законом

При расчетах с покупателями интернет-магазины обязаны применять онлайн-кассы, выдавать клиентам чеки и сразу после продажи отправлять данные в ФНС. Об этом сказано в обновленном законе 54-ФЗ.

Такой порядок действует с 2017 года для предпринимателей, занимающихся торговлей, и подробно описан на сайте ФНС. Разобраться в том, что такое онлайн-касса, кому она нужна и как начать с ней работать, поможет наша статья «Простыми словами про онлайн-кассы».

Вы можете работать без онлайн-кассы, если:

1. Покупатели оплачивают товар с помощью почтового перевода. Заключаете договор с Почтой России, после чего обязанность использовать ККТ и передавать сведения в налоговую переходит к ней ( письмо ФНС от 24 июля 2017 г. N ЕД-4-20/14361).
2. Принимаете оплату только от ИП и юрлиц и исключительно по безналу (п.9 ст.2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ).
3. Работаете без сотрудников и продаете исключительно товары собственного производства. Отсрочка действует до 1 июля 2021 года (п.1 ст.2 Федерального закона от 06.06.2019 № 129-ФЗ). Заключив хотя бы один трудовой договор, вы утратите право на нее, и должны будете купить и зарегистрировать кассу в течение 30 календарных дней.

Для всех остальных случаев касса для электронных платежей в интернет-магазине необходима, независимо от того, используете ли вы интернет-эквайринг, Paypal или другие агрегаторы для приема платежей.

Онлайн-кассы бывают разными по функционалу и цене. Чтобы не переплатить, сначала прочитайте статью «Как выбрать онлайн кассу, зарегистрировать ее и начать работать в соответствии с 54-ФЗ».

Как и когда выдавать чек

Вы обязаны выбить чек в момент оплаты. Принимая деньги через сайт, печатать чеки не обязательно, но их нужно предоставить покупателю в электронном виде: по почте или в sms.

Если товар доставляет курьер, все зависит от того, как покупатель оплачивает покупку. Если дистанционно, нужно отправить ему электронный чек. Если при получении, то пробить покупку и выдать чек должен именно курьер. В этом случае чек может быть как бумажным, так и электронным.

Если вы используете эквайринг, необходимо сразу отправить чек на электронный адрес покупателя.

Внедрение онлайн-касс в интернет-магазинах повлияло на особенности бухгалтерского и налогового учета. Чтобы не получить штраф, прочтите статью «Как вести бухгалтерский учет в интернет-магазине».

Что такое интернет-эквайринг и как он работает

Интернет-эквайринг — это технология, позволяющая принимать платежи с банковских карт в интернете. В отличие от торгового эквайринга, в интернет-эквайринге не используются терминалы для физического считывания данных платежной карты и пользователи могут рассчитываться виртуальными картами и электронными кошельками. Это самый простой и популярный способ приема оплат онлайн, он подходит для большинства видов бизнеса.

Интернет-эквайринг можно использовать, даже если у вас нет сайта. В этом случае будете отправлять клиентам ссылку на оплату.

В работе интернет-эквайринга задействованы несколько структур:

• банк-эквайер, который проводит платежи;
• процессинговый центр, отвечающий за то, чтобы оплата от покупателя попала к продавцу;
• сервис-провайдер, который передает данные сторон и обеспечивает конфиденциальность информации;
• протокол аутентификации, обеспечивающий безопасность пользователей в сети.

Как работает интернет-эквайринг

1. После того, как покупатель выбрал товар и нажал кнопку «Купить», система перенаправляет его на страницу оплаты заказа, где можно выбрать способ оплаты.
2. Сервис-провайдер аутентифицирует пользователя, проверяет подлинность данных.
3. Процессинговый центр передает информацию в платежную систему.
4. Если все прошло успешно, банк перечисляет деньги продавцу и сообщает об этом клиенту.

Все данные передаются в зашифрованном виде, каждая операция требует от покупателя ввода кода подтверждения, который приходит на телефон.

