Ситуации, когда при приемке очередной партии выявляется товар с истекшим сроком или несоответствие количества изделий документам поставщика, не являются редкостью. Главное – своевременно обнаружить проблему и направить претензию о возврате средств или замене бракованных изделий на качественные. При этом каждый этап возврата сопровождается оформлением актов, а в завершение процедуры следует правильно составить бухгалтерские проводки.
- Юридические основания
- Сроки для осуществления возврата
- Когда можно произвести возврат товара покупателем поставщику?
- Пошаговая инструкция – как оформить возврат товара поставщику
- Возврат товара поставщику – примеры проводок
- Вывод
Юридические основания
До того как сделать возврат товара поставщику, следует разобраться, при каких обстоятельствах он возможен. Рассматриваемые правоотношения регулируются Гражданским кодексом РФ, а именно – такими статьями:
475 – возврат вследствие поставки продукции ненадлежащего качества;
466 и 468 – возврат по причине недостаточного количества поставленных изделий – имеются расхождения с договором или накладной;
480 и 519 – возврат по причине поставки изделий с неполным комплектом;
482 – возврат, обусловленный передачей товаров без надлежащей упаковки или в упаковке, не соответствующей условиям хранения/транспортировки.
При выявлении покупателем дефектов, недостаточного количества, некомплекта или нарушений при упаковке он вправе вернуть проблемную продукцию и потребовать у продавца деньги. Другой вариант – стороны придут к соглашению, по условиям которого поставщик передаст недостающие изделия, поставит товары надлежащего качества, доукомплектует или переупакует уже поставленные.
Чтобы свести к минимуму разбирательства, которые следуют за выявлением некачественной продукции, порядок возврата рекомендуется прописать в договоре купли-продажи. Другим важным положением договора может стать порядок обратной реализации – когда к установленной дате покупатель не успевает реализовать всю партию, он передает остатки продавцу.
Отказ покупателя осуществить приемку по одному из приведенных выше обстоятельств – повод для расторжения договора купли-продажи в одностороннем порядке. Даже если такое положение не прописано в договоре, закон на стороне покупателя. Тем не менее, когда в будущем может возникнуть необходимость обратиться в суд, верным решением будет детальная проработка договора – от правильного указания названий сторон (информацию всегда можно посмотреть в ЕГРЮЛ/ЕГРИП) до указания обстоятельств возврата (берем их из ГК РФ).
Сроки для осуществления возврата
У продовольственных товаров срок годности, как правило, указан на упаковке. Гарантийный срок бытовой техники прописан в документации изготовителя. До истечения указанных сроков, в случае выявления несоответствий качеству (комплектности, требований к упаковке), покупатель имеет право произвести возврат. Если недочеты выявлены на этапе приемки, произвести возврат товара поставщику можно тут же, однако исключительно с согласия последнего (подробнее об этом – в соответствующем разделе).
Законом установлен стандартный срок возврата – два года. Однако при заключении договора купли-продажи стороны вправе установить более длительный срок.
Когда можно произвести возврат товара покупателем поставщику?
Как уже отметили ранее – на этапе приемки или после, в том числе, когда партия уже оприходована. При приемке критически важно изучить срок годности товаров, соотнести их фактическое количество с прописанным в товарной накладной, проверить упаковки и комплектацию – с согласия поставщика можно отказаться от приемки некачественной продукции до того, как она попадет на склад.
Если партия поставлена логистической компанией, от приемки отказаться уже не получится.
При условии оприходования придется создавать специальную комиссию и устанавливать ненадлежащее качество путем составления акта.
Рассмотрим каждую ситуацию возврата товара поставщикам подробнее и взглянем, какие документы потребуется оформить.
До приемки
Приведем пример. В ресторан доставили очередную партию продуктов – срок годности некоторых позиций (молоко, дрожжи, соки) истек. Вернуть проблемные товары можно еще до приемки, откорректировав соответствующие позиции в акте ТОРГ-12. Потребуется согласие поставщика – если возражений не имеется, его представитель (материально ответственное лицо) распишется напротив вычеркнутых позиций и заберет продукцию с истекшим сроком годности.
Другой вариант – форма ТОРГ-12 подписывается без корректировок, но поставщик обязуется дополнительно привезти новые, соответствующие требованиям покупателя продукты – вместо возврата бракованного товара. Во избежание потенциальных проблем рекомендуется внести данное положение в договор.
Если поставщик использует основной режим налогообложения, потребуется подписать корректировочный счет-фактуру, который снижает стоимость поставленной продукции на цену товаров ненадлежащего качества.
После приемки
Представитель поставщика присутствует при приемке далеко не всегда – часто для доставки используются услуги логистических компаний. Особенно, если покупатель территориально находится в другом субъекте России.
В таком случае приемки не избежать. Помимо ТОРГ-12 потребуется оформить ТОРГ-2 – акт о расхождении по количеству или качеству, а прежде чем осуществить возврат товара поставщику, составить претензию. ТОРГ-2 оформляют в присутствии представителя логистической компании или поставщика, если последний не дал согласия на возврат проблемных позиций до приемки.
