Бумага, прощай: зачем нужен электронный документооборот (ЭДО) и как на него перейти

Многие предприниматели по старинке обмениваются бумажными счетами и актами, хотя давно есть альтернатива — электронный документооборот. Не понимают, как это работает, экономят, боятся нового — причин много, но последствия предсказуемы: письма теряются, сотрудники ленятся, в конце квартала все нервничают.

У нашего партнера Николая, руководителя контент-маркетингового агентства, проблема — консервативные клиенты. Они пересылают бумажные документы по почте и требуют того же в ответ: однажды письмо вернулось отправителю, его повторно послали с курьером, но и он не смог вручить акты. Выяснилось, что адрес не тот, но на какой надо было отправлять — никто внятно ответить не мог. «На тот, который в договоре указан» — ок, но так и делали! И все бы ничего, но в декабре товарищи появятся на горизонте с требованием «передать хотя бы скан», что тоже давно выполнено. Кто-то потерял, подумаешь…

Особенно часто такие сложности случаются в компаниях, представительства которых разбросаны по стране, у каждого свои подрядчики и клиенты. В итоге отчеты и счета пересылают из офиса в офис, и, когда документы попадают в центральный, собрать их воедино и систематизировать крайне сложно.

Узнали себя в одной из сторон конфликта? Пора отказаться от привычного в пользу новых технологий и показать пример контрагентам. Эта статья поможет вам разобраться в том,

• что такое электронный документооборот и когда его можно применять
• как он ускоряет и упрощает работу компании
• что мешает вам перейти на ЭДО
• какие программы можно использовать и сколько это стоит
• зачем нужна электронная подпись, какой она бывает и как ее получить
• как документально оформить ЭДО с государственными органами
• как документально оформить ЭДО с контрагентами

Что такое электронный документооборот и когда его можно применять

Электронный документооборот — юридически значимый способ организовать работу с документами, не используя бумажные носители. При этом в электронном формате создаются не копии, а оригиналы.

Его можно использовать для:

• сдачи отчетности в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат
• отправки контрагентам счетов-фактур, договоров, актов приема-передачи.

Читайте также: Подготовка и сдача годовой отчетности

Электронные документы равнозначны бумажным, если составлены по утвержденной форме, с реквизитами и электронной подписью. На сегодняшний день ФНС утверждены электронные форматы для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и актов выполненных работ, другие документы можно сдавать в PDF или текстовом виде.

Как электронный документооборот упрощает работу компании

• электронный документ быстрее заполнить и отправить, чем бумажный, при необходимости его можно продублировать или откорректировать;
• документы хранятся в электронном архиве, с которым можно работать, находясь за пределами офиса. К тому же, риск их случайного повреждения или уничтожения ниже, чем при традиционном способе ведения документооборота;
• электронные документы проще защитить: ограничить доступ для конкретных пользователей, создать резервные копии;
• расходы на обеспечение документооборота ниже: не придется регулярно закупать бумагу, обслуживать принтеры и тратиться на услуги курьеров. По данным Диадок за 2016 год российский бизнес сэкономил 14 250 000 рублей, используя ЭДО.

Что мешает вам перейти на ЭДО

Затраты на внедрение. Кажется, если документов немного, проще подготовить бумажные варианты и передать их контрагенту. Давайте прикинем: 5 клиентов, по 2 документа на каждого — только на пересылку почтой уходит около 1 000 в месяц. В год это 12 000 рублей + зарплата сотрудников, которые могли бы потратить время на что-то более важное. При использовании ЭДО на те же 10 документов в месяц в среднем уходит 250 рублей.

Необходимость обучения сотрудников. Современные системы похожи на почтовые сервисы и просты в освоении, в них реально разобраться за несколько часов. Чтобы подстраховаться, можно составить чек-лист по использованию программы.

Электронная подпись. Её вам выдадут в течение трех дней за 1 000 рублей, срок действия — год. Чтобы подписывать документы, нужна специальная программа ( КриптоПРО CSP, ViPNet CSP), работающая на Windows и Mac OS. Альтернативный вариант — веб-сервисы, например, «Контур.Крипто», в котором можно бесплатно создать и проверить ЭП, подписать пакет документов и зашифровать их.

Контрагенты не используют ЭДО. Все больше бизнесменов осознают удобство электронного документооборота — вы можете помочь партнерам и клиентам сделать этот шаг быстрее, рассказав о преимуществах такого способа. Использовать один сервис не обязательно — в системах ЭДО доступен роуминг, работающий по тому же принципу, что и у мобильных операторов. Многие не догадываются об этой особенности.

Есть опасения по поводу того, что документ будет принят. Статья 6 закона N 63-ФЗ "Об электронной подписи" от 06.04.2011 гласит, что все заинтересованные лица, в том числе — контролирующие органы, обязаны принимать документы с электронной подписью. Печатный вариант документа с электронной подписью имеет уникальный идентификатор.

