- Нормативно-правовая база
- Техническая база
- Признаки трудовых отношений
- Какие документы и сведения вправе затребовать ФНС
- Как минимизировать риски при работе с самозанятыми
Самозанятость – отличный способ легализовать небольшой бизнес: демократичные налоговые ставки, отсутствие отчетности, удобный сервис «Мой налог». Однако картина выглядит иначе со стороны заказчика – если контролирующие ведомства усмотрят во взаимодействии с самозанятым признаки трудовых отношений, «нанимателю» придется доплатить налог, выплатить штрафы и пени. Рассказываем, как избежать неприятностей с налоговой.
Нормативно-правовая база
В соответствии с Федеральным законом № 565-ФЗ с мая 2024 в РФ создаются региональные межведомственные комиссии по мониторингу нелегальной занятости. В их состав входят представители ФНС, Роструда, СФР, МВД, ФССП и органов власти субъектов РФ в сфере занятости.
Задача комиссий – проверка юрлиц и предпринимателей, которые предположительно маскируют трудовые отношения договорами гражданско-правового характера.
Что, по мнению ФНС и сопричастных структур, является признаками подмены трудовых отношений при работе с самозанятыми лицами? Можно выделить следующие критерии:
- численность СЗ – исполнителей превышает 10;
- средний чек за услуги СЗ – свыше 20 000 рублей;
- бизнес взаимодействует с одним и тем же СЗ более трех месяцев.
Детальнее ознакомиться с критериями можно в приказе Минтруда от 02.02.2024 № 40н.
Техническая база
Самозанятые выставляют счета и выдают чеки с помощью сервиса «Мой налог». Для мониторинга в разрезе получаемых сумм, продолжительности выполнения работ, взаимодействия с одним и тем же клиентом ФНС использует систему «Мобильное автоматизированное рабочее место» (МАРМ НПД).
Если ФНС устанавливает наличие одного или нескольких соответствий вышеперечисленным критериям, возникают основания запросить у компании или предпринимателя пояснения и документы: договоры с СЗ, акты выполненных работ / оказанных услуг.
При отсутствии возможности установить объективную картину по документам ФНС вправе провести выездную проверку. На какие моменты ведомство обратит внимание в ходе контрольного мероприятия – рассказываем далее.
Признаки трудовых отношений
ФНС разъяснила, что надо учесть организациям и предпринимателям, осуществляющим работу с самозанятыми. В этих целях ведомство, еще до принятия соответствующего федерального закона, опубликовало три официальных письма:
- от 16 сентября 2021 № АБ-4-20/13183@ – о самостоятельной оценке рисков взаимодействия с некоторыми контрагентами;
- от 15 апреля 2022 № ЕА-4-15/4674@ – о порядке проведений контрольных мероприятий;
- от 11 ноября 2024 № АБ-4-20/12835@ – по вопросам привлечения СЗ к работам.
Если подытожить разъяснения ФНС, ведомство в первую очередь будет искать следующие признаки:
- у СЗ, работающего с заказчиком, больше нет клиентов;
- СЗ получает большую часть заработка от одного заказчика на протяжении длительного времени;
- штатная численность бизнеса резко сократилась, но вместе с этим увеличилось количество исполнителей – самозанятых;
- объем выплат СЗ значительно превышает оплату труда штатных сотрудников;
- СЗ – исполнитель получает деньги один или два раза в месяц в фиксированном объеме и в даты, когда штатным сотрудникам выплачивается заработная плата;
- регистрация новой компании – при этом некоторые сотрудники не вошли в штат, а оказывают услуги / выполняют работы в качестве СЗ;
- несколько СЗ выставляют счета и выдают чеки через «Мой налог» с одного и того же устройства.
В зоне потенциального риска – заказчики, взаимодействующие более чем с 35 СЗ. Кроме того, если выплаты превышают 35 000 рублей и при этом данная сумма – не менее 90% дохода самозанятого, ФНС также заинтересуется «работодателем».
Какие документы и сведения вправе затребовать ФНС
ФНС обладает широкими полномочиями по сбору информации, что позволяет ей всесторонне анализировать деятельность налогоплательщиков и исполнителей в целях выявления признаков трудовых отношений. Рассмотрим основные категории документов и сведений, которые вправе запросить ведомство.