При оплате товара клиент также оплачивает комиссию, которая идет на оплату услуг банка, платежной системы и других участников схемы.

Плюсы интернет-эквайринга

• Удобство для покупателя. Не нужно тратить время на поиски банка или терминала, достаточно ввести данные карты. Это увеличивает вероятность спонтанных покупок и, в конечном итоге, прибыль интернет-магазина.
• Покупатель может использовать для оплаты виртуальные карты, что минимизирует риск кражи денег. Повышается лояльность клиентов.
• Комиссия банка — от 1%.

Минусы интернет-эквайринга

• Банки могут отказывать вам в подключении без объяснения причин.
• Иногда может потребоваться доработка сайта.

Риски при использовании интернет-эквайринга

Как и при других видах интернет-платежей, при использовании интернет-эквайринга есть риск мошеннических действий со стороны третьих лиц:

• кража данных карт и передача их преступникам, которые затем списывают деньги со счетов;
• кража денег с карты. Мошенники получают реквизиты компании, узнают, с какими клиентами и банками она работает, после чего сообщают сторонам о смене реквизитов и получают деньги на фальшивые счета.

Особенности отражения в бухучете

Оплата поступает на счет продавца за вычетом комиссии банка. Но в бухгалтерском учете нужно указать ту сумму, которую заплатил покупатель, так как выручка определяется исходя из цены, по которой товары реализованы ( п. 2 ст. 249 НК РФ). Комиссию в этом случае относят к прочим расходам ( п. 11 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). Это важный момент, из-за непонимания которого часто ошибаются начинающие предприниматели.

Стоимость использования интернет-эквайринга

В зависимости от банка, комиссия с каждого платежа составляет от 1% до 3,5%. Часто она привязана к обороту: чем больше зарабатываете, тем ниже комиссия. За то, что «не дотянули» до минимальной суммы, банк может взимать дополнительную оплату.

Также на размер комиссии влияют другие факторы, например, расчетный счет, открытый в другом банке.

Агрегаторы

Агрегатор — это универсальная система платежей, которая интегрируется с сайтом и онлайн-кассой. С его помощью клиенты могут оплачивать:

• банковской картой;
• электронными деньгами;
• банковским переводом;
• с мобильного счёта;
• PayPal;
• криптовалютой;
• наличными через терминал.

У владельцев интернет-магазинов пользуются спросом:

• Robokassa;
• Яндекс.Касса;
• CloudPayments;
• Qiwi;
• Единая касса.

Как работает платежный агрегатор

1. Покупатель оформляет заказ в интернет-магазине, вводит свои данные и нажимает кнопку «Купить». Открывается страница оплаты на сайте агрегатора.
2. Клиент выбирает подходящий способ оплаты: картой, наличными через терминал, электронными деньгами и т. д.
3. После того, как покупатель ввел данные для оплаты, агрегатор проверяет их и, если все в порядке, проводит транзакцию.
4. После оплаты агрегатор возвращает клиента обратно на сайт, а сервер интернет-магазина получает сообщение о результате операции.

Деньги клиентов поступают на счет агрегатора, накапливаются там и с определенной регулярностью перечисляются на ваш предпринимательский счет. Периодичность выплат зависит от договора. Деньги могут выводиться два раза в день, а могут и раз в неделю.

Преимущества платежных агрегаторов

• Удобство для продавца и покупателя, т.к. объединяет все популярные способы оплаты.
• Через агрегатора можно проводить платежи с банковских карт, не нужно дополнительно заключать с банком договор на интернет-эквайринг.
• Транзакция занимает считанные секунды. Покупатель экономит время.
• Большинство платежных агрегаторов совместимы с онлайн-кассами, а значит, подходят для интернет-магазинов.
• Простота использования. Интерфейс агрегатора интуитивно понятен даже для новых интернет-пользователей.

Минусы агрегаторов

Дорого, встречается скрытая комиссия. Внимательно читайте договор, прежде чем его подписать.