Невозможно обменяться документами на месте. Например, привезли товар на склад — нужно подписать документ, который подтвердит, что экспедитор груз передал, а заказчик получил. У крупных компаний есть опыт применения ЭДО экспедиторами, но для большинства пока удобнее традиционный документооборот.

Какие программы можно использовать и сколько это стоит

Выбирая оператора ЭДО, сравнивайте варианты по базовым критериям: стоимость, простота интерфейса, оперативность реакции техподдержки и оператора, набор функций, возможность обмениваться с пользователями других систем (роуминг), совместимость с вашей бухгалтерской программой. Читайте отзывы и тестируйте сервисы (многие предлагают такую возможность).

Чтобы помочь вам с выбором, мы сравнили пять популярных операторов.

Когда выбрали программу, важно отладить процессы:

1. Утвердить порядок электронного документооборота.
2. Назначить ответственного за его ведение.
3. Организовать электронный архив.
4. Обеспечить электронной подписью сотрудника, который будет подписывать документы.

Зачем нужна электронная подпись для ЭДО, какой она бывает и как ее получить

Согласно закону №63-ФЗ «Об электронной подписи» она бывает простой, усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной. Выбор зависит от ваших задач.

Простая подпись — это коды доступа из SMS, логин и пароль от почты. Ее используют на сайтах госслужб или для внутреннего документооборота, в некоторых случаях нужно будет подтвердить личность, предоставив копию паспорта.

Усиленной неквалифицированной ЭЦП можно подписывать документы с компанией-контрагентом, которая использует ЭДО.

Усиленная квалифицированная подпись используется для работы с ФНС, ПФР и участия в торгах.

Читайте также: Сдача отчетов для расчета пенсий (ПФР)

Документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как бумажный с собственноручной подписью (ст. 6 №63-ФЗ «Об электронной подписи»). Именно усиленную квалифицированную подпись в первую очередь проверяют в государственных органах.

Чтобы получить сертификат на электронную подпись для ЭДО, нужно обратиться в один из аккредитованных центров. Стоимость зависит от типа и сертификата, в среднем квалифицированная ЭЦП обходится порядка 2 000 рублей.

На изготовление ЭЦП уходит около трех суток с момента подачи заявления. Срок ее действия — один год.

Как документально оформить ЭДО с государственными органами

Большинство госорганов перешли на электронный документооборот: ИП и юрлица могут оперативно взаимодействовать с налоговой службой, пенсионным фондом и фондом социального страхования.

Чтобы отправлять электронные документы в Фонд социального страхования, нужно заключить договор с оператором электронного документооборота, установить ПО, совместимое с ПО ФСС, получить ключ электронной подписи и заключить договор с ФСС о подключении к электронной системе. После этого страхователь считается участником системы ЭДО с ФСС и может подавать отчетность в электронном виде

Обмениваться документами с ФНС можно через любого оператора ЭДО. Каждый документ нужно подписывать квалифицированной электронной подписью.

Чтобы отправлять электронные документы в ПФР, сначала нужно заполнить заявление, в котором указано, что отчетность будет приходить в электронной форме, затем подписать соглашение «Об обмене электронными документами в системе электронного документооборота». Без этого соглашения ПФР электронные отчеты не принимает (бывают исключения, но они связаны с несовершенством программы в ПФР). На текущий момент в ПФР большинством организаций подается всего один вид отчета — СЗВ-М. В планах у государства, чтобы этот отчет начала принимать ИФНС вместо ПФР. В этом случае с ПФР не нужно будет заключать соглашение, так как сдавать им ничего не придется.

Все бланки можно скачать с сайта ведомства. Соглашение в двух экземплярах и заявление в трех экземплярах нужно подписать и подать в отделение Пенсионного фонда, рассматривать обращение могут от двух недель до месяца. О принятом решении ведомство сообщит в письменном виде.

Образец заявления о подключении к ЭДО. Источник: clubtk.ru

В Фингуру есть отдел, сотрудники которого оформляют электронные подписи и подключают компании к контролирующим органам. Клиенту остается только подписать документы.

Как документально оформить ЭДО с контрагентами

Нужно подписать соглашение об обмене электронными документами, в котором указать:

• вид электронной подписи
• порядок подписания электронных документов
• действия сторон, если контрагент откажется принимать документ.

А также зафиксировать, что электронные документы приравниваются к подписанным собственноручно.

Кроме того, в сервисе ЭДО нужно указать, какой платформой пользуется контрагент, выслать ему приглашение и написать оператору, чтобы он настроил обмен друг с другом.

Форма соглашения есть у провайдеров, но можно оформить его самостоятельно в произвольной форме.

Пример заполнения соглашения об обмене электронными документами. Источник: nalog-nalog.ru

Подведем итоги

Электронный документооборот помогает:

• сократить время, затрачиваемое на подготовку, обработку и сбор первичных документов, повысить производительность труда сотрудников;
• снизить затраты на бумагу, канцелярию, почтовые и курьерские услуги;
• хранить документы в единой базе, доступной в любой момент;
• минимизировать риск повреждения или уничтожения документов.