Документы, подтверждающие взаимодействие с СЗ
Это могут быть пропуска, выданные для доступа на территорию заказчика, или журналы учета рабочего времени, где фиксируется приход и уход сотрудников, включая самозанятых. Также сюда входят договоры, акты выполненных работ и чеки, предоставленные исполнителями.
Кадровая документация
Налоговая служба может потребовать предоставления внутренних документов, связанных с организацией труда. Речь идет о графиках работы или смен, авансовых отчетах, а также договорах о материальной ответственности, заключенных с самозанятыми.
Расчетные и платежные данные
ФНС имеет право затребовать расчетные листки по заработной плате, ведомости о выплатах денежных средств, в которых упоминаются исполнители по договорам гражданско-правового характера.
Документы от заказчиков
В перечень входят бумаги, связанные с деятельностью заказчиков: акты об оказании услуг, счета-фактуры, а также товарные накладные, например, по форме ТОРГ-12.
Переписка между сторонами
Налоговая может запросить материалы переписки между заказчиками и самозанятыми, чтобы подтвердить характер их взаимодействия и условия сотрудничества.
Документы по охране труда
ФНС могут потребоваться документы, связанные с соблюдением норм охраны труда. Это могут быть журналы проведения инструктажей, акты медицинских осмотров, карты специальной оценки условий труда и другие подобные материалы.
Свидетельские показания
В некоторых случаях налоговая служба может опираться на устные или письменные показания свидетелей, чтобы уточнить обстоятельства дела.
Аудио- и видеоматериалы
К числу запрашиваемых сведений относятся записи с камер видеонаблюдения или аудиофайлы, которые могут служить доказательствами в рамках проверки. Это может послужить подтверждением того, что СЗ, например, приходит в офис к 9:00 и покидает его в 18:00 – как штатный сотрудник.
Как минимизировать риски при работе с самозанятыми
Подготовили краткий, но емкий пошаговый гайд о том, как обеспечить безопасность сотрудничества с СЗ.
Этап 1: до заключения договора
В первую очередь следует проверить, имеется ли у исполнителя статус СЗ. Для этого он может представить справку, сформированную в сервисе «Мой налог». Проверить данные лишним не будет – для этой цели используйте сервис «Проверить статус налогоплательщика НПД (самозанятого)» на сайте ФНС. Потребуется минимальный набор сведений – ИНН, а его вы как раз узнаете из справки, которую вам представил СЗ. Далее потребуется только указать, на какую дату вы хотите узнать статус.
Также следует узнать, если ли у вашего потенциального исполнителя другие клиенты. Почему это важно – рассказали выше.
Этап 2: оформление договора
Поскольку вы заключаете договор гражданско-правового характера (на выполнение работ или оказание услуг) следует максимально дистанцироваться от терминологии, применяемой в трудовом законодательстве. «Заказчик» вместо «работодатель», «исполнитель» вместо «работник», «вознаграждение» вместо «заработная плата».
Договор заключается для выполнения конкретных работ (или оказания услуг), поэтому включать в него положения о выполнении функций по конкретной должности также не следует.
Конкретизируйте услугу, опишите результат и установите срок для исполнения. В разделе «обязанности сторон» возложите на СЗ обязанность уведомить вас о прекращении действия статуса НПД.
Если оплата перечисляется в несколько этапов, это также следует отразить в договоре, возложив на СЗ обязанность представлять чек после получения очередного вознаграждения.
Верным решением будет предусмотреть оплату только после приемки работ или услуг по акту.
Этап 3: в процессе работы
Как помним, ФНС посредством МАРМ НПД получает детальную информацию о суммах, полученных самозанятым. Чтобы избежать «разночтений» с налоговой, всегда проверяйте соответствие сумм в выставленных вам счетах и выданных чеках.
Однозначно не будет лишним перед отправлением очередного платежа проверить, действует ли статус НПД у вашего исполнителя. Для этого используем сервис ФНС, о котором написали ранее.
Напомним: взаимодействие с самозанятым – не трудовые отношения. За нарушения вам доначислят НДФЛ в размере 13% и взносы в СФР – 30%. Также возникнет обязанность оформить трудовые отношения с самого начала сотрудничества, а это значит, что вновь принятому работнику полагается полный соцпакет.
Само собой, предусмотрены и административные санкции. Часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ предусматривает штраф в объеме от 5 000 до 10 000 рублей – для предпринимателей, от 50 000 до 100 000 рублей – для юрлиц.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
