Чек-лист по запуску интернет-магазина: как перевести бизнес в онлайн и не потерять клиентов в условиях кризиса

Если раньше вы по каким-либо причинам отказывались от идеи завести онлайн представительство своего магазина, то пандемия наглядно продемонстрировала, что переход торгового бизнеса в онлайн — единственный способ его сохранить.

В этой статье мы подробно рассказали о том, как быстро запустить интернет-магазин, как принимать оплату через интернет, каким образом доставлять товары клиентам, как вести бухгалтерский и складской учеты и сколько денег придется отдавать в бюджет.

Как проверить, можете ли вы начать торговать через интернет

Прежде чем открывать интернет-магазин, уже зарегистрированным ИП и юрлицам следует проверить, могут ли они перевести магазин в онлайн и торговать в интернете.

Нужно сделать две вещи:

1. Узнать, подходит ли текущая система налогообложения для этой цели и оптимальна ли она.

Так как интернет-магазины не могут использовать ЕНВД и ПСН, остаются упрощенная система налогообложения (УСН 6% или УСН 15%) и общий режим (ОСНО).

Большинство предпринимателей выбирает УСН 15% (доходы минус расходы) : так можно уменьшить налог на расходы, к которым относится и закупка товара для последующей реализации. Важный нюанс: товар должен быть оплачен поставщику и реализован покупателю (реализацией считается передача права собственности, а не факт оплаты).

Точно ли 15% от разницы между доходом и расходом платить выгоднее, чем 6% от дохода? Давайте проверим.

Предположим, за отчетный период вы заработали миллион рублей, а потратили 950 000: 500 000 — на закупку товаров, 450 000 — на услуги. Если вы можете подтвердить расходы первичными документами, то, выбрав УСН 15%, уменьшите на них налогооблагаемую базу.

Применяя УСН 6%, заплатите в бюджет 60 000 рублей: 1 000 000 * 0,06.

Применяя УСН 15%, — 7 500 рублей: (1 000 000 - 950 000) * 0,15.

Этот расчет подтверждает, что при больших расходах, которые вы можете документально подтвердить, выгоднее выбрать УСН 15%.

Могу ли я применять УСН?

Да, если:

• годовой доход не превышает 150 миллионов рублей;
• остаточная стоимость оборотных средств не превышает 150 миллионов рублей;
• у ИП или организации до 100 сотрудников;
• нет филиалов;
• доля участия других компаний не более 25% (актуально для ООО).

За выполнением этих условий вы должны следить самостоятельно. Лишившись права применять УСН, автоматически переходите на ОСНО и сдаете все отчеты, предусмотренные законодательством.

Как перейти на УСН?

Подать заявление в налоговую инспекцию. Если с момента регистрации ИП или ООО прошло больше месяца, переход будет осуществлен только с 1 января следующего года.

Скачать бланк заявления о переходе на УСН

2. Проверить, есть ли нужные коды ОКВЭД.

ОКВЭД позволяет государственным органам видеть, какую деятельность планирует вести или ведет фирма, а также собирать, анализировать и оценивать статистические данные с привязкой к конкретному коду.

Для интернет-магазинов основным может быть код 47.91«Торговля розничная по почте или по информационно-коммуникационной сети Интернет».

Всего для интернет-торговли может применяться 18 кодов. Какой выбрать, зависит от того, как вы планируете продавать товары:

Как добавить коды ОКВЭД:

• Заполнить заявление формы Р24001 (для ИП), Р14001 (для ООО) или Р13001 (для ООО, если в связи со сменой видов деятельности нужно изменить устав).
• Если у вас ООО и нужно внести изменения в устав, то необходимо оплатить госпошлину 800 рублей, приложить к заявлению копии платежного документа, новой редакции устава и протокола собрания.
• Направить заявление и дополнительные документы в налоговую. Если будете отправлять почтой, курьером или через представителя, заявление нужно удостоверить нотариально.
• Дождаться решения ИФНС в течение 3 рабочих дней.

Читайте также: как выбрать коды ОКВЭД и что будет, если ошибиться

Как перевести офлайн магазин в онлайн и быстро создать представительство в интернете

Рассмотрим два варианта — с созданием интернет-магазина и без него.

Создание интернет-магазина

Если вы спросите у бизнесменов, на какой платформе лучше делать сайт интернет-магазина, вариантов будет много. Один посоветует Тильду, другой — Bitrix, третий — старый добрый Ucoz. Сейчас даже некоторые учетные программы, например, «1С:УНФ», позволяют создать облачный интернет-магазин бесплатно, не имея специальных знаний. Нюанс в том, что все ответы будут бесполезны, если не учтена специфика вашего бизнеса.

