Чек-лист проверки организации: что учесть, чтобы не получить штраф от налоговой, пожарных или Роскомнадзора. Чек-лист «Плановая проверка организации»

С помощью экспертов мы разработали рекомендации, которые позволят компаниям избежать проблем при проверках. Проконтролируйте с помощью нашего чек-листа пожарной проверки организации, налоговой проверки и проверки работы с персональными данными, какие моменты вы могли не учесть в своей работе. И как избежать лишних проверок инспекции.

У нас есть отдельные статьи на эту тему:

"Как избежать лишних проверок налоговой инспекции и что делать, если всё же пришли: рекомендации экспертов и " чек-лист плановой проверки."

"Чек-лист пожарной проверки : что учесть до и как вести себя во время визита инспекторов".

"Чек-лист проверки организации Роспотребнадзором: как подготовиться, что могут запросить инспекторы и как себя с ними вести"

 

Запустите систему делегирования ответственности

Елена Иванова, Генеральный Директор ООО «Новый Метод консалт», Санкт-Петербург

Генеральный Директор всегда отвечал за все, что происходит в компании. Однако в последние годы наметилась тенденция по ужесточению требований. Например, теперь привлечь руководителя к субсидиарной ответственности по долгам компании могут не только налоговики, но и дебиторы.

А с выходом разъяснений ФНС России стало менее эффективным использование фиктивных директоров. Теперь налоговики пытаются найти реальных бенефициаров. Ликвидация юрлица также больше не спасает от ответственности.

Что сделать. У Генерального Директора, его заместителей и руководителей подразделений должны быть прописаны не только права и обязанности, но и зоны ответственности. Делегирование полномочий и ответственности позволит Генеральному Директору избежать штрафов как должностному лицу, а также сведет к минимуму риск дисквалификации.

1. Назначьте ответственное лицо за проверку контрагентов. Для этого издайте соответствующий приказ, в котором максимально полно пропишите должностные обязанности. Проведите обучение такого сотрудника. Если он будет работать в рамках регламента, то риск привлечения руководителя к субсидиарной ответственности снизится до минимума. Некоторые компании создают целую службу безопасности.
2. Создайте службу охраны труда или введите должность специалиста по охране труда (можно по совместительству с основной работой). В таком случае Вы сможете доказать, что являетесь ответственным и добросовестным работодателем, который соблюдает все требования (ст. 217 ТК РФ). Отвечать на возможные претензии будет функциональная служба. Решение создать службу охраны труда или ввести должность специалиста отразите в приказе.
3. Издайте приказы о назначении ответственных за выполнение требований и организацию мероприятий в области гражданской обороны, а также за пожарную безопасность. Можно назначить любого сотрудника организации — никаких специальных требований к нему в законодательстве РФ не предусмотрено.

Что грозит. Штрафы в случае единичных просчетов и дисквалификация при повторных нарушениях. Налоговики и дебиторы могут привлечь Генерального Директора к субсидиарной ответственности по долгам компании, если докажут неразумность или недобросовестность его действий.

Документы. Федеральный закон от 29.07.2017 № 266‑ФЗ; Федеральный закон от 28.12.2016 № 488‑ФЗ (ред. от 29.07.2017); письмо ФНС России от 16.08.2017 № СА-4-18/16148@ «О применении налоговыми органами положений главы III.2 Федерального закона от 26.10.2002 № 127‑ФЗ».

Проверьте соотношение налогов и выручки

Екатерина Шестакова, Генеральный Директор ООО «Актуальный менеджмент», Москва

Просто платить налоги теперь недостаточно. ФНС России заинтересуется компанией, если сочтет, что она отдает государству слишком мало. Так, компании, заработавшей меньше, чем в среднем по отрасли в данном регионе, начислят налог на прибыль, исходя из норм, а директора вызовут на комиссию. Руководителя пригласят на беседу в налоговую инспекцию и в том случае, если показатели упадут в сравнении с прошлым отчетным периодом.

Что сделать. Суммы, которые должна отчислять компания, ФНС России проверяет по специальной таблице норм прибыли по видам деятельности. Найти ее можно на официальном сайте налоговой инспекции ( nalog.ru).

Проверяющих не будет интересовать, работаете ли вы с прибылью или в убыток, вкладывая деньги в развитие бизнеса. Если зарабатываете меньше положенного, то с вас все равно потребуют по норме.

