- Три признака, которые говорят о необходимости внедрить автоматизацию отправки чеков как можно быстрее
- Отправка чеков без человеческого участия: как это работает
- Несколько рекомендаций по выбору партнера для автоматизации
- Ответы на распространенные вопросы по теме
- Вывод
После выхода в онлайн торговый бизнес сталкивается с необходимостью формировать электронные чеки согласно 54-ФЗ. Если речь о 15-20 продажах в день, вы можете отправлять чеки покупателям самостоятельно через облачную кассу или же поручить это своему сотруднику. Но когда продажи начнут расти, количество чеков в день вырастет в разы: самое время внедрять автоматизацию. Даже если вы только начали свой путь в электронной коммерции, рекомендуем прочитать наш материал до конца – информация пригодится вам в будущем.
Три признака, которые говорят о необходимости внедрить автоматизацию отправки чеков как можно быстрее
Типичную ситуацию уже обрисовали в начале: вы запускаете продажи в интернете – через сайт или канал в мессенджере – покупатели оплачивают товар по QR-коду, который вы создали в личном кабинете банка. Далее вы отслеживаете факт оплаты и вручную пробиваете чек на облачной кассе.
Первый признак, сигнализирующий о необходимости перестраивать работу, может проявляться постепенно. Закон обязывает продавца направлять электронный чек не позднее следующих рабочих суток после оплаты. Следовательно, кто-то должен следить за платежами круглосуточно, а в силу природы онлайн-торговли вы вряд ли станете ограничивать время приема оплаты стандартными 9:00-18:00 (условно), т.к. это упущенная прибыль. Задумайтесь, не превратился ли ваш бизнес в дежурство 24/7?
Следующий признак – из-за увеличения объема продаж в электронных чеках появляется больше ошибок. Банальная опечатка, и данные кассы уже не сходятся с движением денег по счету. Как итог, вы или ваш бухгалтер тратите драгоценное время на поиск источника ошибки и формирование чеков коррекции. Также не стоит забывать, что за неправильно указанные реквизиты в чеке предусмотрены штрафы:
-
для юрлиц – 5-10 тыс. руб.;
-
для ИП – 1,5-3 тыс. руб.
Напомним, что с 1 сентября 2025 года действуют обновленные требования к кассовым чекам (в том числе электронным), подробно изложенные в статье 4.7 ФЗ-54. Например, в электронный чек обязательно должно быть включено указание на онлайн-продажу (тег 1125 со значением «1»), адрес сайта (тег 1187), контакт клиента – номер телефона или адрес электронной почты (тег 1008).
Также напомним, что если вы занимаетесь реализацией товара, подлежащего маркировке (перечень категорий можно изучить на сайте системы «Честный Знак» – главная страница, под заголовком «Что необходимо маркировать»), требуется применять формат фискальных данных (ФФД) 1.2. Данные о ФФД, применяемом на вашей онлайн-кассе, также отражаются в кассовом чеке.
Но наиболее явный признак, что автоматическое формирование чеков – это уже не прихоть, а реальная необходимость, представляет собой следствие двух вышеперечисленных. Постоянное «дежурство» размывает внимание, а устранение ошибок съедает время – в результате вы постепенно теряете контроль над платежами и чеками, что вызывает перебои в обслуживании покупателей. Масштабироваться в таких условиях невозможно.
Отправка чеков без человеческого участия: как это работает
Автоматизация – это когда IT-инфраструктура вашего бизнеса функционирует как единый контур. Проще говоря, система фиксации оплаты направляет данные о покупателе и платеже в облачную кассу для формирования чека. Такую интеграцию можно настроить одним из нижеперечисленных способов.
Через интернет-эквайринг или платежные агрегаторы
Оптимальный вариант, если работаете с платежными ссылками или динамическими QR-кодами без полноценного сайта – через сообщества в социальных сетях или каналы в мессенджерах. При этом стоит учитывать, что в статический QR-код не включены данные о покупке и покупателе, поэтому если используете такой подход, платежи все равно нужно пробивать вручную.
Через CRM или CMS
Схема работает следующим образом: сначала платеж фиксируется сайтом, CRM или товароучетной системой. Далее, когда статус заказа меняется на «Оплачен», платформа сама отправляет команду на формирование чека.
По API
Прямое подключение – лучший вариант, если используете нестандартную IT-инфраструктуру, самостоятельно созданный сайт (т.е. не через популярные CMS и конструкторы сайтов, такие как 1С-Битрикс, InSales и Tilda) или иные нетипичные решения. API позволяет настроить любой сценарий фискализации.
Несколько рекомендаций по выбору партнера для автоматизации
Формат запуска
Провайдер облачного кассового сервиса может предлагать базовую настройку интеграции или настройку «под ключ». Очевидно, что цена будет отличаться, однако лучше выбирать партнера, готового взять на себя полный цикл: настройку ККТ, в том числе регистрацию кассы в ФНС, подключение к ОФД, инструктаж по работе с чеками.
Наличие готовых интеграций
Решения, демонстрируемые вашим потенциальным партнером на сайте, – это витрина. Вам же следует убедиться, что у сервиса есть модули, совместимые с вашими CMS, CRM, системой учета товара, эквайрингом или платежным сервисом. Разработка интеграции конкретно под ваш бизнес существенно увеличит расходы на внедрение.
Качество техподдержки
Убедитесь, что поддержка оказывается на должном уровне и оперативно. Пока не внедрите систему, проверить это на своем опыте не получится, но можно изучить отзывы (правильный вариант – в разных источниках), а также обратиться к компаниям, которые уже внедрили это решение, и попросить их поделиться пользовательским опытом.
Ответы на распространенные вопросы по теме
Когда отправлять электронный чек на почту?
Электронный чек нужно направлять покупателю не позднее завершения рабочих суток, следующих за днем поступления оплаты. Если срок превышен всего на 1 минуту – это уже нарушение ФЗ-54.
Приравнивается ли электронный чек к бумажному?
Да, электронный кассовый чек имеет полную юридическую силу, равную бумажному. Он содержит все необходимые реквизиты и фискальные данные. Покупатель может использовать его для возврата товара, гарантийного обслуживания или в качестве подтверждающего документа для налогового вычета.
Нужно ли дублировать электронный чек бумажным?
Нет, не нужно. Если покупатель получил электронный чек, пробивать и выдавать бумажный не требуется. Достаточно одного чека в любой форме. Дублирование имеет смысл только по прямой просьбе покупателя.
Вывод
Автоматизация выдачи электронных чеков для интернет-магазина или другого формата электронной коммерции – один из ключевых шагов на пути к масштабированию. Она избавляет от рутины, минимизирует ошибки, снижает риски штрафов и позволяет бизнесу расти без пропорционального увеличения штата. Чем раньше перейдете от ручного пробития чеков к автоматизации, тем проще и комфортнее будет развивать продажи в будущем.
Надежда Солнушкина
Эксперт Фингуру