На выбор влияют следующие факторы:

• ассортимент товаров;
• то, как вы ведете учет движения товаров и их остатков: в тетради, таблице Excel или с помощью специализированного ПО;
• массовая у вас продукция или эксклюзивная;
• сколько денег вы готовы вложить в разработку и продвижение.

Есть четыре группы решений, которые используются для создания интернет-магазинов, у каждого свои плюсы, минусы и специфика.

1. Универсальные конструкторы сайтов.

Популярные представители: Bitrix 24 (онлайн), Wix, Ucoz, NetHouse.

Плюсы:

• бесплатно;

• можно справиться самостоятельно или нанять начинающего разработчика.

Минусы:

• универсальны, не учитывают особенности бизнесов, поэтому по большому счету не подходят никому;
• не солидно: Ucoz, например, ассоциируется в первую очередь с пиратскими сайтами, где размещают нелегальные копии фильмов, книг и аудиозаписей;
• если товаров много, интернет-магазин может виснуть, раздражая покупателей.

Когда стоит использовать: если хотите запустить интернет-магазин с небольшим ассортиментом (максимум 100 наименований) бесплатно или с минимальными вложениями.

1. Конструкторы лендингов.

Популярные представители: Tilda, LPgenerator, PlatformaLP.

Плюсы:

• просты в использовании, можно сделать сайт самостоятельно;

• базовый набор, которого достаточно большинству пользователей, в ряде конструкторов бесплатен.

Минусы:

• не подходят для интернет-магазинов с широким ассортиментом: лендинги — это «сайты одного товара», оптимальные для всесторонней презентации и продажи чего-то дорогого и нестандартного;

• может взиматься абонплата.

Когда стоит использовать: если продаете 1 товар или несколько его разновидностей. Например, разные модели Айфона или «умные» офисные столы с регуляцией.

3. CMS (content management system, админсистема).

Популярные представители: 1С-Битрикс: Управление сайтом, Woocommerce, OpenCart, PrestaShop.

Плюсы:

• сайт, созданный на базе CMS, ваш: не нужно ежемесячно вносить абонплату, платите только за домен и хостинг;
• интернет-магазин создается с учетом особенностей бизнеса, планируемой нагрузки и потребностей ваших покупателей.

Минусы:

• нужно вложиться на старте. Средняя стоимость разработки сайта интернет-магазина с уникальным дизайном — 600 000 рублей;
• впоследствии за все доработки нужно будет платить специалисту. Час работы стоит около 1 500 рублей, на задачу обычно уходит 2-3 часа.

Когда стоит использовать: если хочется сделать раз и надолго, отличаться от конкурентов, есть бюджет и время.

4. Saas-конструкторы.

Популярные представители: InSales, Ecwid, AllTrades, Shop-Script.

Плюсы:

• заточены под создание интернет-магазинов, есть необходимые функции и интеграции;

• не платите за обслуживание серверов и сайта ИМ, техподдержка на стороне поставщика услуги;
• несложно сделать сайт самостоятельно.

Минусы:

• дизайн шаблонный, поэтому интернет-магазин не будет выделяться на фоне конкурентов. Если решите заказать индивидуальный, его создание и внедрение будет стоить от 300 000 рублей;

• придется ежемесячно вносить абонплату.

Когда стоит использовать: товаров много, сайт нужен быстро, бюджета на его разработку и поддержку нет, специалистов для этого в штате — тоже.

Давайте сравним стоимость самых популярных решений из каждой группы:

Чтобы сайт начал работу, вам нужно будет его наполнить — подготовить качественные фото и описания товаров. Закладывайте в бюджет расходы на фотографа, копирайтера и контент-менеджера.

Работа через маркетплейс

Создать интернет-магазин мало, нужно еще привлечь на сайт потенциальных клиентов. Если не хотите заниматься продвижением и рекламой, можно продавать через платформы, которые обеспечивают аудиторию — так называемые маркетплейсы. Учтите, что они бывают разными: одни все же требуют наличия интернет-магазина (например, Яндекс.Маркет), т.к. переадресовывают покупателей на него, другие позволяют загружать товары и оформлять сделки на своей стороне (Ozon, Wildberries).

Популярные представители: Яндекс.Маркет, Ozon, Wildberries.

Плюсы:

• не нужно искать аудиторию и вкладываться в рекламу, заключать договора с курьерскими службами;
• чаще всего можно обойтись без ИМ — получаете доступ к аудитории и работаете, все вопросы решает площадка.

Минусы:

• придется платить комиссию: 5-35%, в зависимости от категории товара, в среднем 15% от цены;
• сложно собрать базу лояльных покупателей и обеспечить повторные продажи: люди не запоминают, у кого конкретно купили, и в следующий раз могут выбрать конкурента. В этом отношении маркетплейсы проигрывают собственному интернет-магазину.