Чтобы не платить лишнего, подготовьте пояснения, почему расходы равны доходам или почему снизились показатели. Например, у вашей компании увеличились материальные затраты и расходы на оплату труда.

Соберите все документы, подтверждающие эти расходы (договоры, акты). При объяснениях допустимо ссылаться на тяжелую экономическую ситуацию в стране или на рост курса валюты, но только если есть возможность провести параллель между причиной и убытком. Условно говоря, если компания ничего не покупает за валюту, то и на расходы ее курс повлиять не может.

Подготовьте ответ на вопрос о том, какие шаги вы намерены предпринять для снижения убытков. В письменные пояснения для налоговой инспекции добавьте несколько предложений о планируемых мерах по увеличению прибыли. Например, о том, что вы собираетесь выйти на новые рынки или сократить затраты на производство. Если инспекция примет ваши пояснения, то переплаты по налогам можно избежать.

Что грозит. Откажетесь платить — будут давить, угрожать выездными проверками. Могут найти поводы для внеплановых проверок.

Документ. Письмо ФНС России от 25.07.2017 № ЕД-4-15/14490.

Подготовьте документы о проведении инструктажа по гражданской обороне

Екатерина Шестакова, Генеральный Директор ООО «Актуальный менеджмент», Москва

У работодателей стало больше обязанностей по подготовке сотрудников. Если их проигнорировать, то существует риск штрафов и дисквалификации руководителя.

Что сделать. Если к вам придут с проверкой инспекторы МЧС, вы должны быть готовы показать им:

• программу проведения вводного инструктажа по гражданской обороне;
• журнал о регистрации вводного инструктажа по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (с подписями сотрудников, прошедших инструктаж);
• план регулярных учений и тренировок по гражданской обороне;
• приказ об утверждении программы инструктажа.

Чтобы снизить риск привлечения к ответственности директора, назначьте ответственным за выполнение требований и организацию мероприятий в области гражданской обороны сотрудника по совместительству.

Что грозит. За невыполнение требований установлены штрафы: для должностного лица — 10–20 тыс. руб., для юридического лица — 100–200 тыс. руб. (ст. 20.7 КоАП РФ). Штрафуют не за каждого сотрудника, а за всех в целом. Однако, если не устранить нарушение в срок, то руководителя дисквалифицируют на три года.

Документ. Постановление Правительства РФ от 19.04.2017 № 470 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.11.2000 № 841».

Проверьте достоверность сведений о вашей компании в ЕГРЮЛ

Елена Иванова, Генеральный Директор ООО «Новый Метод консалт», Санкт-Петербург

С 1 сентября 2017 года налоговики получили право ликвидировать компанию, если после появления в ЕГРЮЛ записи о недостоверности сведений прошло более полугода. Вы можете даже не узнать о том, что ваша фирма приговорена, если не проверяете почту по адресу регистрации компании.

Что сделать. Проверьте в реестре все данные об адресе, руководителе и участниках компании. Если информация ошибочная (например, не указан номер помещения/офиса) — внесите изменения, не дожидаясь запроса налоговой инспекции.

Если запись о недостоверности сведений уже появилась в ЕГРЮЛ, направьте в налоговую инспекцию письменное заявление в свободной форме. Приложите к заявлению подтверждающие документы. Чтобы заменить неполные или устаревшие сведения, внесите актуальные данные путем регистрации изменений в реестре.

При получении запроса налоговиков о подтверждении сведений оперативно направьте необходимые документы. Например, договор аренды, письмо от собственника помещений.

Недостоверными могут признать адрес компании, сведения об учредителях, размере и стоимости их долей в уставном капитале. А также информацию о руководителе компании, например его паспортные данные, ИНН.

Что грозит. Через шесть месяцев после появления записи о недостоверности налоговая инспекция примет решение об исключении компании из реестра. В течение трех дней решение опубликуют в журнале «Вестник государственной регистрации» (vestnik-gosreg.ru). С этого момента у компании есть еще три месяца до ликвидации.

За это время фирма, ее кредиторы и иные заинтересованные лица могут направить мотивированные возражения ФНС России против исключения из ЕГРЮЛ. Без заявления компанию ликвидируют по истечении указанного срока. Следует помнить, что запись о недостоверности сведений общедоступна и повредит репутации компании как надежного партнера.

Документ. Федеральный закон от 28.12.2016 № 488-ФЗ (ред. от 29.07.2017).

