Улучшить работу бухгалтерии. Автоматизация процессов в бухгалтерии: опыт онлайн-сервиса Фингуру

Многие российские бизнесмены до сих пор не решаются улучшить работу бухгалтерии путем ее аутсорсинга, потому что это непонятно. Когда бухгалтер сидит в соседнем кабинете и регулярно приносит бумаги на подпись, им спокойно, а если он в другом городе и обмен документами происходит онлайн, становится как-то тревожно. Ваш случай? Приглашаем за кулисы!

Мы уже рассказывали о модели бухгалтерии будущего, к которой рано или поздно придет большинство успешных компаний. Сегодня продемонстрируем, как автоматизация бизнес процессов бухгалтерии позволяет нам минимизировать сбои, в срок сдавать отчеты, избавить предпринимателей от лишней беготни с бумагами и уберечь их от штрафных санкций.

Обработка входящих сообщений и первичных документов

Основной канал коммуникации между клиентом и бухгалтерами Фингуру, а также приема первичных документов, — чат в мобильном приложении или личном кабинете на сайте. В него можно направлять как текстовые сообщения, так и файлы: сканы или фото.

Чтобы обращение как можно быстрее попало к исполнителю, используем чат-бота. Войдя в чат, клиент видит список основных тем и выбирает подходящую, либо не пользуется подсказками и просто пишет сообщение, суть которого определит сотрудник клиентской службы.

Нам прислали документы. Что дальше?

Для работы с Фингуру оригиналы не нужны — достаточно фото или сканов. Используя программы для автоматизации бухгалтерии, мы обрабатываем их так:

1. Отправленные в чат файлы поступают в клиентскую службу. С помощью программы GScan ассистенты разбирают их на страницы, после чего объединяют те, которые относятся к одной операции. Например, чтобы оформить сделку, собирают и располагают в нужном порядке накладную, счет-фактуру и т.д.
2. Документы, собранные в pdf файл, отправляем на обработку бухгалтеру. Они записываются в систему хранения, которая сделана на базе SharePoint от Microsoft: каждому документу в ней присваивается строка.
3. Автоматически создается задание для бухгалтера соответствующего профиля (зарплаты, налоги, первичка), закрепленного за клиентом, в CRM для бухгалтерии Bitrix24, на базе которой построена наша система управления. Запускается процесс обработки.
4. Если документы в порядке, бухгалтер вводит их в учетную систему и осуществляет необходимые проводки.
5. Если что-то не так (не хватает документов, оформлены неверно и т.п.), бухгалтер их не принимает и оставляет комментарий, в котором указывает причину. Клиент получает в чате или на почту сообщение, где указаны реквизиты документа и причина отказа. Когда недочеты будут исправлены, документы высылаются повторно и снова проходят все этапы.

По документам, которые были приняты, мы формируем реестр, который раз в неделю отправляем клиенту. Это позволяет в любой момент поднять историю и проверить, что и когда взяли в работу.

Есть альтернативный вариант взаимодействия между клиентом и Фингуру, применяемый в торговых компаниях, — бухгалтер самостоятельно выгружает данные и документы из управленческой программы, интегрированной с нашим сервисом.

Процесс подготовки отчетности

В начале года для каждого налога актуализируется схема бизнес-процесса, которая в дальнейшем применяется при подготовке отчетов.

Например, подготовка декларации по НДС включает пять этапов:

1. Подготовка промежуточных отчетов на основании тех документов, которые у нас есть.
2. Согласование с клиентом, получение дополнительных документов, которые помогут откорректировать отчет. Например, предприниматель мог не предоставить накладную от поставщика, в результате чего НДС к уплате получился выше.
3. Отправка клиенту платежных поручений для уплаты налога.
4. Отправка декларации в ФНС.
5. Получение от налоговой подтверждения того, что декларация принята, отправка декларации и квитанции о ее приеме клиенту. Если пришел отрицательный протокол, операционист его расшифровывает и либо вносит правки и отправляет повторно, либо дублирует отправку исходного отчета.

На каждый из пяти этапов в CRM-системе в определенное время формируются задачи, которые можно просмотреть в виде списка на месяц, графика, столбиковой диаграммы и т д. Закрыв одну задачу, бухгалтер переходит к следующей.

Вся информация доступна для контроля онлайн в разрезе по клиентам, отчетам и сотрудникам.

Решение типовых задач

Мы стараемся сделать так, чтобы бухгалтерам доставалось как можно меньше рутины, а клиенты получали требуемое оперативно, поэтому активно используем боты для бухгалтера. Обучая их выполнению новых задач, сначала проводим тестирование на фокус-группе, и только когда достигаем высокой точности, новый помощник становится доступен всем клиентам.

Сейчас наши боты умеют самостоятельно формировать платежные поручения на уплату налогов, оформлять справки 2-НДФЛ и рассчитывать отпуска, следующим шагом будет автоматический расчет и формирование платежных документов на отпускные и другие выплаты сотрудникам.

Вот как происходит процесс оформления отпуска с помощью бота для бухгалтера:

1. Заходите в чат и в меню выбираете нужное действие (Зарплаты и кадры / Отпуск) или пишете, что хотите сделать, а бот, вычленив из текста слова типа «отправить в отпуск», «рассчитать отпускные» и т.п., предлагает нужный пункт.
2. Выводится список сотрудников с количеством оставшихся дней отпуска, подгруженный из базы данных 1С.
3. Выбираете нужного сотрудника и указываете даты отпуска. В процессе всплывают подсказки: если выбран интервал меньше двух недель, бот порекомендует его увеличить, а если отпуск начинается менее чем через три дня после текущей даты, напомнит, что осталось мало времени на выплату отпускных в соответствии с законом.
4. Указываете, оплачиваемый отпуск или нет (от этого зависит, какой приказ будет сформирован) и нажимаете кнопку «Отправить».
5. Получаете сообщение о том, что отпуск оформлен, и приказ, с которым нужно будет ознакомить сотрудника.

Интересный факт: чтение этого списка заняло у вас больше времени, чем нужно боту для бухгалтера на выполнение задачи. Приказ оформляется за несколько секунд, что однозначно быстрее, чем если бы в процессе участвовали люди.

Посмотрите, как это происходит!

Справку 2-НДФЛ он оформит так же быстро.

Читайте также: Как посчитать зарплату сотруднику.