Особенности отражения в бухучете

С каждой суммы, которую оплачивает покупатель, агрегатор удерживает свою комиссию. Но в бухгалтерском учете необходимо указать сумму, которую уплатил покупатель, так как согласно п. 2 ст. 249 НК РФ, выручка определяется исходя из цены, по которой товары реализованы.

Комиссию в этом случае относят к прочим расходам ( п. 11 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).

Удержание комиссии из денег, которые вам перечислил агрегатор также не влияет на уплату НДС, так как сумма налога рассчитывается исходя из стоимости товаров, а не из той суммы, которую вы получили от агрегатора, п. 1 ст. 154 НК РФ.

Стоимость использования платежных агрегаторов

Комиссия, которую удерживает система, может варьироваться в широких пределах: от 2,5% за оплату с банковской карты или электронных кошельков до 10%, если покупатель использует карту рассрочки или платит за товар наличными через терминал.

Комиссия может быть привязана к обороту магазина: чем больше зарабатываете, тем меньше отдаете агрегатору.

Paypal

Paypal — это безопасная и быстрая платежная система, которая работает по всему миру. Если вы планируете продавать товары в другие страны, то Paypal необходим, в России он уже не очень популярен.

Если решите использовать этот сервис, необходимо открыть корпоративный счет Paypal. Принимать оплату за товары на электронный кошелек, зарегистрированный на физическое лицо, нельзя. Если попадете под проверку ФНС, эти деньги признают доходом физлица и обяжут вас уплатить НДФЛ в размере 13%, а также все полагающиеся налоги и пени.

Механизм работы Paypal для интернет-магазина:

1. Регистрируете бизнес-счет Paypal, привязываете к нему расчетный счёт ИП или ООО.
2. Добавляете на сайт интернет-магазина возможность оплатить товары с помощью PayPal.
3. Покупатель выбирает этот способ оплаты и вводит свои данные.
4. Получаете деньги на счет.

Преимущества платежной системы

• Надежность и безопасность. Пользователи доверяют ей, а значит, легче расстаются с деньгами.
• Простое использование. Чтобы купить товар, достаточно ввести логин и пароль.
• Бесплатный возврат. Если покупателю не подошел товар, Paypal помогает его вернуть обратно продавцу, при этом берет на себя расходы на обратную доставку товара в пределах лимита 1 500 рублей.
• Привязка к банковской карте. При оплате товара средства списывают с карты автоматически.

Недостатки системы

Долгая проверка и подтверждение. Регистрация бизнес-аккаунта Paypal для ИП или ООО займет от двух недель до месяца.

Есть ли риски при использовании Paypal

Paypal — это надежная система. Проблемы могут возникнуть только с налоговой, если вместо корпоративного Пайпала вы будете использовать аккаунт физического лица.

Особенности отражения в бухучете

В бухгалтерии деньги учитываются той датой, когда они поступили на Paypal, а не датой перевода на ваш расчетный счет. Также, согласно п. 2 ст. 249 НК РФ, в бухгалтерском учете необходимо отразить полную сумму с учетом комиссии, которую заплатил покупатель. Комиссию в этом случае относят к прочим расходам.

Стоимость

Стандартная комиссия: 3,9% от стоимости товара + 10 рублей за операцию.

Qiwi, Яндекс.Деньги и другие электронные кошельки для бизнеса

Электронный кошелек — это ваш аккаунт в специальной базе данных, где постоянно происходит обмен информацией о денежных операциях. Система передает эту информацию в банк. Самые популярные электронные кошельки для магазинов: Яндекс.Деньги, QIWI, Webmoney, VK Pay.

Раньше допускалось анонимное пополнение электронных кошельков и покупатели могли зачислить деньги на электронный кошелек продавца через терминал. В августе 2020 года ситуация изменилась. Теперь нужно зарегистрировать и привязать к расчетному счету корпоративный кошелек: на нем можно хранить до 600 000 рублей, излишек будет перечислен в банк.

