Карманный сервис онлайн бухгалтерии для ведения ООО и ИП: как это работает и почему выгодно

Опубликовано: 30.11.2017 Обновлено: 20.11.2023 11060

Чтобы излечить бизнесменов от боязни бухгалтеров и облегчить им жизнь, мы создали сервис онлайн бухгалтерии Фингуру

Когда разговор заходит о бухгалтерском учёте, большинство предпринимателей вздыхает, морщится и заметно нервничает. Почти все могут рассказать историю такого плана:

бухгалтер сдал отчёт не вовремя или что-то в нём напутал, за что владельцу бизнеса пришлось платить из своего кармана;
взяли специалиста в штат, кроме зарплаты платим отчисления в фонды, больничные и отпускные, а задач на полный день нет. Приходится спонсировать протирание штанов в офисе;
у бухгалтера и других сотрудников компании разные приоритеты. Продавцы бегают за ним с просьбой подготовить счета или акты для клиентов, а он постоянно занят чем-то другим. В итоге клиенты недовольны, план продаж не выполнен, все злятся друг на друга;
наказать за косяки нельзя, максимум премии лишить или уволить в сердцах. Если бухгалтер приходящий, всё ещё хуже — слился и дело с концом.

Знакомо? Чтобы излечить бизнесменов от боязни бухгалтеров и облегчить им жизнь, мы создали сервис онлайн бухгалтерии Фингуру:

это дешевле. Тариф зависит от количества задач, а еще нам не нужно оплачивать отпуска, больничные, декретные и оборудовать рабочее место;
это проще. Не придется контролировать выполнение задач, носиться с бумажками и постоянно что-то подписывать;
это надежнее. Каждый клиент застрахован от возможных бухгалтерских ошибок на миллион рублей.

Рассказываем, как нам пришло в голову предложить ведение бухгалтерии онлайн и почему за такими сервисами будущее.

Начало пути: бухгалтерия XXI века

Идея бизнеса зародилась в 2012 году, тогда же стартовали работы по начальному изучению рынка. Деятельность по привлечению клиентов началась в 2013 году. Была поставлена задача сделать «Бухгалтерию 2.0» — следующее поколение аутсорсинга бухгалтерских услуг с использованием всех новых технологий, к которым относятся онлайн сервисы для ведения бухгалтерии, электронная сдача отчетности, электронный документооборот и так далее. Учредителями «Фингуру» выступили две компании: расчетный центр «Практик», который дал свою бухгалтерскую экспертизу, команду и опыт автоматизации бизнеса, и СКБ «Контур», выступившее поставщиком онлайн-сервисов для бизнеса. Внешние инвестиции не привлекались.

Расчетный центр «Практик» занимается аутсорсингом бухгалтерского учета с 1999 года. Компания является партнером Microsoft по облачным решениям для бизнеса — CRM, Office 365, Dynamics NAV. C 2005 года — один из крупнейших партнеров СКБ «Контур», которое разрабатывает решения для автоматизации бизнеса предприятий, решения для электронных торгов и другие программные продукты.

Алексей Ермолов: «Фингуру» — это бухгалтер в вашем смартфоне. Верный помощник, которому бизнесмен может доверить свою бухгалтерию. В названии компании встретились «Финансы» и «Гуру» — получился веселый и умный бренд. Логотип компании — кенгуру в галстуке и с кейсом».

Стартовый капитал пошел, в основном, на наем и оплату труда персонала, аренду помещения, закупку техники. Другая большая статья расходов была связана с брендингом (название, логотип, брендбук, покупка домена) и маркетингом (веб-сайт, рекламные кампании для привлечения клиентов).

Особенности бизнеса

Основной услугой «Фингуру» является ведение бухгалтерии. Это работа с первичными документами (выписки банка, касса, накладные, акты, счета-фактуры), а также подготовка и сдача отчетности в контролирующие органы (налоговая, Пенсионный фонд, другие фонды). Отчетность готовится на основании документов, которые предоставляет клиент. Для своего удобства клиент может настроить интеграцию клиент-банка с сервисом или дать ограниченный доступ к своему банку (без права платежей). Документы достаточно отсканировать или сфотографировать и прислать бухгалтеру через чат в мобильном приложении. Вся основная отчетность предварительно согласуется с клиентом и только после этого отправляется. Для уплаты налогов и сборов специалисты «Фингуру» готовят шаблоны платежей, которые можно подгрузить в клиент-банк и оплатить.