После оприходования
На данном этапе покупателя ждет большое количество бюрократии. Помимо акта ТОРГ-2 потребуется оформить акт о выявлении товара ненадлежащего качества. Форма документа – свободная, однако для его составления необходимо сформировать специальную комиссию. В состав включают работников, способных выявить недостатки продукции (техников, инженеров, специалистов по сбыту), представителей бухгалтерии и юридической службы. Если таким составом установить недостатки не удается, привлекается сторонний эксперт.
Акт выявления товара ненадлежащего качества содержит информацию о действиях по установлению дефектов (недостач, некомплектности, ненадлежащей упаковки), результаты проверки и решение как поступить с некачественной продукцией: направить на ремонт, произвести списание или вернуть продавцу.
Пошаговая инструкция – как оформить возврат товара поставщику
Предположим, что покупатель уже выявил позиции, которые намерен вернуть продавцу, но сделать это до приемки по тем или иным причинам не удалось. В таком случае действия по возврату поэтапно будут выглядеть следующим образом.
Шаг 1 – заполняем форму ТОРГ-2
Не забываем, что акт, отражающий расхождения по качеству или количеству принятой продукции, заполняется при обязательном присутствии сотрудника логистической компании или представителя продавца.
Если партия уже оприходована, создаем комиссию, которая подготовит акт о выявлении товара ненадлежащего качества.
Шаг 2 – готовим претензию
Претензия – официальное письмо на возврат, направляемое в целях урегулирования проблемной ситуации во внесудебном порядке. В отличие от приведенных выше актов форма претензии не утверждена на государственном уровне. Документ оформляется в свободной форме с обязательным указанием:
- точных названий и основных реквизитов сторон: адрес, ИНН, ОГРН;
- номера и даты заключения договора купли-продажи;
- реквизитов сопроводительной документации (актов ТОРГ-12 и ТОРГ-2, счета-фактуры);
- названий, количества и стоимости проблемных товаров;
- ссылок на НПА, устанавливающие основания для возврата;
- ссылки на экспертное заключение – если для определения недостатков привлекались третьи лица;
- результат, который ожидает покупатель от поставщика: замена дефектной продукции, возврат средств, скидка.
Шаг 3 – заполняем форму ТОРГ-12
Данный этап актуален, если поставщик согласился осуществить возврат. Если нет – готовим исковое заявление для решения вопроса в судебном порядке.
ТОРГ-12, составляемый при согласии поставщика на возврат, сопровождается отметкой «возврат товара», содержит полные названия сторон, номер и дату договора о поставке, ключевую информацию о возвращаемой продукции (названия, стоимость, количество), реквизиты транспортной накладной. Составляется документ в двух экземплярах – по количеству сторон.
Подписывают ТОРГ-12 главбух, работники, одобрившие отпуск и отгрузившие товар, а также представитель продавца.
Шаг 4 – получаем деньги или качественный товар
В зависимости от требований покупателя на его расчетный счет поступают средства – после фактического возврата товара поставщику – или последний осуществляет передачу новых изделий, соответствующих требованиям о качестве, комплектности, количестве или упаковке.
Возврат товара поставщику – примеры проводок
От того, оприходован ли товар, отличаются и проводки. Взглянем на основные примеры.
Товар не оприходован
На забалансовом счете 002 отражается стоимость продукции, подлежащей возврату. Проводки следующие:
- дебет - кредит 002 – списаны изделия ненадлежащего качества со счета 002;
- дебет 51 кредит 60 – поставщик перевел средства за возвращенный товар.
Товар оприходован
Если осуществляется возврат проблемной продукции, используются проводки:
- дебет 76.2 кредит 41 – для списаний изделий с браком;
- дебет 76.2 кредит 68 – восстановлен ранее вычтенный НДС;
- дебет 51 кредит 76.2 – поставщик перевел средства.
При возврате изделий надлежащего качества (к примеру, в целях обратной реализации) в бухучет вносится обратная запись (сторно) для исправления сделанной ранее. При сторнировании проводки следующие:
- дебет 41 кредит 60 – СТОРНО: произведен возврат товара поставщику;
- дебет 19 кредит 60 – СТОРНО: отражен НДС со стоимости возвращенных товаров;
- дебет 68 кредит 19 – СТОРНО: восстановлен ранее вычтенный НДС;
- дебет 51 кредит 60 – поставщик перевел средства.
Вывод
Для правильного оформления возврата товара поставщику применяем только актуальные образцы документов. Ссылки приведены выше.
Осуществляем возврат на основании положений Гражданского кодекса РФ: ненадлежащие качество, количество или упаковка, некомплектность.
Если партия оприходована, собираем комиссию, в задачу которой входит составление акта о выявлении товара ненадлежащего качества. При необходимости привлекаем экспертов.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