Когда стоит использовать: нет бюджета на создание собственного ИМ, его продвижение и рекламу, не уверены, что будете заниматься онлайн-торговлей долго, хотите попробовать.

Как принимать оплату в оффлайн и онлайн точках

Если вы решили перевести магазин в режим онлайн, нужно подключить эквайринг, онлайн-кассу и оплатить услуги оператора фискальных данных (ОФД). Эти требования прописаны в законе № 54-ФЗ. От применения онлайн-касс пока освобождены предприниматели, которые:

• торгуют товарами собственного производства;
• работают с юрлицами и ИП, оплачивающими на расчетный счет;
• принимают оплату почтовым переводом.

В остальных случаях онлайн-кассы обязательны. Принцип действия касс для офлайн и онлайн магазинов одинаков: это система, которая передает данные о каждой покупке в налоговую, печатает чеки и отчеты, отправляет копии чеков покупателям.

Так работает онлайн-касса интернет-магазина. Источник: insales.ru

Для работы можно использовать либо онлайн-кассу, либо стационарную, подключенную к интернет-магазину. Разница в том, что онлайн-касса не сможет выдавать бумажные чеки, она подходит, если вся деятельность будет проходить онлайн. Популярный вариант — «Атол Онлайн».

Если вы планируете продавать товары еще и оффлайн, позаботьтесь о том, чтобы касса могла печатать не только электронные, но и бумажные чеки. Законом не запрещено использовать одну кассу для расчетов оффлайн и онлайн. В этом случае можно присмотреться к единой или облачной кассе, интегрированной с сайтом, например «МодульКасса».

Чтобы перевести магазин в онлайн, важно позаботиться об отчетности перед покупателями. По закону покупателям обязательно нужно отправлять чеки. Если человек платит картой на сайте, можно выслать электронный чек на номер телефона или email клиента не позднее, чем через пять минут с момента оплаты. Если покупатель рассчитывается в пункте выдачи, оффлайн-магазине или через курьера, продавец должен выдать бумажный чек. Это прописано в статье 1.2 п. 5 Федерального закона № 54.

Читайте также: Особенности бухучета в интернет-магазине

Как организовать доставку, если нет собственных курьеров и менеджеров

Заключить договор со службой доставки. Важные критерии при выборе:

Доставляемость товара. Отлично, если случаев отмены по вине курьера не более 1% от общего количества доставок. Статистику можно запросить у компании, не лишним будет также послушать отзывы тех, кто уже заказывал услуги курьера в этой фирме.

Время отклонения в доставке и срок возврата товара. Первый показатель говорит о том, на сколько минут или часов опаздывают курьеры. Чем меньше, тем лучше. Второй критерий — это срок возврата продукции продавцу после отказа: в Москве это от 2-3 дней до недели.

Качество обслуживания. Чем лучше сервис, тем больше будет довольных покупателей и, соответственно, продаж. На что важно обратить внимание: присылают ли оповещения о статусе доставки товара, как быстро отвечают на звонки и как общаются по телефону, идут ли навстречу, если нужно изменить время или дату доставки и т.п. Узнать это можно, если заказать услугу или просто почитать отзывы.

Сервис для интернет-магазина. Например, есть службы, которые хранят товар на собственном складе, страхуют посылки, доставляют товары в праздники и в выходные, принимают оплату картами.

География и сроки доставки. От этого зависит, куда и за какое время можно будет доставить ваш товар. Чтобы работать на более выгодных условиях, можно воспользоваться услугами нескольких служб. Одна сможет оперативно и недорого развозить товары по Москве и другим крупным городам, другая займется не только доставкой по регионам, но и предпочтовой подготовкой посылок к отправке. Оптимальные сроки доставки в пределах города — один день.

Тарифы. Не спешите выбирать самую низкую цену. Посмотрите, какие дополнительные услуги может предоставить фирма. Иногда лучше доплатить за комплектацию товаров и хранение продукции на складе, чем думать, как это организовать самому.

Вот условия трех самых популярных в России курьерских служб:

Если у вас нет времени обрабатывать заказы и заниматься доставкой, можно выбрать услугу фулфилмента. Используя ее, можно не думать об обработке входящих заявок, о том, где хранить товары, как их упаковывать, доставлять и следить за оплатой. Все это возьмет на себя фулфилмент-компания.

Плюсы:

• экономия на аренде склада и оплате работы дополнительных сотрудников;
• минимальное участие владельца интернет-магазина во всех процессах;
• наличие запаса товаров на складе;
• возможность самовывоза со склада.

Минусы:

• возможны ошибки при комплектации товаров;
• отсутствует контроль за складом интернет-магазина;
• могут быть проблемы с документами: например, выдадут не все.