К дополнительным услугам относится регистрация ООО или ИП, расширенные консультации по налоговому планированию, разовые услуги вроде сдачи нулевой отчетности. Еще имеется витрина партнерских предложений. Сервис «Фингуру» сотрудничает с банками, разработчиками софта, сервисными компаниями, которые предлагают клиентам специальные условия на свои продукты.

Алексей Ермолов: «Сейчас компания серьезно отличается от «Фингуру» образца 2013 года и даже от того, как мы видели в то время компанию в 2017 году. Мы почему-то думали, что это будет франчайзинговая сеть по типу «1С:Бухобслуживание», когда в каждом крупном городе есть наш партнер, который физически работает с клиентами. Но оказалось, что нашим клиентам удобнее работать с нами онлайн: они находят нас в интернете, подключаются к нам через Сеть и работают. Все общение идет в мобильном приложении или личном кабинете клиента. Вот так сменилась парадигма сервиса».

Главные клиенты «Фингуру» — представители малого бизнеса, индивидуальные предприниматели. Как правило, у них в штате в среднем 5 человек, а количество хозяйственных операций — около 20 в месяц. Есть и крупные клиенты на VIP-тарифах (от 70 тыс. рублей в месяц), и начинающие бизнесмены. Всех их объединяет желание передать бухгалтерскую рутину профессионалам, а самим думать о развитии своего бизнеса.

Также есть отраслевые решения, например такси и таксопарки, торговля, ресторанный бизнес. Их список все время пополняется.

В рабочем процессе «Фингуру» не используется какое-то специальное оборудование, так как все системы являются облачными и расположены на серверах провайдеров. Например, Microsoft Office 365, «Битрикс 24», «Контур.Бухгалтерия», «1С:Бухобслуживание», Intercom — все они в «облаках». Затрат на их администрирование нет — обычная аренда необходимых мощностей.

На рабочих местах сотрудников — обычные компьютеры, как правило, с двумя мониторами, так как это дает дополнительную производительность.

Алексей Ермолов: «Мы сразу строили систему, которая направлена на обслуживание большого количества клиентов, то есть во главу угла ставились взаимозаменяемость, технологичность и масштабируемость. Этакий бухгалтерский «Макдоналдс» или конвейер — кому, что больше нравится. Вся работа с клиентами разделена на участки. Входная точка — бизнес-ассистент, который ведет клиента. Все диалоги из мобильного приложения, чата на сайте и звонки поступают к нему. После этого он либо решает вопрос самостоятельно, либо переводит его на специалиста, который отвечает за этот участок».

Первичные документы попадают на станцию распознавания. Там они из «картинок» превращаются в структурированные документы, которые уходят на обработку к бухгалтерам по первичке. Они заносят их в бухгалтерские системы, затем старшие бухгалтеры делают проверки, проводки и подготовку отчетности. Заработную плату для сотрудников клиентов считают на отдельном участке бухгалтеры по зарплате. Такая схема позволяет повысить производительность труда сотрудников, а также использовать менее квалифицированных сотрудников на простых участках. Везде, где только это возможно, включаются «роботы» — программы и бизнес-процессы, которые работают самостоятельно, выполняя рутинные операции.

По словам Алексея, пока вложения не окупаются. Произошел выход на операционную окупаемость, но привлечение и развитие все еще требуют средств. Большие затраты сопряжены с разработкой собственного программного обеспечения — мобильного приложения, личного кабинета клиента, бухгалтерских «роботов». Расходы пока только-только покрываются доходами. Выручка составляет около 2 миллионов рублей в месяц.

Алексей Ермолов: «Если бы мы не инвестировали в рост и новые технологии, то уже зарабатывали бы прибыль, но наша задача пока — набор клиентской базы, поэтому мы тратим все заработанное на новых клиентов. Средний чек по клиенту — около 11 500 рублей в месяц. Клиентов на тарифах — 400, еще 200 пользуются разовыми услугами».

старшие бухгалтеры делают проверки, проводки и подготовку отчетности

Трудности и ошибки

По словам Алексея, в процессе становления компании не удалось избежать ошибок. Пришлось поменять бизнес-модель с франшизы на онлайн-сервис. Были проблемы с привлечением новых клиентов. Потратили много времени и средств на неэффективные средства продвижения — наружную рекламу, соцсети и еще массу форматов, которые не выстрелили. За время работы было внедрено две CRM-системы, несколько раз менялся сайт.

