Новые правила выдачи ЭЦП: какие изменения вступили в силу и как быть с уже оформленными сертификатами

1 января 2022 года изменился порядок оформления электронных подписей. Сертификаты, выданные до конца 2021 года, можно будет использовать и дальше, но не все, а только при соблюдении одного условия.

Мы разобрались в нововведениях за вас и предельно просто рассказали, кто может выдавать ЭЦП в 2022 году, что скрывается за формулировкой «доверенные лица налоговой» и как понять, будет ли действительна подпись, которая у вас уже есть.

Прочтите эту статью, чтобы узнать:

• Новые правила выдачи ЭЦП с 2022 года: к чему готовиться
• Что будет с подписями, оформленными до 31.12.2021
• Как ИП или руководителю получить электронную подпись:
• в ФНС
• у доверенного лица ФНС
• Как сотруднику получить электронную подпись
• Как использовать КЭП

Понятие «электронно-цифровая подпись» (ЭЦП) устарело, теперь применяется термин «электронная подпись», сокращенно — ЭП. Мы использовали в статье привычное сокращение, чтобы вам было проще найти ее.

Новые правила выдачи ЭЦП

В закон №63-ФЗ был внесен ряд поправок, которые уже вступили в силу.

С 1 июля 2021:

• Руководители коммерческих компаний и ИП получили возможность бесплатно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в отделении ФНС.
• Удостоверяющие центры, которые не прошли в установленные сроки переаккредитацию в соответствии с новыми законодательными требованиями, должны были прекратить свою деятельность.

С 1 января 2022 года:

• Руководители коммерческих компаний и индивидуальные предприниматели смогут оформить ЭП только в налоговой или у ее авторизованных партнеров.
• Сотрудникам придется получить собственные электронные подписи. Чтобы подписывать документы от имени работодателя, дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность, формат которой пока не утвержден. Оформлять ЭП физлицам будут коммерческие удостоверяющие центры.

Список УЦ, которые могут продолжать оказывать услуги, есть на сайте Минцифры.

Что будет с действующими электронными подписями

Сертификаты, выданные до 31 декабря 2021 удостоверяющими центрами, которые своевременно прошли аккредитацию по новым требованиям, можно будет использовать до окончания срока действия. Потом ИП и руководителям компаний нужно будет обращаться в ФНС или к ее доверенным лицам, а сотрудникам — в коммерческие УЦ, чтобы выпустить подпись по новым правилам.

Если вы оформили электронную подпись в УЦ, который не прошел переаккредитацию, с 1 января 2022 года она считается недействительной.

Порядок получения ЭЦП в ФНС и у ее доверенных лиц

Индивидуальные предприниматели и руководители коммерческих компаний уже в 2021 могли обращаться в налоговую для бесплатного оформления сертификата КЭП — это была добровольная альтернатива коммерческим УЦ. С 1 января 2022 года доступны только 2 опции: налоговая инспекция и ее доверенные лица.

Срок действия подписи, которую выдает ФНС, — 15 месяцев. Ее можно использовать для:

• Осуществления ЭДО с контрагентами.
• Использования электронных площадок и сервисов, которые не запрашивают дополнительные расширения. Например, Госуслуг, системы маркировки и прослеживания товаров «Честный ЗНАК», ФГИС/ЕГАИС и других.
• Участия в коммерческих тендерах и госзакупках.
• Сдачи деклараций через операторов ЭДО и сервис налоговой.

ФНС и ее доверенные лица выдают КЭП в единственном экземпляре, она защищена от копирования. Если у вас есть сотрудники, которые подписывают электронные документы, для них нужно будет оформить отдельные ЭП и машиночитаемые доверенности.

