Шпаргалка для начинающего ресторатора: какие документы нужны ресторану, что должно быть в договоре аренды и как определить цены

По статистике от 40 до 50% ресторанов, кафе и баров закрывается в первый же год. Причины разные, но часто к провалу приводит хаос в организационных процессах:

• цены «с потолка», которые либо отпугивают клиентов, либо не позволяют зарабатывать;
• непродуманное меню, например, слишком разноплановое, из-за чего приходится держать на складе большие запасы скоропортящихся продуктов;

• проблемы с персоналом: воровство, неосторожное обращение с имуществом заведения, нарушение рабочей дисциплины;
• конфликты с арендодателями и поставщиками и так далее.

Всего этого можно избежать, если заранее вникнуть в особенности процесса управления рестораном. О том, как открыть заведение общепита и выжить вопреки конкуренции, наша сегодняшняя статья.

Основной документооборот в ресторане

Какие документы нужны для открытия ресторана?

Для запуска ресторана в России, согласно требованиям 54-ФЗ, вы должны заключить договор с оператором фискальных данных и собрать документы для фискализации, в том числе на фискальный регистратор. Кроме того понадобятся:

• лицензии на продажу алкоголя и табака (оригиналы);
• уголок потребителя;
• журналы и инструкции по охране труда;
• санитарные книжки сотрудников;
• журналы и инструкции по пожарной безопасности;
• санитарные сертификаты от поставщиков;
• результаты обработки проб блюд от СЭС;

Договор аренды помещения для ресторана

В договоре аренды важно указать:

• сроки оплаты;
• стоимость аренды (за квадратный метр) и условия ее изменения;
• правила использования арендуемого помещения;
  
• с условия расторжения договора по инициатеве арендодателя либо арендатора.

Ценообразование в ресторане

Для целей бухучета цена складывается из совокупности факторов:

• себестоимость блюда (переменная составляющая);
• заработная плата персонала: поваров, закупщиков, официантов, уборщиц, посудомойек и т. д.;
• аренда помещения;
• налоговая ставка;
• прочие расходы: пошив формы для персонала, затраты на маркетинг, амортизация, ремонт помещения, кухонного оборудования, перепечатка меню и т. д.;

Цена также зависит от концепции, сегмента, целевой аудитории и общей ситуации на рынке. Если заведение демократичное и рассчитано на большой оборот, то и цена будет ниже, с расчетом на более состоятельную ЦА цена вырастет и т. д.

Что делать, если сменился поставщик или изменились цены?

Как правило, цены на рынке приблизительно одинаковые. Никто не хочет терять прибыль, поэтому участники стараются не демпинговать, а привлекать клиентов качеством продукции, сервисом, условиями сотрудничества.

Чтобы убедиться, что ценообразование в вашем ресторане адекватно ситуации, стоит каждый месяц составлять отчеты о рентабельности и продаже продуктов, после чего корректировать цены.

Что делать, если продукты испортились?

В бухгалтерском учете предусмотрено списание продуктов на порчу. Такие списания обычно закладываются и в себестоимость в отчете о финансовых результатах.

Как выбрать посуду и приборы для ресторана?

В заведениях общепита могут применяться:

• металлическая посуда и столовые приборы из мельхиора, нержавеющей стали и других современных сплавов;
• сортовая стеклянная посуда: хрусталь, стекло с рисунком или без;
• посуда из керамики и дерева.

Что касается норм обеспечения посудой и приборами, то расчет ведется так: минимум один набор на одно посадочное место. Но, как правило, для начала покупают в два раза больше. Документально посуда и приборы оформляются так же, как и продукты.

Как определить ассортимент блюд?

Чтобы составить план-меню, нужно выбрать категорию и формат заведения (кафе, ресторан, кальянная, столовая и т. д.). Потом вы анализируете рынок блюд и, ориентируясь на статистику, вводите самые популярные позиции, добавляя новые блюда из других стран. Дальше смотрите по статистике продаж: что идет, а что нужно убрать или заменить. Подробнее про составление меню вы можете почитать в статье «Разработка меню».

Установление нормы вложения сырья

Процесс управления рестораном включает в себя разработку калькуляционных карт, которые регламентируют расход ингредиентов на порцию каждого блюда и помогают избежать воровства на кухне. Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, если у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отличается от процента обработки сырья по факту.

Рассмотрим это на примере.

Вычисление стоимости сырьевого набора блюд (порции)

Если техкарта составлена грамотно, а все хозяйственные операции корректно фиксируются в складской программе, в бухгалтерии будет порядок, и вы не переплатите налоги. Такая идеальная ситуация — редкость, потому что:

• сотрудники не понимают, как вносить информацию в складскую программу;
• нечистые на руку товарищи, пытаясь скрыть недостачу, подтасовывают данные.

Расчет продажной цены одного блюда (порции)

Продажная цена блюда «Сэндвич с ветчиной»:

• выход блюда — 200 грамм;
• себестоимость — 32,20 рублей;
• продажная цена — 60 рублей;
• наценка — 27,8 рублей или 86,34%

В данном примере наценка небольшая, потому что рассчитываем на большую оборачиваемость блюда.

Управление персоналом ресторана

Первым делом нужно прописать должностные инструкции для сотрудников ресторана:

• бармена;
• официанта;
• уборщицы;
• повара (в зависимости от категории или занимаемой должности);
• администратора;
• закупщика;
• других.

Должностные инструкции сотрудников ресторана определяют, какие задачи они должны решать. Этот документ играет важную роль при решении конфликтных ситуаций, когда сотрудник не выполняет служебные обязанности или не соблюдает правила внутреннего распорядка.

Кроме инструкций, нужно составить соглашения о полной материальной ответственности ( ст. 244 ТК РФ). Оформление таких документов — ваше право, а не обязанность, но их отсутствие не позволит без обращения в суд взыскать с работников за причиненный ущерб больше, чем среднемесячный заработок, даже если вина доказана ( ст. 241 ТК РФ).

Полная материальная ответственность может быть:

• индивидуальной ( ст. 242 и 243 ТК РФ). Она возникает в случаях, когда можно легко конкретизировать перечень имущества, за которое отвечает сотрудник, обеспечены условия контроля за этим имуществом и на работника возложена соответствующая ответственность;
• коллективной ( ст. 245 ТК РФ). Отличается от индивидуальной тем, что имущество находится под контролем группы лиц, и ответственность возлагается на всех ее участников.

Соглашение о материальной ответственности лучше всего оформить одновременно с назначением человека на должность, или в момент, когда он приступил к выполнению обязанностей. Типовые бланки соглашений о полной индивидуальной или коллективной ответственности содержатся в приложениях 2 и 4 к Постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

Коротко о главном

Помимо регистрации ИП или ООО вам нужно будет получить лицензию на торговлю алкоголем и разрешение на работу заведения от СЭС, а также:

• подключиться к ЕГАИС (если будете продавать алкоголь);
• заключить договоры со службой дезинсекции, компанией, отвечающей за вывоз мусора, охранным предприятием;
• купить кассу, заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу в налоговой;
• уведомить Роспотребнадзор о начале работы.

Кроме того, придется решить, кто будет отвечать за бухгалтерию заведения. Важно, чтобы у выбранного специалиста был опыт работы в сфере общепита, т.к. у бухучета кафе и ресторанов есть специфика.

Читайте также: Как провести инвентаризация в ресторане, кафе, баре?