Проверьте, правильно ли вы собираете данные о физических лицах

Екатерина Шестакова, Генеральный Директор ООО «Актуальный менеджмент», Москва

С середины 2017 года законодатели детализировали список нарушений при работе с персональными данными, а размер штрафов увеличили. Принимает и рассматривает жалобы Роскомнадзор. Заметим, что штрафовать будут за каждую поступившую в орган жалобу.

Что сделать. Проверьте документооборот на соответствие требованиям Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных». В частности:

• работает алгоритм по получению согласия клиентов и сотрудников на обработку их персональных данных;
• издан приказ о назначении лиц, ответственных за обработку и хранение персональных данных (обычно ответственным назначают юриста);
• на сайте размещено положение об обработке персональных данных;
• собраны подписи всех сотрудников для подтверждения того, что они ознакомлены с принятыми в компании документами о защите персональных данных;
• с каждым из сотрудников заключено соглашение о согласии на обработку и хранение персональных данных;
• в положении указано, что направление персональных данных через сайт предполагает согласие гражданина на их обработку.

Обработкой персональных данных может заниматься сторонняя организация. Например, вы отдали на аутсорсинг бухгалтерский и налоговый учет, но тогда вы должны подписать с компанией соответствующее соглашение.

Что грозит. В случае, если проверка работы с персональными данными покажет факт обработки персональных данных в «иных» целях компанию оштрафуют на 30–50 тыс. руб., должностное лицо — на 5–10 тыс. руб. Например, должностное лицо передает имена, адреса, телефоны сотрудников рекламным организациям, коллекторам или другим третьим лицам.

В случае обработки персональных данных без письменного согласия компания заплатит штраф в размере 15–75 тыс. руб., должностное лицо — в размере 10–20 тыс. руб. Скажем, сотрудник без согласия человека разгласил его зарплату, вознаграждение по договору или передал данные должников в юридическую фирму.

В случае отсутствия доступа к политике по обработке персональных данных предусмотрен штраф: для компании — 15–30 тыс. руб., для должностного лица — 3–6 тыс. руб. Например, у компании есть сайт, где пользователь может оставлять заявки с указанием Ф.И.О. и адреса своей электронной почты. На этой странице обязательно должна быть ссылка на регламентирующий документ: «Политика обработки персональных данных» или «Положение об обработке персональных данных».

Документы. Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений…»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных».

Проверьте систему пожарной безопасности

Елена Иванова, Генеральный Директор ООО «Новый Метод консалт», Санкт-Петербург

Пожарная инспекция получила право приостановить работу компании на срок до трех месяцев. В некоторых случаях это может быть равносильно ликвидации бизнеса. В первую очередь будут проверять компании, в которых уже выявляли нарушения противопожарного режима.

Что сделать. Чтобы у пожарной инспекции не возникло вопросов, организация должна быть готова представить все необходимые документы. Включите в чек-лист пожарной проверки организации контроль наличия следующих документов:

• инструкция о мерах пожарной безопасности;
• приказ о порядке и сроках прохождения противопожарного инструктажа, занятий по пожарно-техническому минимуму;
• приказы о назначении лиц, ответственных за пожарную безопасность;
• инструкции о том, как проводить осмотр и закрывать помещения по окончании работы, как действовать персоналу при пожаре, как содержать и применять огнетушители;
• журналы учета проверок пожарной безопасности (типовая форма утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141) и проведения противопожарных инструктажей, проверок наличия и технического состояния огнетушителей, проверок технического обслуживания сигнализации и системы оповещения.

При осмотре инспекторы проверят наличие и состояние средств пожарной защиты, таблички с телефонным номером вызова пожарных и знаков, обозначающих местонахождение огнетушителей. Также проверят общее состояние помещения, электросетей, эвакуационных выходов, оконных проемов, наружных пожарных лестниц.

Что грозит. В 2017 году выросли суммы штрафов за нарушения пожарной безопасности. Инспекторы пожарного надзора получили право приостанавливать работу компаний на срок до трех месяцев. Чтобы «заслужить» такое наказание, нужно дважды сорвать сроки исполнения предписаний. Применение столь жесткой меры порой равносильно ликвидации компании.

Документ. Федеральный закон от 28.05.2017 № 100‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О пожарной безопасности" и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».

