Как объединить складской и бухгалтерский учет, чтобы навести порядок в бизнесе и сократить расходы

В торговых компаниях и на производственных предприятиях бухгалтерия и склад зачастую работают обособленно. На каждом участке используется специализированное программное обеспечение, при этом большое количество документов дублируется, поэтому было бы логично создать единое пространство для обмена ими. Давайте разберемся, что дает бизнесу интеграция складского и бухгалтерского учета и как ее реализовать.

Почему для ведения учета товара на складе не подходит бухгалтерское ПО

1. В программе, которая используется для бухучета на складе, как правило, содержатся неактуальные данные о расчетах с контрагентами, движении и остатках товаров, текущих заказах и т.п. Для того, чтобы они обновились, нужны сформированные регистры бухгалтерского учета (проводки), которые бухгалтеры обычно делают некоторое время спустя.
2. Для работы в «1С: Бухгалтерия» или другой бухгалтерской программе нужны специальные знания, которыми не обладают работники склада, продавцы и менеджеры.
3. ПО для бухучета не формирует торговые отчеты, которые нужны, чтобы вы могли оперативно оценить, какие товары продаются лучше, отсортировать клиентов по уровню прибыли, которую они приносят, и так далее. Без этого управлять торговым или производственным бизнесом крайне сложно.

Какое ПО использовать для учета товаров и управления бизнесом

Мы рекомендуем своим клиентам облачную систему «МойСклад» по трем причинам:

1. Отсутствуют бухгалтерские проводки. Загруженные документы (накладные, счета, акты выполненных работ и т.п.) сразу отражаются во всех отчетах, видно, что произошло хозяйственное действие: поступление оплаты, убытие товара со склада и т.д. У всех сотрудников есть доступ к актуальной информации сразу после регистрации документа, они перестают зависеть от бухгалтера.
2. Специальные знания не нужны, работать в программе может любой сотрудник, прошедший простое обучение, занимающее максимум пару часов.
3. Можно формировать специальные отчеты для руководителей отделов, которые позволяют оперативно принимать управленческие решения, а также упрощают инвентаризацию.

Почему важно интегрировать бухучет и учет товаров на складе

Бухгалтер работает в одной программе, а сотрудники склада, менеджеры и руководители отделов — в другой, при этом данные в этих программах дублируются. Логично позаботиться об интеграции ПО, чтобы не вводить одно и то же дважды. Это решение позволит:

• избежать утери данных и искажения информации, которые ведут к переплате налогов;
• снизить нагрузку на сотрудников склада и отдела продаж, которым раньше приходилось передавать бухгалтеру каждый документ отдельно и помогать ему с корректным отражением товаров в учете;
• быстрее принимать решения и взять управление бизнесом в свои руки. Вы перестанете быть зависимыми от бухгалтера в таких вопросах, как выставление счетов, закупка, оприходование и розничная продажа товаров, оплата поставщикам, проведение инвентаризации.

Для клиентов Фингуру приятный бонус — операции, данные о которых автоматически выгружаются из программы «МойСклад», учитываются 1 к 10, что позволяет экономить.

Пока программы не интегрированы друг с другом, при поступлении товаров на склад происходит следующее:

• наименование номенклатуры в накладной и прайсе компании отличаются;

• бухгалтер вынужден звонить менеджеру по закупкам или сотруднику склада, отвлекать его от работы и уточнять, что куда приходовать. И хорошо, если он это сделает, а не оприходует на свое усмотрение или, что еще хуже, добавит в прайс новую номенклатуру.

Результат: сотрудники нервничают и тихо ненавидят бухгалтера, либо тот ведет недостоверный учет, что в итоге приведет к расхождениям — по бухгалтерским документам выйдет, что купили одни товары (по накладной), а продали другие (по прайсу).

Выше на картинке приведен пример того, как может выглядеть оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 «Товары», если складской учет велся бухгалтером — возникают отрицательные остатки на складе. Бухгалтер скажет, что оприходовал товары так, как было написано в накладной, и с формальной точки зрения будет прав. Но на деле получилось, что оприходовали одни товары, а продали другие. На стоимость этих реализованных по факту, но не реализованных на бумаге товаров вы не сможете уменьшить УСН (для применяющих УСН «Доходы минус расходы») или налог на прибыль (для компаний на ОСНО).

Подведем итоги. Отсутствие интеграции организации учета на складе и в бухгалтерии приводит к тому, что:

• бухгалтер тратит до 70% рабочего времени на оприходование товара, отвлекая при этом других сотрудников от выполнения прямых обязанностей;
• практически неизбежны ошибки в учете;
• переплата налогов может достигать 1 000% от суммы, которую вы заплатили бы при корректном ведении учета.

Как работает связка ведения учета на складе и в бухгалтерии

Предположим, для учета материалов на складе используется «МойСклад» и для учета в бухгалтерии — «1С: Бухгалтерия». Работа будет организована так:

1. В течение месяца сотрудники склада и отдела продаж отражают все хозяйственные операции (продажи, закупки, оплаты поставщикам, оплаты от клиентов и т.п.) в управленческой программе «МойСклад».
2. К определенной дате участники процесса закрывают месяц.
3. Бухгалтер выбирает интервал дат и список документов / операций, которые ему нужны, после чего выгружает данные в «1С: Бухгалтерия» напрямую либо через файл формата Enterprise Data (более надежный вариант).
4. Бухгалтер формирует проводки, проверяет корректность внесенных данных, при необходимости возвращает их для исправления ошибок.
5. Загрузка повторяется столько раз, сколько нужно, чтобы все данные были корректными (они перезаписываются).

Поможем автоматизировать процессы предприятиям оптовой, розничной торговли и интернет-магазинам:

• подключим «1С:УНФ» или «МойСклад» для управления бизнесом (если уже используете одну из них, сразу перейдем к интеграции);
• обучим персонал работе с ПО;
• интегрируем складскую программу с бухгалтерией Фингуру, внедрим в нее чат с бухгалтером;
• загрузим справочник номенклатуры, справочник контрагентов и перенесем остатки товаров с разделением по складам.

Рекомендуем прочитать нашу статью о том, почему бухгалтер удаленно это удобно и выгодно.