Многие предприниматели знают о бухгалтерском, налоговом и кадровом учете, но не вникают в то, как вести финансовый учет в бизнесе. В результате не знают, какую прибыль реально приносит их дело, и не застрахованы от кассового разрыва — ситуации, когда нечем платить по счетам.
В основе успешного бизнеса лежат три отчета. Мы подготовили статью, в которой подробно рассказали о роли каждого из них. Здесь разобрали пошаговую стратегию для тех, кто хочет навести порядок в деньгах фирмы — рекомендуем сразу применять полученные знания на практике.
Как вести финансовый учет: руководство для начинающих
Шаг 1: учитываем деньги на счетах.
Первое, что нужно сделать для оценки текущего состояния бизнеса, — составить отчет о движении денежных средств. Он наглядно продемонстрирует, какие суммы поступили на счет и были потрачены за определенный период.
Отчет очень важный — с его помощью реально предотвратить кассовый разрыв. Вы увидите, сколько денег на каждом счету, и поймете, можете ли извлечь некую сумму из оборота (например, вывести часть прибыли на личные нужды) без ущерба для бизнеса.
Если работать без этого отчета, можно оказаться в неприятной ситуации:
У Дмитрия небольшое производство консервированной продукции, которое снабжает несколько магазинов. 5 сентября на его счету лежало 50 000 рублей, 10 сентября должны были поступить еще 40 000 от заказчика за партию товара. На имеющуюся сумму владелец закупил сырье. 8 сентября клиент обратился с просьбой предоставить отсрочку по оплате до 15 сентября, и Дмитрий согласился, забыв о том, что 12 числа спишут платеж по кредиту за оборудование. В итоге денег не хватило, и банк начислил пеню за просрочку.
Дополнительно рекомендуем завести платежный календарь и вносить туда все запланированные обязательства: как ваши перед партнерами, клиентами и сотрудниками, так и контрагентов перед вами. Так вы сможете ориентироваться в том, кто, кому и сколько должен, и будете принимать решения, опираясь на факты.
Шаг 2: анализируем финансовую ситуацию.
ОДДС, который мы разобрали в предыдущем разделе, помогает убедиться, что вы можете своевременно платить по счетам. Для более углубленного анализа нужны также:
- Отчет о прибыли и убытках предприятия.
- Баланс.
В отчете о прибылях и убытках предприятия отражаются ваши доходы и расходы. Разница между ними — это чистая прибыль за выбранный период. Может оказаться, что в данный момент деньги на счетах есть, но вы работаете в убыток — отчет это покажет.
Баланс — это перечень активов и пассивов фирмы. Он нужен, чтобы понять, в чем выражается состояние бизнеса: в деньгах, имуществе или чем-то еще. К активам относятся средства на счетах и в кассе, недвижимость, транспорт, сырье для производства, дебиторка и т. п. Пассивы — это личные и кредитные средства, за которые покупаются активы.
На вопрос «Как правильно вести финансовый учет?» можно ответить так: составлять ОДДС, отчет о прибыли и убытках предприятия и баланс. Они позволят оценить реальное положение дел: понять, приносит ли бизнес прибыль на самом деле, можно ли давать контрагентам отсрочку, не грозит ли вам кассовый разрыв. Без этих трех отчетов вы управляете фирмой наобум и сильно рискуете.
Клиентам Фингуру основные данные для оценки ситуации в бизнесе доступны в мобильном приложении.
Шаг 3: планируем бюджет и прогнозируем будущее своего дела.
Отчеты помогают оценить текущую ситуацию в бизнесе. Чтобы развиваться, важно просчитывать ходы наперед: составлять бюджет и финансовые прогнозы.
Здесь вам не помешает помощь грамотного бухгалтера или финансового аналитика. Если решите действовать самостоятельно, используйте специализированные сервисы для управления финансами («Бизнес Аналитика», «Финолог» и т. п.), которые соединяют денежные потоки, позволяют планировать бюджет и визуализируют данные так, чтобы их легче было воспринимать.
Разобравшись, как вести финансовый учет в бизнесе, вы сможете контролировать развитие своего дела и прибыль, которую оно приносит. Чтобы составить полную картину, прочтите нашу статью о том, как использовать для учета Excel — самый простой и доступный каждому вариант.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
