Top.Mail.Ru
logo
Персональный бухгалтер
с финансовой ответственностью
Позвоните, чтобы задать вопрос
8 800 301-62-16
logo

Улучшить работу бухгалтерии. Автоматизация процессов в бухгалтерии: опыт онлайн-сервиса Фингуру

Поделиться

Опубликовано: 13.08.2014

10476

Улучшить работу бухгалтерии путем перехода на аутсорсинг или автоматизации

Многие российские бизнесмены до сих пор не решаются улучшить работу бухгалтерии путем ее аутсорсинга, потому что это непонятно. Когда бухгалтер сидит в соседнем кабинете и регулярно приносит бумаги на подпись, им спокойно, а если он в другом городе и обмен документами происходит онлайн, становится как-то тревожно. Ваш случай? Приглашаем за кулисы!

Мы уже рассказывали о модели бухгалтерии будущего, к которой рано или поздно придет большинство успешных компаний. Сегодня продемонстрируем, как автоматизация бизнес процессов бухгалтерии позволяет нам минимизировать сбои, в срок сдавать отчеты, избавить предпринимателей от лишней беготни с бумагами и уберечь их от штрафных санкций.

Основной канал коммуникации между клиентом и бухгалтерами Фингуру, чат в мобильном приложении

Обработка входящих сообщений и первичных документов

Основной канал коммуникации между клиентом и бухгалтерами Фингуру, а также приема первичных документов, — чат в мобильном приложении или личном кабинете на сайте. В него можно направлять как текстовые сообщения, так и файлы: сканы или фото.

Чтобы обращение как можно быстрее попало к исполнителю, используем чат-бота. Войдя в чат, клиент видит список основных тем и выбирает подходящую, либо не пользуется подсказками и просто пишет сообщение, суть которого определит сотрудник клиентской службы.


Нам прислали документы. Что дальше?

Для работы с Фингуру оригиналы не нужны — достаточно фото или сканов. Используя программы для автоматизации бухгалтерии, мы обрабатываем их так:

  1. Отправленные в чат файлы поступают в клиентскую службу. С помощью программы GScan ассистенты разбирают их на страницы, после чего объединяют те, которые относятся к одной операции. Например, чтобы оформить сделку, собирают и располагают в нужном порядке накладную, счет-фактуру и т.д.
  2. Документы, собранные в pdf файл, отправляем на обработку бухгалтеру. Они записываются в систему хранения, которая сделана на базе SharePoint от Microsoft: каждому документу в ней присваивается строка.
  3. Автоматически создается задание для бухгалтера соответствующего профиля (зарплаты, налоги, первичка), закрепленного за клиентом, в CRM для бухгалтерии, на базе которой построена наша система управления. Запускается процесс обработки.
  4. Если документы в порядке, бухгалтер вводит их в учетную систему и осуществляет необходимые проводки.
  5. Если что-то не так (не хватает документов, оформлены неверно и т.п.), бухгалтер их не принимает и оставляет комментарий, в котором указывает причину. Клиент получает в чате или на почту сообщение, где указаны реквизиты документа и причина отказа. Когда недочеты будут исправлены, документы высылаются повторно и снова проходят все этапы.

По документам, которые были приняты, мы формируем реестр, который раз в неделю отправляем клиенту. Это позволяет в любой момент поднять историю и проверить, что и когда взяли в работу.

Автоматически создается задание для бухгалтера соответствующего профиля (зарплаты, налоги, первичка), закрепленного за клиентом, в CRM Bitrix24 настроенного под бухгалтерию

Есть альтернативный вариант взаимодействия между клиентом и Фингуру, применяемый в торговых компаниях, — бухгалтер самостоятельно выгружает данные и документы из управленческой программы, интегрированной с нашим сервисом.

Процесс подготовки отчетности клиента и Фингуру

Процесс подготовки отчетности

В начале года для каждого налога актуализируется схема бизнес-процесса, которая в дальнейшем применяется при подготовке отчетов.

В начале года для каждого налога актуализируется схема бизнес-процесса

Например, подготовка декларации по НДС включает пять этапов:

  1. Подготовка промежуточных отчетов на основании тех документов, которые у нас есть.
  2. Согласование с клиентом, получение дополнительных документов, которые помогут откорректировать отчет. Например, предприниматель мог не предоставить накладную от поставщика, в результате чего НДС к уплате получился выше.
  3. Отправка клиенту платежных поручений для уплаты налога.
  4. Отправка декларации в ФНС.
  5. Получение от налоговой подтверждения того, что декларация принята, отправка декларации и квитанции о ее приеме клиенту. Если пришел отрицательный протокол, операционист его расшифровывает и либо вносит правки и отправляет повторно, либо дублирует отправку исходного отчета.

