Найм сотрудников: пошаговая инструкция для владельцев ООО

Найти подходящего кандидата на должность — только часть дела, потом его нужно оформить в соответствии с требованиями Трудового кодекса. В этой статье мы рассказали, какие типы договоров бывают, чем они отличаются друг от друга и как узаконить отношения со специалистом в каждом случае. Следуя рекомендациям, вы сможете нанять нового сотрудника в ООО быстро и не нарушая закон.

Для ИП тоже есть инструкция по найму сотрудников, которая поможет сэкономить до 20 000 рублей. Рекомендуем изучить!

Шаг 1. Определиться со статусом сотрудника

Прежде, чем нанять нового сотрудника, определитесь, как именно хотите его оформить. Есть два варианта:

• по трудовому договору,
• по гражданско-правовому договору (договору ГПХ).

Важно понимать разницу между ними и выбирать с умом, т. к. за подмену трудовых отношений гражданско-правовыми штрафуют: должностных лиц на сумму от 10 000 до 20 000 рублей, организации на 50 000 – 100 000 рублей.

Отличия следующие:

	Трудовой договор	Договор ГПХ
Предмет договора	Выполнение определенных задач под контролем работодателя, на его территории и по определенному графику	Выполнение работ или оказание услуг в определенном объеме на утвержденных сторонами условиях
Срок действия	Обычно бессрочный	Заключается на срок, достаточный для выполнения оговоренного объема работ
Обязанности работника	Следовать внутренним правилам: придерживаться принятого графика работы, бережно обращаться с имуществом компании и т. п.	Оказать услуги или выполнить работы качественно и в срок
Ваши обязанности	Оборудовать рабочее место в соответствии с законодательными нормами. Предоставить всё, что нужно для выполнения задач: канцтовары, компьютер, мобильный телефон и т. п. Выплачивать заработную плату минимум дважды в месяц. Регулярно индексировать заработную плату. Оплачивать отпуска (включая декретный), больничные, при увольнении — пособия. Удерживать и перечислять НДФЛ за сотрудников как их налоговый агент. Перечислять взносы в фонды социального и медицинского страхования	Принять и оплатить услуги / работы надлежащего качества в срок, прописанный в договоре. Удерживать и перечислять НДФЛ за исполнителей- физлиц как их налоговый агент. Перечислять взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование за исполнителей- физлиц. Взносы на социальное страхование оплачиваете только в случае, когда такая обязанность прописана в договоре. Сотрудничая по договору ГПХ с ИП или самозанятым, вы не платите взносы и не удерживаете НДФЛ
Ваши расходы	Заработная плата (оклад минус НДФЛ). 22% от ЗП в Пенсионный фонд. 5,1% от ЗП на обязательное медицинское страхование. 2,9% от ЗП на социальное страхование. 0,2% от ЗП (в общем случае, ставка зависит от сферы деятельности)	Вознаграждение по договору. 22% от этой суммы в Пенсионный фонд. 5,1% от этой суммы на обязательное медицинское страхование. Если работаете с самозанятым или ИП, оплачиваете только вознаграждение, а взносы в фонды исполнитель перечисляет сам.

Шаг 2. Оформить найм сотрудника в соответствии с ТК РФ

Найм сотрудников по трудовому договору: порядок действий

1. Получите от сотрудника необходимые документы:

• паспорт или другое удостоверение личности,
• трудовую книжку,
• страховое свидетельство (СНИЛС),
• военный билет, если новый сотрудник военнообязанный.

В случае, если человек впервые устраивается на работу, по причине чего трудовой и СНИЛС у него нет, оформить их придется вам. У нас есть статья о том, как вести электронные трудовые книжки, которые с 1 января 2020 года обязательны для всех работодателей.

С учетом специфики вашей деятельности могут понадобиться и другие документы: медкнижка, диплом, справка о несудимости и т. п.

2. Ознакомьте сотрудника с локальными нормативными актами.

Они делятся на две группы: обязательные для всех компаний и те, которые оформляются при необходимости.

К обязательным в соответствии с ТК РФ относятся правила внутреннего распорядка, инструкция по охране труда, положение об оплате труда, правила хранения и обработки персональных данных сотрудников.

Должностная инструкция, положения о материальной ответственности, ведении документооборота, соцобеспечении персонала, коллективный договор подписываются, только если они в вашей компании есть.

Изучив перечисленные документы, новый сотрудник должен подписать лист ознакомления, который скрепляется с актом и подписывается ответственным лицом.

3. Подпишите трудовой договор. Перечень обязательных пунктов содержится в ст. 57 ТК РФ. Нужны два экземпляра: один отдаете сотруднику, второй храните у себя.

4. Оформите приказ о приеме на работу, личную карточку работника, карточку учета выплат и страховых взносов.

5. Внесите данные о новом месте работы в трудовую книжку сотрудника.

Найм сотрудников по договору ГПХ: порядок действий

Нанять нового сотрудника в этом случае проще, нужно меньше документов. Особое внимание уделите содержанию договора: в нём должно быть четко и детально прописано, что вы поручаете исполнителю, когда и какой результат хотите получить, сколько за это платите. Услуги или работы принимаете, убедившись в их надлежащем качестве, что подтверждается подписанием акта.

Поскольку вы не нанимаете специалиста в штат, вносить записи в его трудовую не нужно.

Помните, что закон запрещает сотрудничать с самозанятым, если он состоял с вами в трудовых отношениях менее чем два года назад. Этот факт легко вычисляется по ИНН плательщика, который указывается в приложении «Мой налог». Выявив нарушение, ФНС переквалифицирует договор ГПХ в трудовой и доначислит НДФЛ и взносы, а также выпишет штраф.

Штрафы за нарушение правил найма сотрудников

В соответствии со ст. 419 ТК РФ нарушения при оформлении сотрудников могут повлечь за собой дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и даже уголовную ответственность. Зависит от их тяжести.

Трудовой кодекс, например, запрещает дискриминацию при приеме на работу. Отказав кандидату предпенсионного возраста (за пять лет до назначения страховой пенсии) без веских причин, можно заработать штраф на должностное лицо до 200 000 рублей.

Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет за собой штраф на должностное лицо в размере от 3 до 5 МРОТ (по состоянию на 2021 год это от 38 376 до 63 960 рублей).

С тем, как нанять нового сотрудника, разобрались. Рекомендуем прочесть также статьи о том, какой порядок оплаты труда прописан в ТК РФ и как правильно рассчитать зарплату сотруднику.