Выявление ошибок в бухгалтерском учете и его восстановление: кейс нашего клиента

В середине 2022 года к нам обратился собственник двух фирм, которые входят в состав холдинга «Е-Полис». ИП и ООО работают с 2021 года, с самого начала деятельности их вели две разные бухгалтерские организации.

Предприниматель доверился специалистам, но столкнулся с проблемами: бухгалтеры некорректно заполняли документы, с опозданием отправляли отчеты или вовсе о них забывали. Это привело к налоговым проверкам, которых могло не быть, штрафам и аресту счета.

Владелец компаний обратился к нам с задачей исправить ошибки, возникшие по вине бухгалтеров, и наладить бухгалтерский учет. Из-за неудачного опыта он был насторожен и не вполне нам доверял, пока не увидел результат работы.

У нас есть отдельные статьи на эту тему:

"Выявлена ошибка в бухгалтерском учете: алгоритм действий собственника".

"Типичные ошибки бухгалтерского учета и их последствия для бизнеса ".

"Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете".

Кто клиент

Евгений — собственник двух фирм, которые входят в состав холдинга «Е-Полис». После регистрации ИП и ООО в 2021 году он стал подыскивать бухгалтера, который бы взял на себя:

• расчет налогов и зарплат;
• подготовку и сдачу отчетности в ФНС и другие контролирующие органы;
• формирование первичных документов и документооборот с контрагентами.

Хотел доверить бухгалтерию обеих фирм одному специалисту, но в итоге ИП взял на сопровождение бухгалтер на аутсорсе, а ООО — бухгалтерская компания.

Евгений считал, что раз документами занимаются специалисты, можно сфокусироваться на ведении бизнеса. Но почти сразу начались проблемы, причем в двух фирмах одновременно.

Одна ошибка — минус 250 тысяч со счета

Бухгалтер, которая вела ИП, часто ошибалась в оформлении платежек, путала реквизиты. Это привело к тому, что с расчетного счета безвозвратно ушли 250 000 рублей. В платежном поручении был неверно указан код бюджетной классификации, из-за чего деньги не дошли до ФНС и зависли в Казначействе. Уточнить реквизиты, чтобы исправить ситуацию, не удалось — истек срок исковой давности.

Еще один момент, который не устраивал клиента, — бухгалтер могла в любое время уехать в отпуск. В это время невозможно было оперативно проконсультироваться, решить вопросы. Приходилось ждать возвращения специалиста, что тормозило работу.

Ситуация с ООО была не лучше. Бухгалтерская компания, которая вела клиента, также некорректно работала с документами. Например, однажды бухгалтеры отправили в налоговую декларацию по НДС, хотя фирма Евгения плательщиком НДС не является. Инспекторы пришли с проверкой и выписали штрафы, которые пришлось оплатить.

Еще один яркий пример — оказалось, что после открытия фирмы бухгалтеры целый год не подавали форму СЗВ-М. В результате Евгению вместо того, чтобы спокойно заниматься бизнесом, пришлось ездить в налоговую и объяснять, почему так вышло. Фирме начислили штраф в размере 500 рублей за месяц за каждого сотрудника. Ответственного со стороны бухгалтерской компании не нашли — оказалось, специалисты постоянно менялись.

Евгений понимал, что так работать нельзя. Поэтому, расставшись с нерадивыми бухгалтерами, приступил к поискам более ответственных. После тщательного анализа предложений выбрал нас.

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете: как мы действовали

Из-за негативного опыта в прошлом, Евгений подозрительно относился к каждому нашему шагу. Мы старались максимально подробно рассказывать, что делаем и почему именно так, чтобы показать, что бояться нечего.

Для клиента было важно, чтобы его компании сопровождал постоянный бухгалтер. В Фингуру за каждым закреплена команда бухгалтеров (по зарплате, налогам, первичке) и персональный менеджер, так что это требование мы легко выполнили.

Обговорив все нюансы, приступили к процессу восстановления бухучета. В рамках этой услуги мы:

• восстановили необходимую документацию и базы данных;
• выявили ошибки и исправили их путем подготовки и сдачи отчетов, которые не были сданы в срок;
• взяли на контроль своевременную сдачу отчетов.

Чтобы выяснить, с какими отчетами есть проблемы, мы запросили предыдущую базу, где вели учет, и проверили данные на корректность. Затем провели сверку списка отчетности с налоговой. В результате были выявлены ошибки в бухгалтерском учете. Оказалось, что за период с начала деятельности компании в контролирующие органы не были сданы некоторые отчеты. Например, декларация по УСН, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и СЗВ-М за 2021 год.

Особенно нас встревожил тот факт, что в третьем квартале 2022 года клиенту пришло требование оплатить штраф по НДС в размере 3 000 рублей за три квартала, хотя его фирма применяет УСН. В результате проверки выяснили, что предыдущий бухгалтер ошибочно направлял в налоговую декларации по НДС, причем за все три квартала с нарушением срока. Из-за того, что штраф не был оплачен, налоговая арестовала счет клиента. Нужно было исправлять ситуацию.

Первое, что мы сделали, — подготовили и сдали корректные отчеты. Так как штрафа нельзя было избежать, постарались максимально уменьшить сумму. В итоге налоговая назначила минимальные штрафы: за несвоевременную сдачу общего учета за 2021 год — 1 000 рублей, за бухгалтерскую отчетность — 200 рублей. Во многом на решение инспекторов повлияло то, что клиент работал всего год и какие-то нарушения были допущены впервые.

Также уладили вопрос с блокировкой счета — предоставили все необходимые документы, чтобы подтвердить, что декларация по НДС была сдана ошибочно. В итоге после списания задолженности счет разблокировали.

Подведем итоги

В результате нам удалось осуществить выявление ошибок в бухгалтерском учете и навести порядок в компаниях клиента:

• восстановить базу данных с документами;
• сформировать корректные отчеты и подать их в налоговую;
• уменьшить штрафы и уладить все вопросы с контролирующими органами;
• помочь в разблокировке расчетного счета.

Сегодня Евгений спокоен за свою бухгалтерию. Вот что он говорит о нашей работе:

«Я доволен, что выбрал вашу компанию. Во-первых, вы помогли восстановить учет и по ИП, и по ООО. Благодаря вам у меня, наконец, появилась бухгалтерская база в 1С. И туда внесены даже старые «хвосты»!

Во-вторых, ваше большое преимущество в том, что к каждому клиенту прикреплены конкретные сотрудники. И я знаю, что могу положиться на специалиста, который ведет учет в моей компании — он контролирует процесс. Я могу сказать, что теперь точно спокоен за бухгалтерию и всегда рекомендую вас всем, кто ищет ответственную бухгалтерскую компанию на аутсорсе».