Как наемный бухгалтер устроил задолженность в 1 миллион рублей, а мы спасли загубленную репутацию с «чёрной меткой» в налоговой. Кейс для бухгалтеров и руководителей.

Мы раньше не писали бухгалтерские кейсы, это — наш первый опыт. Хотим показать, к чему приводит сотрудничество с некомпетентными бухгалтерами-фрилансерами, к которым многие бизнесмены обращаются в целях экономии.

Рассказали о клиенте, который пришел с долгом больше 1 миллиона рублей, заблокированными счетами и испорченной репутацией. В таком случае в первую очередь стоит определить, с чего начались проблемы, поэтому мы начали изучать ситуацию:

• оказалось, налоговая периодически запрашивала уточнения по движению средств по расчетным счетам, а бухгалтер их игнорировал. За каждый запрос, на который не было ответа, начислялся штраф;
• мы провели сверку с налоговой инспекцией, чтобы определить, какие отчёты были сданы не вовремя;
• затем проверили, какие налоги были оплачены, а какие еще предстояло оплатить;
• узнали точные суммы долгов и пени;
• рассчитали точную сумму задолженности.

Дмитрий — собственник компании «Реалпол», которая занимается монтажом промышленных полов. В числе клиентов — Машзавод (Тула), который появился в списке заказчиков как раз после старта сотрудничества с нашей командой.

15 лет Дмитрий работал в найме (в этой же сфере), но со временем понял, что получил достаточно опыта, чтобы начать собственное дело. Так 5 лет назад он познакомился с Владимиром и предложил ему стать партнёром по бизнесу. Основные функции распределили так: Владимир занимается делами в офисе, а Дмитрий выезжает на объекты и работает с бригадой.

Компания наращивала обороты, появились крупные клиенты, с которыми нужно было заключать договоры, работать по безналичному расчету и вести учет деятельности. Поэтому партнеры подняли вопрос о найме бухгалтера. Дмитрий обратился к знакомому с просьбой порекомендовать специалиста. Так он познакомился с бухгалтером Юрием, с которого начинается наша история.

Дмитрий три года спокойно работал на площадках, пока не узнал — произошла блокировка счетов компании, их ждут в суде, потому что накопилась куча штрафов на сумму 1 миллион 50 тысяч рублей. Новый счет они открыть не могли — компания попала в список недобросовестных подрядчиков.

Владимир настаивал на ликвидации бизнеса, но Дмитрий решил разобраться, в чем проблема.

Проблемы начинаются с компетенции бухгалтера

Оказалось, что Юрий по какой-то причине не был полностью знаком с законодательством Российской Федерации. Он не вовремя сдавал декларации, не платил налоги, некорректно оформлял документы. По словам сотрудника прокуратуры, Дмитрия могли арестовать из-за этой задолженности. Она возникла из-за халатности и безответственности бухгалтера.

Первые признаки некачественного учета были заметны сразу, но не Дмитрию, а его контрагенту.

Когда заключили крупный контракт, бухгалтер заказчика сразу предупредил: когда работаешь с крупными заказами, нужно быть уверенным в бухучете своей компании. Что-то было не так в бухгалтере, который занимался делами «Реалпол». Подозрения контрагента подтвердились: Юрий не обладал нужными навыками и получал опыт на компании Дмитрия.

По рекомендации знакомых совладелец обратился к нам, и мы начали изучать ситуацию, чтобы разработать план спасения бизнеса.

Разобраться в ситуации и навести порядок в делах

Мы начали работать с «Реалпол» в 2017 году.

Основная проблема была связана с блокировкой счетов компании — они не могли распоряжаться деньгами, поэтому все работы, по сути, остановились. Мы выявили основную причину — задолженность по НДС. Она появилась из-за неверных данных в отчетах. Когда налоговая проводила проверку и запросила данные о движении средств по расчетным счетам и документы по контрагентам, бухгалтер не предоставил ответ в нужное время. Налоговая прислала требования пояснить расхождения между действиями со счетом и документами. На него не отреагировали вовремя — в результате был наложен штраф.

Поэтому у «Реалпол» было очень много таких штрафов. Только потому, что предыдущий бухгалтер игнорировал или с опозданием отвечал на запросы из налоговой.

1. Мы сделали сверку с налоговой инспекцией по несданной отчетности. Это могло повлиять на блокировку счетов, поэтому нужно было убедиться в причинах таких действий со стороны контролирующего органа.
2. Потом провели сверку по всем налогам — оплаченным и неоплаченным, долгам и пеням. Рассчитали точную сумму задолженности, с которой предстояло работать.
3. После этого сверили расчеты с их поставщиками и покупателями, чтобы определить наличие документов покупки и реализации услуг и товаров.
4. На основании этого поправили проводки и начали формировать правильную отчетность.
5. После этого начислили налоги, подготовили платежные поручения, направили клиенту для оплаты. Сумма долга уплачивалась частями.

Процесс шел достаточно долго. Мы до сих пор находим неточности, потому что контрагентов было много, со всеми нужно свериться. На данном этапе проводятся последние сверки. Вносим корректировки по мере выявления нестыковок. Например, в марте 2019 года пришлось подать корректировки за 2016 год.

По сути, мы восстановили весь бухгалтерский учет — это проверка всех документов за период, когда компанией занимался Юрий. Мы сделали запрос в налоговую о недостающих документах и недоимках, то есть сделали полную сверку. Узнали, какие были начисления, на какие суммы были оплаты и какой неоплаченный остаток. Если все верно — формировали платежное поручение. В случае с «Реалпол» таких неточностей было очень много, поэтому мы подали все необходимые декларации на уменьшение или на увеличение налога.

Результаты говорят за себя:

• Все вопросы с налоговой улажены и нужные документы подаются своевременно.
• Через месяц счет компании был разблокирован и «Реалпол» вернулась к работе.
• Был снят статус недобросовестного подрядчика. Итог: контракт на сотрудничество с Лосским Валом и подряд на Машзаводе
• Выявили большие переплаты в налоговом учете и в первом квартале 2019 года снизили налог на НДС и налог на прибыль. Мы нашли некорректные отображения реализации за 2016 год, поэтому уменьшили НДС на 50 000 рублей. Благодаря определению этой ошибки, в первом квартале 2019 года Дмитрий не оплачивал НДС, потому что изначально к доплате стояла сумма 50 000 рублей в квартале. Благодаря нам, по этому налогу он вышел в 0.

В своем отзыве о компании Фингуру Дмитрий пишет:«Получилось так, что вы не просто привели в порядок бухгалтерию — вы спасли мой бизнес. Меня радует, что вы всегда все объясняете на понятном языке. Приятно, что всегда отвечаете на звонки и даже SMS. Считаю, компания — это всегда лучше и надежнее, чем просто рядовой бухгалтер. Я знаю, что даже если что-то случится, вы друг друга подстрахуете, перепроверите, подмените, если кто-то заболел. Главное, что бухучет в моем бизнесе будет в порядке.

Кстати, направил к вам одного знакомого. У него похожая ситуация: удаленный бухгалтер потеряла документ и его перевели на НДС. Получилось, что он заплатил 160 000 рублей долгов за пробелы в ее работе. Посоветовал ему работать с вами, потому что по стоимости это намного эффективнее, чем потом расхлебывать проблемы с налоговой и прокуратурой.»