Алексей Ермолов: «В 2013-м мы решили, что поймаем своих клиентов по дороге в налоговую, и забрендовали под «Фингуру» маршрутные такси и троллейбусы, которые ходили по этим маршрутам. Выход был нулевым, а контракты полугодовые. Больше наружку не размещали. Искали и ищем своих «правильных» партнеров — и по привлечению клиентов, и по технологиям. Работаем с рядом банков, разработчиками онлайн-бухгалтерий. Сегодня мы в основном сосредоточены на росте — новые клиенты все так же нужны; на экономии во время обслуживания, когда технологии заменяют человека; плюс на качестве обслуживания. Главное, погнавшись за клиентами, не потерять качество. Это основная опасность роста. Иначе будешь привлекать новых клиентов и терять при этом старых. Все равно как наполнять водой дырявое ведро. Очень важно коммуницировать с клиентом. Никто не застрахован от ошибок (хотя у нас есть страховой полис на 1 млн рублей), но если они возникли, то не нужно замалчивать проблему, а сразу ее сообщить клиенту и приступать к решению. Это самая правильная политика».

Есть отделы продаж и маркетинга, разработчики

Персонал, реклама и сезонность

Сервис «Фингуру» пробовали продвигать и рекламировать разными способами. В настоящее время свою эффективность доказали следующие варианты: контекстная реклама (очень дорогая, постоянно увеличивается стоимость), SEO-продвижение (инструмент небыстрый, но работающий), партнерские привлечения (хороший канал, но нельзя ставить на одного партнера, так как поток клиентов по каждому партнеру очень разный и неравномерный) и «сарафанное радио» (самая высокая конверсия по этому каналу). Помимо вышеперечисленных способов, также в продвижении используются публикации на тематических сайтах, блог для предпринимателей, группа в Facebook. Планируется запуск Telegram-канала.

Всего в компании работает чуть более 50 человек. Основная категория — бухгалтеры и клиентские менеджеры. Есть отделы продаж и маркетинга, разработчики. Бизнес-процессы выстроены так, чтобы один человек мог обслуживать большое количество клиентов не в ущерб качеству работы. Мониторинг качества услуг проводится в форме опросов NPS (Net Promotion Score) раз в квартал и регулярного сбора обратной связи от клиентов. Имеется даже специальный показатель — «уровень счастья клиента», который сотрудники компании стараются поддерживать на высоком уровне.

Алексей Ермолов: «Часть бухгалтеров работают на «удаленке» — они подключаются из дома к нашей системе и работают так же, как и штатные бухгалтеры. Так можно получить грамотных сотрудников из других регионов».

Работает «Фингуру» с 09:00 до 18:00 по московскому времени. Клиенты пишут в чат в приложении круглосуточно. Многие бухгалтеры так же и отвечают со своих смартфонов 24х7, хотя по договору обязаны отвечать только в рабочее время. За месяц сервис получает порядка 2 тысяч новых обращений клиентов — какие-то решаются очень быстро, другие могут требовать длительной подготовки и решения вопросов с налоговой службой или Пенсионным фондом. Сезонность присутствует в аутсорсинге бухгалтерии, так как раз в квартал нужно сдавать отчетность, плюс еще есть годовая отчетность. На эти месяцы приходится пик активности, а сразу за ними следует спад. Май и август — «мертвые» месяцы. Многие бухгалтеры стараются брать отпуска именно в это время.

Многие бухгалтеры так же и отвечают со своих смартфонов 24х7

О конкуренции и планах на будущее

Алексей Ермолов: «Рынок подобных услуг, безусловно, конкурентный. Есть и новые игроки, вроде нас, но в основном конкуренция за клиента идет со штатным или приходящим бухгалтером («марьванны» в нашей терминологии). Однако аутсорсинг медленно, но верно отвоевывает рыночную долю у «внутренних» бухгалтеров. Наша задача — сделать так, чтобы онлайн сервисы ведения бухгалтерии для ИП и ООО были так же удобны, как бухгалтер за соседним столом предпринимателя. Как только мы этого достигнем – битва за клиента будет выиграна, так как по стоимости мы уже более выгодны. Теперь идет ломка стереотипов и «образование» предпринимателей.

В ближайших планах — довести клиентскую базу до 1000 компаний на регулярных тарифах. В более долгосрочной перспективе мы стремимся к 10 тысячам клиентов. Это очень амбициозная цифра, но за нее стоит бороться.

Бизнес подобного рода будет выгодным в том случае, если компания сможет построить такие бизнес-процессы, которые позволят масштабировать клиентскую базу без линейного роста персонала».