Как вести налоговый и бухгалтерский учет в интернет-магазине

Несмотря на тонкости работы интернет-магазина, бухгалтерский и складской учет в нем почти не отличается от общих правил и подчиняется единым нормам.

Можно вести учет самостоятельно, привлечь бухгалтера или использовать специальные программы, например, «1С:УНФ» или «МойСклад». Важно интегрировать бухгалтерскую программу со складской. Тогда работать станет гораздо комфортнее.

Читайте также: Особенности бухгалтерского учета в интернет-магазине

В ПО, которое помогает работать с бухгалтерией и следить за товароучетом, можно:

• оформлять документы (есть шаблоны первичных документов, которые заполняются на основе информации из базы данных);
• осуществлять складской учет;
• формировать отчеты по обороту товара;
• отслеживать расчеты с покупателями;
• информировать потенциальных клиентов о наличии товаров, что позволяет делать система электронной рассылки, в том числе и посредством SMS- оповещений;

• передавать информацию на сайт или в бухгалтерию;
• быстро обмениваться информацией: например, использовать единый справочник и быстро вбивать данные в документы.

Для интернет-магазинов оптимальны облачные товароучетные системы: устанавливать и скачивать ничего не нужно.

Как автоматизировать складской и бухгалтерский учет ИМ

Перед тем, как перевести оффлайн бизнес в онлайн, нужно:

1. Выбрать товароучетную систему с учетом специфики интернет-магазина. На этом этапе важно учитывать количество товаров, складов, сотрудников и торговых точек: чем масштабнее бизнес, тем более продвинутой должна быть программа.
2. Подобрать и оплатить тариф. Здесь важно количество торговых точек, кассовых аппаратов и лиц, которые будут иметь доступ к системе. Оплачивать можно каждый месяц или раз в год, большинство компаний дает скидку во втором случае.
3. Создать базу товаров. Это можно сделать несколькими способами: загрузить номенклатуру из другого источника или создать базу вручную.
4. Подключить интеграции и синхронизировать процессы. Здесь важно правильно настроить работу контрольно-кассового оборудования, онлайн-бухгалтерии, CRM-системы и программы учета.

Своим клиентам мы рекомендуем «1С:УНФ». Вот почему:

1. Подходит как для оффлайн точек, так и для интернет-магазинов, можно сочетать форматы.
2. Объединяет CRM, обработку заказов, печать документов, складской учет, формирование цен, настройку акций и скидок. С ее помощью ИП на УСН/ ЕНВД/ патенте могут сдавать отчетность в налоговую, а ООО и ИП на ОСНО — сдавать бухгалтерскую отчетность в «1С:Бухгалтерию» с помощью типового обмена.
3. Есть интеграции с 1С-Битрикс, 1С-UMI, InSales, HostCMS, Rugento, Diafan.CMS, Shop-Script.
4. Можно подписывать рабочие документы прямо в «1С:УНФ».
5. Платформа работает с 25 банками: Сбербанк, ВТБ, Альфа-Банк, ФК Открытие, Промсвязьбанк, Бинбанк и другие.

А еще «1С:УНФ» можно интегрировать с бухгалтерией Фингуру, что позволит снизить риск утери данных, увеличить скорость работы и снизить расходы на услуги бухучета за счет уменьшения количества операций.

Подведем итоги

Чтобы перевести оффлайн магазин на онлайн торговлю, нужно действовать пошагово:

1. Проверить можно ли на нынешней системе налогообложения работать онлайн. Поскольку интернет-магазины не попадают под ЕНВД и ПСН, выбирать нужно между упрощенной системой налогообложения и общим режимом. Выбирая УСН, выгоднее работать по ставке 15% (доходы минус расходы).
2. Подобрать подходящие коды ОКВЭД. Для интернет-магазинов действуют шесть кодов. Основным может быть 47.91.2 «Торговля розничная, осуществляемая непосредственно при помощи информационно-коммуникационной сети Интернет».
3. Выбрать платформу для быстрого создания интернет-магазина или перенести свой магазин на один из популярных маркетплейсов.
4. Подключить эквайринг, онлайн-кассу и оплатить услуги оператора фискальных данных (ОФД). Воспользоваться можно облачной, единой или обычной онлайн-кассой, интегрированной с сайтом.
5. Выбрать одну из хорошо себя зарекомендовавших курьерских служб. Она поможет организовать хранение продукции, комплектацию посылок и доставку товаров клиентам.
6. Наладить налоговый и бухгалтерский учет. Важно правильно выбрать программу товароучета, чтобы автоматизировать процессы, освободить себя от рутинной работы и быть уверенным, что клиенты получат заказы в срок.

Придерживаясь этого плана, вы сможете быстро и безболезненно перевести магазин в онлайн.