Примите регламент заключения договоров и оформления платежей

Павел Тимохин, Руководитель отдела бухгалтерского консалтинга компании «Фингуру», Москва

Обвинения в отсутствии должной осмотрительности при выборе контрагента стали самой распространенной претензией ФНС России. Кроме того, с июля 2017 года банки начали по‑новому выявлять сомнительные операции и стали чаще блокировать расчетные счета.

Что сделать. Создайте внутренний регламент, в котором зафиксируйте порядок проверки, перечень собираемой информации и укажите конкретного сотрудника или подразделение, ответственных за составление досье на деловых партнеров. Как минимум нужно проверять:

• является ли фирма действующей (подтверждается электронной выпиской из ЕГРЮЛ https://egrul.nalog.ru);
• не зарегистрирован ли контрагент по адресу массовой регистрации ( https://service.nalog.ru/addrfind.do);
• не заявлял ли его директор/участник о том, что не имеет к фирме никакого отношения ( https://service.nalog.ru/svl.do);
• платит ли компания налоги и сдает ли отчетность ( https://service.nalog.ru/zd.do).

Кроме того, убедитесь, способен ли потенциальный партнер исполнить сделку. Для этого оцените условия и коммерческую привлекательность сделки, репутацию и платежеспособность контрагента, наличие у него необходимых ресурсов (оборудование, персонал).

При оплате товара или услуг в поле «Назначение платежа» пишите четкие формулировки, соответствующие характеру деятельности компании, например: «Транзакция представляет собой оплату за оказанные работы по договору № 24‑П и акту сдачи-приемки № 1». Обязательно указывайте номера и даты документов. Избегайте общих формулировок, таких, например, как «за оборудование».

По каждой сделке заранее готовьте пакет документов, поясняющих характер операции и подтверждающих ее законность (договоры, первичные документы). Это позволит быстро отреагировать на действия банка и избежать лишних убытков, связанных с блокировкой счета.

Избегайте сделок, которые носят запутанный или необычный характер, не имеют очевидного экономического смысла или очевидной законной цели. Например, невозможно связаться с клиентом по указанным адресам или телефонам.

Не проводите операции с компаниями, у которых могут быть признаки фирм-однодневок: транзитный характер операций (их признаки указаны в письме Банка России от 31.12.2014 № 236‑Т), отсутствие налоговых и зарплатных платежей.

Что грозит. ФНС России доначислит налоги, если докажет, что компания уклоняется от уплаты или недобросовестно выбирала контрагента. В худшем случае долг повесят на руководителя компании лично.

Банк при наихудшем раскладе заблокирует счет на неопределенный срок, а компанию внесет в черные списки ЦБ, что почти равносильно ликвидации. Фирме, попавшей в черный список, банки отказывают в открытии расчетного счета.

Документы. Методические рекомендации ЦБ РФ от 21.07.2017 № 18-МР; Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»; письма ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@, от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@.

Эксперты «Фингуру» написали подробный материал о том, как избежать налоговой проверки и не доводить до лишних проверок инспекции, как вести себя с проверяющими и какие документы они могут запросить.

Убедитесь, что у вас нет долгов по НДФЛ и страховым взносам

Павел Тимохин, Руководитель отдела бухгалтерского консалтинга компании «Фингуру», Москва

За долги по НДФЛ и обязательным страховым взносам директора могут вызвать на комиссию в налоговую инспекцию. В некоторых случаях за наличие задолженности по взносам теперь грозит уголовная ответственность.

Что сделать. Чтобы обезопасить себя, проверьте:

• нет ли у компании долгов по НДФЛ и обязательным страховым взносам (service.nalog.ru)Для этого нужно запросить в ФНС справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам;
• представлены ли налоговые декларации и иные документы вовремя;
• не содержится ли в документах ошибочных или ложных сведений.

О вызове на комиссию предупредят за месяц и дадут 10 рабочих дней на погашение долгов. Не заплатите – придется идти. Если причина задолженности в том, что клиенты задерживают платежи, подготовьте аргументированный ответ. Как минимум вы должны четко объяснить причину сложившейся ситуации. А в идеале – рассказать о возможных выходах из нее. С собой можно взять выписки из банка и расчеты, подтверждающие ваши слова. Если ошибка содержится в декларации, то нужно подать в налоговую инспекцию уточненную декларацию.

Что грозит. В случае вызова на комиссию налоговая инспекция может заблокировать сумму долга на расчетных счетах компании. Даже частичная блокировка счетов на сумму НДФЛ и взносов мешает полноценной работе организации.