На каждый из пяти этапов в CRM-системе в определенное время формируются задачи, которые можно просмотреть в виде списка на месяц, графика, столбиковой диаграммы и т д. Закрыв одну задачу, бухгалтер переходит к следующей.

На каждый из пяти этапов в CRM-системе в определенное время формируются задачи для бухгалтера

Вся информация доступна для контроля онлайн в разрезе по клиентам, отчетам и сотрудникам.

Использования ботов для решения типовых задач в бухгалтерии

Решение типовых задач

Мы стараемся сделать так, чтобы бухгалтерам доставалось как можно меньше рутины, а клиенты получали требуемое оперативно, поэтому активно используем боты для бухгалтера. Обучая их выполнению новых задач, сначала проводим тестирование на фокус-группе, и только когда достигаем высокой точности, новый помощник становится доступен всем клиентам.

Сейчас наши боты умеют самостоятельно формировать платежные поручения на уплату налогов, оформлять справки 2-НДФЛ и рассчитывать отпуска, следующим шагом будет автоматический расчет и формирование платежных документов на отпускные и другие выплаты сотрудникам.

Вот как происходит процесс оформления отпуска с помощью бота для бухгалтера:

  1. Заходите в чат и в меню выбираете нужное действие (Зарплаты и кадры / Отпуск) или пишете, что хотите сделать, а бот, вычленив из текста слова типа «отправить в отпуск», «рассчитать отпускные» и т.п., предлагает нужный пункт.
  2. Выводится список сотрудников с количеством оставшихся дней отпуска, подгруженный из базы данных 1С.
  3. Выбираете нужного сотрудника и указываете даты отпуска. В процессе всплывают подсказки: если выбран интервал меньше двух недель, бот порекомендует его увеличить, а если отпуск начинается менее чем через три дня после текущей даты, напомнит, что осталось мало времени на выплату отпускных в соответствии с законом.
  4. Указываете, оплачиваемый отпуск или нет (от этого зависит, какой приказ будет сформирован) и нажимаете кнопку «Отправить».
  5. Получаете сообщение о том, что отпуск оформлен, и приказ, с которым нужно будет ознакомить сотрудника.

Интересный факт: чтение этого списка заняло у вас больше времени, чем нужно боту для бухгалтера на выполнение задачи. Приказ оформляется за несколько секунд, что однозначно быстрее, чем если бы в процессе участвовали люди.

Посмотрите, как это происходит!

Справку 2-НДФЛ он оформит так же быстро.

Став клиентом Фингуру, вы получите троих бухгалтеров (по налогам, первичке и зарплатам), персонального ассистента, ЭЦП, систему для ЭДО, удобное мобильное приложение с чат-ботом, доступным 24/7 и страховку от ошибок на миллион рублей.

Читайте также: Как посчитать зарплату сотруднику.


Хочу все знать!

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса


Эксперт Фингуру

Яна Смолярук

Как подписать документ электронной подписью Как подписать документ электронной подписью

Сегодня электронная подпись (ЭП) применяется для подписания корреспонденции, договоров и контрактов с контрагентами, счетов-фактур, актов выполненных работ в рамках электронного документооборота (ЭДО).

17 мая 2024
Как подключить электронный документооборот Как подключить электронный документооборот

Электронный документооборот – система, позволяющая вести документооборот в цифровом виде. ЭДО (сокращенное наименование технологии) открывает для компаний возможности оптимизации переписки с контрагентами, сокращения сроков согласования документов внутри организации, организации удобной базы данных с быстрым доступом по необходимому запросу.

6 мая 2024
Электронный документооборот: что это и как работает Электронный документооборот: что это и как работает

В любом бизнесе происходит обмен документами: договорами, актами выполненных работ, счетами-фактурами, деловой корреспонденцией, бухгалтерскими отчетами. Делопроизводство можно осуществлять на бумажных носителях, однако это – времязатратный процесс: от распечатки документа до необходимости доставки почтой или курьером. Сэкономить время и оптимизировать процесс обмена корреспонденцией поможет электронный документооборот (ЭДО). Рассказываем, что такое электронный документооборот, кто может пользоваться и какие есть типы электронных подписей.

3 мая 2024
Закрыть

Спасибо за заявку.

Мы формируем Ваш личный кабинет, Вы будете туда перенаправленные через 5 сек.