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ, вы не можете просто поставить ссылки на электронные кошельки на своем сайте. Все платежи нужно принимать через онлайн-кассу и сразу отправлять чек покупателю, а информацию о транзакции — в налоговую.

Как это работает

Есть два вида электронных кошельков: персональный и корпоративный — специально для бизнеса.

Персональный нельзя использовать как расчетный счет, то есть, для получения оплаты за товары.

Корпоративный создан специально для юрлиц и ИП, на него можно принимать платежи от физических лиц.

Чтобы открыть электронный кошелек, необходимо заключить договор с платежной системой.

Важно! Корпоративный кошелек не заменяет расчетный счет, на него нельзя принимать платежи от юридических лиц!

Создав корпоративный кошелек, вы получите специальный плагин для своего сайта. Установите его, синхронизируйте кошелек и онлайн-кассу и можете принимать платежи от физлиц в соответствии с 54-ФЗ.

Плюсы использования электронных кошельков

• Популярность у покупателей. В России электронные кошельки используют более 10 миллионов человек, а ежегодный оборот электронных денег — 1,7 триллиона рублей.
• Простота и удобство. Транзакция занимает считанные секунды.

Минусы электронных кошельков

Чтобы не терять клиентов, на сайте интернет-магазина нужно дать клиентам возможность оплачивать через все платежные системы. Для этого нужно регистрироваться в каждой отдельно, интегрировать их с кассой, или использовать агрегатор и платить большую комиссию.

Особенности отражения в бухучете

Как и с случае с Paypal, поступление денег фиксируется датой, когда они пришли на электронный кошелек, а не датой перевода на расчетный счет. В учете необходимо отразить ту сумму, которую уплатил покупатель. Комиссию относят к прочим расходам, п. 2 ст. 249 НК РФ.

Стоимость

Комиссия за использование электронных кошельков: от 2% до 13,5% в зависимости от оборота магазина.

Сравнительная таблица вариантов

Подведем итоги

Самые распространенные и удобные способы приема онлайн-оплаты — это интернет-эквайринг и агрегаторы.

Интернет-эквайринг позволяет принимать платежи только по банковским картам, в том числе виртуальным. Для большинства бизнесов этого достаточно: 98% всех оплат в интернете происходят посредством банковской карты. Если вы решите остановиться на интернет-эквайринге, изучите условия, которые предлагают банки. Как правило, комиссия зависит от оборота, причем банк может установить минимальную планку и взимать дополнительную оплату, если вы в текущем месяце ее не достигли.

Агрегатор стоит использовать в том случае, если вам важно предложить покупателям максимальный выбор вариантов оплаты. Комиссия в этом случае будет выше, чем при использовании эквайринга, но и лояльных клиентов больше.

Если вы остановились на агрегаторе:

• Не стесняйтесь обсудить с провайдером размер комиссии. Довольно часто они идут навстречу и меняют условия в индивидуальном порядке.
• Внимательно читайте договор. Иногда в договоре прописывается, что комиссия может взиматься как с продавца, так и с покупателя. Так, вам говорят, что комиссия составляет 2,5%, а потом окажется, что еще 2,5% берут с покупателя. Также проверьте сроки и условия возврата платежей.
• Обращайте внимание на сроки и условия выплат. Они могут варьироваться от одного дня до месяца.

Общие рекомендации

• Протестируйте удобство интерфейса. Чем проще покупателю расстаться с деньгами, тем меньше будет отказов. Чтобы проверить, спросите поставщика, какие еще интернет-магазины используют этот сервис. Зайдите на их сайт и посмотрите, как все работает.
• Проверьте, как работает техподдержка. Позвоните им несколько раз в течение дня, задайте вопросы и посмотрите, как быстро получите ответы, насколько комфортно общаться.
• Проверьте, насколько легко система интегрируется с интернет-магазином. В этом поможет ваш программист.