За несвоевременную уплату страховых взносов предусмотрены штрафы:

Источник

Документ. Письмо ФНС от 25.07.2017 №ЕД-4-15/14490 «О работе комиссии по легализации налоговой базы и базы по страховым взносам», Федеральный закон от 29.07.2017 №250-ФЗ «О внесении изменений в Уголовный кодекс Российской Федерации и Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации в связи с совершенствованием правового регулирования отношений, связанных с уплатой страховых взносов в государственные внебюджетные фонды».

Чек-лист плановых проверок: какие изменения в работе нужно учесть

Что сделать	Что проверить
Запустить систему делегирования ответственности	Назначить ответственное лицо за проверку контрагентов Создать службу охраны труда или назначить специалиста Назначить ответственное лицо за выполнение требований и организацию мероприятий в области гражданской обороны Назначить ответственное лицо за пожарную безопасность Назначить ответственное лицо за обработку и хранение персональных данных
Проверить соотношение налогов и выручки	Сверить прибыль с нормами по региону Подготовить документы, подтверждающие расходы, если показатели не соответствуют Подготовить пояснения о планируемых мерах для увеличения прибыли
Принять регламент заключения договоров и оформления платежей	Создать внутренний регламент проверки контрагентов Назначить ответственное подразделение или сотрудника
Проверить достоверность сведений в ЕГРЮЛ	Об адресе О руководителе Об участниках компании
Проверить систему пожарной безопасности	Принята ли инструкция о мерах пожарной безопасности Издан ли приказ о порядке и сроках прохождения противопожарного инструктажа, занятий по пожарно-техническому минимуму Издан ли приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность Принята ли инструкция о том, как проводить осмотр и закрывать помещения по окончании работы, как действовать персоналу при пожаре, как содержать и применять огнетушители Введены ли журналы учета
Подготовить документы о проведении инструктажа по гражданской обороне для новых работников	Принять программу проведения вводного инструктажа по гражданской обороне Подготовить журнал о регистрации вводного инструктажа по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям (в журнале должны быть подписи сотрудников, прошедших инструктаж) Принять план регулярных учений и тренировок по гражданской обороне Издать приказ об утверждении программы инструктажа
Проверить, правильно ли собираются данные о физических лицах	Работает ли алгоритм по получению согласия клиентов и сотрудников на обработку их персональных данных Собраны ли подписи сотрудников, подтверждающие, что они ознакомлены с документами о защите персональных данных Издан ли приказ о назначении лиц, ответственных за обработку и хранение персональных данных Размещено ли на сайте положение об обработке персональных данных Указано ли в положении, что направление персональных данных через сайт предполагает согласие гражданина на их обработку
Проверить, все ли в порядке с НДФЛ и страховыми взносами	Нет ли у компании долгов по НДФЛ и обязательным страховым взносам ( service.nalog.ru) Вовремя ли представлены налоговые декларации и иные документы Нет ли в документах ошибочных или ложных сведений

7 важных изменений с 1 января 2020 года

1. Годовой объем закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц у субъектов малого и среднего предпринимательства увеличится с 10 до 15%.
2. Изменится порядок учета расходов на НИОКР. Закон предоставит возможность уменьшить облагаемую базу на страховые взносы и премии работникам, занятым научными исследованиями, а также за счет увеличения расходов на образование.
МРОТ в России увеличится с 11 280 до 12 130 рублей.
3. Возможности финансирования бизнеса со стороны собственников сократятся. Вступит в силу закон, который уточняет, в каких случаях подобные взносы не облагаются налогами. Вклады в чистые активы придется оформлять как вклад в имущество компании.
4. Продлят льготы компаний, работающих в сфере информационных технологий. Для них ставка по взносам в ПФР составит 8%, на социальное страхование — 2%, на медицинское страхование — 4%.
5. Трудинспекция будет проводить плановые проверки по проверочным листам. Чиновники подготовили 50 списков с контрольными вопросами для проверки работодателей. Каждый лист содержит вопросы по нормам Трудового кодекса РФ, а также меры реагирования в тех случаях, если инспекторы выявят нарушения.
6. До 31 декабря 2022 года работодатели, которые тратят средства на обучение работников, получат возможность учитывать расходы при налогообложении прибыли.

Впервые опубликовано на gd.ru

Рекомендуем прочитать нашу статью о том, как узнать и пройти выездную налоговую проверку.