После поголовного перехода на онлайн-кассы у ИП и субъектов малого предпринимательства (ООО) возникает много вопросов, касающихся порядка ведения кассового учета. Эта статья может быть использована, как инструкция по учету кассовых операций — в ней мы разобрали самые проблемные моменты для начинающих бизнесменов.

1. Открытие смены онлайн-кассы

В соответствии с п.2 ст.4.3 ФЗ-54 кассовая смена не может длиться больше 24 часов, т.к. в противном случае отображение фискальных признаков на чеках невозможно. Открытие и закрытие онлайн-кассы должно сопровождаться распечаткой отчетов.

Большинство онлайн-касс формирует отчет об открытии смены автоматически в момент, когда при закрытой предыдущей смене кассир оформляет какой-то другой документ, например, подтверждающий отпуск товара.

2. Прием выручки в кассу

В течение рабочей смены кассир-операционист принимает от покупателей наличную и безналичную оплату за товары, работы или услуги и формирует по каждой операции чек ПРИХОД (ПРОДАЖА) — главный фискальный документ. Оформлять ПКО на каждую сумму, пробитую через ККТ, не надо.

В течение смены, для контроля денежных средств, проведенных через кассовый аппарат, можно формировать сколько угодно нефискальных документов — X-отчетов.

3. Возврат прихода

Учет кассовых операций предприятия розничной торговли редко обходится без оформления возвратов. Если клиент решил отказаться от покупки, вам нужно будет оформить чек ВОЗВРАТ ПРИХОДА. Возвращая полную сумму, кассир формирует чек, аналогичный первоначальному, а в поле «Дополнительные реквизиты чека» указывает фискальный номер операции, подлежащей корректировке.

4. Прием наличных из банка

Приходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления поступления денежных средств в кассу ИП или организации.

При приеме наличных из банка (например, для выдачи ЗП или командировочных) оформляется ПКО.

Порядок учета приходных и расходных кассовых ордеров регламентирован указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившим в силу 01.06.2014 года. Согласно этому документу, ПКО и РКО фиксируются в журнале регистрации по форме КО-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

5. Выдача денег под отчет

Подотчетные деньги — это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужды.

Для выдачи денег формируется расходный кассовый ордер (РКО) на основании письменного заявления подотчётного лица, составленного в произвольной форме. В заявлении указывается сумма, срок, на который выдаются деньги, дата и подпись руководителя.

В течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдавались подотчётные деньги, или выхода на работу сотрудник обязан предъявить бухгалтеру (при его отсутствии — руководителю) авансовый отчёт вместе с документами, подтверждающими произведённые расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Если сотрудник потратил личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление.

Если у сотрудника остались на руках подотчетные деньги, то он возвращает их обратно в кассу. Оформляется ПКО.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: нельзя выдавать работнику наличные деньги в подотчёт, если он уже имеет непогашенную задолженность по ранее полученной подотчётной сумме денег. То есть работник вначале должен отчитаться по ранее полученным деньгам и только потом может взять снова деньги в подотчёт.

Руководитель (или ИП) сам решает на какой срок выдавать деньги, законом этот период не ограничивается. Главное, в заявлении подотчётного лица этот срок должен быть чётко указан, а руководитель даёт своё согласие посредством подписи.

Деньги под отчёт можно перечислять и на банковские зарплатные карты сотрудников.

6. Выдача ЗП

Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Ведомость составляется бухгалтерией в одном экземпляре на основании первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и тому подобного. Напротив фамилий тех работников, которым зарплата по каким-либо причинам не выплачена, указывается «депонировано».

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости оформляется РКО.

Заработную плату работникам можно выплачивать и по расходному ордеру, но разумнее вести учет в ведомости.

Исправления в документах не допускаются.

7. Сдача наличных в банк.

Принимая от клиентов оплату за товары и услуги наличными, кассир должен оформить приходный кассовый ордер по форме КО-1. Если сумма превышает лимит остатка в кассе, излишек нужно сдать в банк, для чего формируется расходный кассовый ордер по форме КО-2.

8. Закрытие кассовой смены

Как мы уже говорили ранее, открытие и закрытие смены онлайн-кассы должно сопровождаться распечаткой отчетов.

Закрытие смены подтверждает отчет, который содержит такую информацию:

• адрес точки, ФИО кассира и другие данные о смене;
• сколько чеков было напечатано;
• сколько чеков не ушло в ОФД (если эта цифра отличается от нуля, возможны проблемы с передачей данных, которые нужно оперативно устранить);
• сумма выручки;
• сумма возвратов;
• информация о способах оплаты (нал, безнал).

Обязательные реквизиты отчета содержатся в таблице 32 главы 2 приложения 2 Приказа ФСН N ММВ-7-20/229 от 21 марта 2017 года.

Отчет о закрытии смены — фискальный документ. Большинство онлайн-касс настроено так, что при его оформлении производится полная выемка наличных, отдельную операцию проводить не нужно.

Если вы по какой-то причине не закрыли смену вовремя, порядок действий такой:

• прекращаете пробивать чеки;
• формируете отчет о закрытии смены;
• если успели выдать чеки после того, как прошло 24 часа с момента открытия смены, важно сообщить в ФНС об обстоятельствах случившегося до того, как данные о нарушении ведомство получит от ОФД. Чрезвычайные обстоятельства в идеале нужно подтвердить документально — это повысит шансы на смягчение наказания.

9. Использование чека коррекции.

Если при оформлении продажи чек не был пробит (это случается из-за сбоя в работе кассы), нужно действовать так:

• составить акт, в котором указать расчет, произведенный без применения ККТ, название товара или услуги, причину нарушения;
• сформировать чек коррекции, в котором указать признак расчета (приход, расход), основания для корректировки, сумму;
• сообщить в налоговую о факте неприменения ККТ и формировании чека коррекции.

Согласно примечанию к ст. 14.5 КоАП РФ, своевременно обнаружив и самостоятельно исправив ошибку, вы будете освобождены от наказания.

Как законно распоряжаться выручкой

Все, что зарабатывает организация, является её собственностью. Даже если в ООО всего один учредитель, он не имеет права тратить деньги из кассы на личные нужды

Мы подготовили памятку, которая поможет вам использовать средства ООО, ничего не нарушая.

ИП в отличие от ООО имеют право брать наличные из кассы или снимать деньги с р/с на личные нужды (главное — не допускать задолженностей по уплате налогов и страховых взносов).

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Самая распространенная ошибка — кассир не закрыл смену, из-за чего ее продолжительность превысила допустимые 24 часа. За это нарушение организация может быть оштрафована на сумму до 10 000 рублей, а ИП — максимум на 3 000. Есть шанс отделаться предупреждением или уменьшить штраф до минимального (5 000 для ООО, 1 500 для ИП), если в кратчайшие сроки обратиться в ФНС и доказать отсутствие злого умысла.

Другие частые нарушения:

• превышен лимит остатка кассы;
• превышен лимит расчетов наличными;
• отсутствуют документы, регламентирующие правила проведения кассовых операций;
• данные учета расходятся с реальным остатком наличных в кассе.

Штрафы разные. Например, за накопление в кассе наличных сверх установленного лимита должностные лица будут оштрафованы на сумму от 4 000 до 5 000 рублей, а юрлица — минимум на 40 000.

Об ответственности за нарушение 54-ФЗ читайте в статье «Не так страшен черт... или Простыми словами про онлайн-кассы»