Порядок получения ЭЦП в ФНС

1. Подать заявление. Это можно сделать через личный кабинет на сайте налоговой.
2. Записаться на прием с помощью сервиса order.nalog.ru. Услугу оказывают не во всех отделениях — выберите ближайшее в списке, опубликованном на сайте ведомства.
3. Купить носитель (токен) для записи сертификатов и ключа КЭП. Он обязательно должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ. Сотрудник налоговой может запросить сертификат соответствия — получите его у продавца или скачайте с сайта производителя.
4. Явиться в налоговую для получения ЭП. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, токен и его сертификат соответствия. Подпись оформляется бесплатно.

Порядок получения ЭЦП у доверенных лиц ФНС

Доверенные лица — это удостоверяющие центры, прошедшие аккредитацию и строгий отбор. По состоянию на декабрь 2021 года, когда мы готовили этот материал, их было три:

• Удостоверяющий центр «Сбербанка».
• Удостоверяющий центр банка «ВТБ».
• Удостоверяющий центр «Основание».

Перечень может меняться — актуальную версию найдете на сайте ФНС.

Это коммерческие структуры, которые оказывают услугу на платной основе. Зато в отличие от ФНС, они могут не только выпустить сертификат подписи, но и предложить полный сервис: продать вам токен и лицензию на использование программы «КриптоПро», обеспечить техподдержку.

Рассмотрим процедуру получения КЭП на примере удостоверяющего центра «Сбербанка».

Если у вас открыт счет ИП или юрлица в этом банке и есть действующая электронная подпись, полученная в сервисе «Документооборот», можете выпустить КЭП по новым правилам удаленно. Это бесплатно.

Если клиентом не являетесь, ЭП через УЦ «Сбербанка» не оформляли или срок действия электронной подписи, полученной ранее в сервисе «Документооборот» от СберБизнеса, истёк, нужно явиться в отделение лично. С собой возьмите паспорт, СНИЛС, ИНН, токен для записи сертификатов и ключа ЭП.

Для клиентов банка услуга выпуска КЭП в отделении бесплатна.

Порядок получения ЭП сотрудниками

Поскольку подписи от ФНС копировать нельзя, с 1 января 2022 года каждому сотруднику нужна собственная ЭП. Физлицам их выдают коммерческие УЦ, которые прошли переаккредитацию.

Для оформления потребуются паспорт, СНИЛС и токен. Стоимость услуги порядка 3 000 рублей.

В файле ЭП будут содержаться только фамилия, имя и отчество ее владельца. Она может использоваться как в рабочих, так и в личных целях. Чтобы действовать от имени работодателя, дополнительно нужна будет машиночитаемая доверенность, формат которой пока не разработан.

Подпись физлица, в отличие от подписи ИП или руководителя компании, можно копировать.

Как использовать КЭП

В этом плане ничего не изменилось. Прежде чем вы подпишете первый документ с помощью электронной подписи, нужно установить на компьютер:

• программу «КриптоПро CSP» (она платная, предварительно купите лицензию),
• сертификаты электронной подписи.

У нас есть подробная статья о том, как использовать ЭП и что делать, если токен с ключом пропал. Обязательно прочтите ее до начала работы!

Новые правила выдачи ЭЦП: коротко о главном

1. Сертификаты ЭП, оформленные до 31 декабря 2021, можно использовать до окончания срока действия при условии, что выдавший их УЦ прошел аккредитацию по новым правилам ( проверить это можно на сайте Минцифры).
2. Начиная с 1 января 2022 года, ИП и руководители компаний могут оформить КЭП только в ФНС или у ее доверенных лиц. В ФНС сертификат выдадут бесплатно, но нужно будет купить носитель. В удостоверяющих центрах услуга будет платной, зато там вам сразу предложат приобрести токен и лицензию на необходимое ПО.
3. Электронная подпись от ФНС будет выдаваться в единственном экземпляре, скопировать ее не получится. Сотрудникам потребуются собственные ЭП физлиц и машиночитаемые доверенности, форма которых пока не утверждена.
4. КЭП от налоговой и ее доверенных лиц можно использовать на любых сайтах, не требующих дополнительных расширений.