Как вести бухгалтерию в стоматологической клинике без ошибок: пошаговое руководство от экспертов

• Что больше подходит для стоматологии: ИП или ООО
• Особенности учета на ОСНО и УСН
• Учет НДС
• Подходит ли патент для стоматологии
• Какую УСН лучше выбрать для стоматологии – «Доходы» или «Доходы минус расходы»
• Типовые записи и связанные с ними ошибки
• Особенности учета оборудования
• Особенности учета материалов
• Особенности учета медикаментов
• Учет при оплате картами
• Ответы на несколько распространенных вопросов
• Вывод

Грамотный бухучет – основа любого бизнеса. В стоматологической сфере он предполагает свои особенности, обусловленные спецификой деятельности: заполнение медицинской документации, учет медикаментов и сложного дорогостоящего оборудования. Рассказываем, какие нюансы бухучета следует учесть, если планируете открыть или уже открыли стоматологическую клинику.

Что больше подходит для стоматологии: ИП или ООО

С точки зрения бухучета ИП заметно выигрывает у ООО, если речь о небольших и средних стоматологических кабинетах или клиниках. ИП освобождены от ведения полноценного бухгалтерского учета – достаточно вести книгу доходов и расходов. Для ООО же бухучет обязателен всегда: требуется двойная запись, заполнение и сдача баланса, отчета о финансовых результатах и пояснений.

ООО становится предпочтительнее, когда стоматология активно растет, привлекает инвесторов, открывает несколько кабинетов или планирует работать с крупными корпоративными клиентами. В таких случаях более сложный бухучет оправдан: он обеспечивает прозрачность для партнеров, позволяет четко разделять ответственность учредителей и упрощает привлечение кредитов. 

На старте или при ежегодной выручке до 100-150 млн руб. ИП на упрощенном спецрежиме обычно остается самой удобной и экономичной опцией именно по нагрузке на бухучет.

Особенности учета на ОСНО и УСН

Налоговый режим прямо влияет на налоговую нагрузку и порядок ведения бухучета в стоматологии. Ниже рассмотрим главные нюансы двух наиболее распространенных систем – для наглядности собрали данные (по состоянию на 2026 год) в таблицу.

Критерий	ОСНО	УСН
Работа с НДС	По умолчанию	Если доход бизнеса за год превышает 20 млн руб.
Какие налоги уплачиваются	На прибыль (юрлица), НДФЛ (ИП), имущественные, НДС	Единый налог плюс НДС, если превышен лимит по выручке
Как ведется бухучет	В полном объеме	Упрощенный
Отчетность	Полная	Меньше, чем на ОСНО
Лимиты	Не предусмотрены	По доходу – 490,5 млн руб., по остаточной стоимости основных средств – 218 млн руб., по количеству работников – 130

На ОСНО доход признается в момент оказания услуги, на упрощенке – в момент зачисления средств на счет. При этом следует учитывать, что до 01.01.2026 бизнес на УСН «Доходы минус расходы» был вправе учитывать исключительно те расходы, что перечислены в статье 346.16 НК РФ. Теперь же разрешается применять к вычету траты, указанные в главе 25 НК РФ (те, которые ранее мог использовать только бизнес на ОСНО).

Резюмируя, ОСНО будет оптимальным выбором для крупного заведения с ключевыми контрагентами, имеющими НДС-обязанность. Упрощенку следует рассмотреть, если планируете открыть небольшую клинику или кабинет и оказывать услуги преимущественно физлицам. 

Учет медикаментов на ОСНО строже – с партионным учетом. Также обязательным является отражение незавершенного производства на балансе. На упрощенке этого делать не нужно.

Учет НДС

Кабинеты стоматологии оказывают не только услуги лечения, но и дополнительные. Речь о косметических услугах (отбеливание, чистка зубов без показаний врача) и реализации сопутствующих товаров (зубная паста, щетки, нити и т.д.). 

Согласно ст. 149 НК РФ (п.п. 2 п. 2) медицинские услуги не облагаются добавленной стоимостью, но это правило не распространяется на дополнительные услуги. Для бизнеса это означает необходимость ведения раздельного учета НДС.

Во избежание «разночтений» клинике требуется детально прописать в учетной политике критерии разграничения услуг, а в учете использовать разные субсчета для операций, которые облагаются и не облагаются НДС.

Подходит ли патент для стоматологии

Каких-либо ограничений на использование ПСН для стоматологии закон не предусматривает. Напротив, из-за простоты учета этот спецрежим может подойти на старте. Однако следует учитывать, что с 01.01.2026 максимальный доход на патенте снижен с 60 млн до 20 млн руб. Также предусмотрен лимит по персоналу – 15 человек. Если для начала этого будет достаточно, то при масштабировании (например, вы открываете сеть клиник) придется переходить на другой налоговый режим.

Какую УСН лучше выбрать для стоматологии – «Доходы» или «Доходы минус расходы»

При объекте «Д» (ставка 6%) налог считается от всей выручки, а траты не принимаются к вычету. Преимущества данного объекта – простая отчетность и минимальный учет затрат.

Если используете объект «Д - Р» (ставка 15%), налог рассчитывается как выручка за вычетом подтвержденных расходов. Бизнесу придется внимательно учитывать все затраты. А поскольку налог уплачивается из прибыли, возможны убытки.

К расходам в стоматологии относятся фонд оплаты труда, закупка материалов, арендная плата, амортизация оборудования – проще говоря, условия для оптимального применения «Д - Р» (доля расходов – более 60%) достигаются без проблем.

Типовые записи и связанные с ними ошибки

Самые распространенные операции в стоматологии – это оказание услуг, закупка материалов и препаратов, покупка оборудования, выплаты работниками, внесение платы за аренду и ЖКУ.

Собрали типовые проводки в таблицу:

Операция	Запись
	Дт	Кт
Поступила оплата от клиента	50 (51)	62
Начислен доход	62	90.1
Учет расходников:
Приобретение	10.5	60
НДС	19	60
Использование и списание	20	10.5
Покупка оборудования:
Вклад в основные средства	08	60
Ввод в эксплуатацию	01	08
Списание износа	20	02
Учет медикаментов:
Покупка	10.6	60
Списание на себестоимость	20	10.6
Списание в случае порчи	94	10.6

Также при составлении проводок следует учитывать, что учет имплантов и прочих материалов с высокой стоимостью осуществляется поштучно, с привязкой к конкретному клиенту и возможностью предоплаты.

Среди частых ошибок, влияющих на объективность учета, можно выделить:

• некорректное отнесение затрат;

• ошибки при учете износа оборудования;

• списание материалов с нарушением сроков;

• ошибки при составлении первичной документации.

Для минимизации вероятности этих ошибок важно, чтобы сотрудники, ответственные за учет, были обучены правилам документооборота. Также следует своевременно проводить инвентаризацию.

Особенности учета оборудования

Предусмотрена классификация по стоимости: все, что «дешевле» 100 тыс. руб. – это материально производственные запасы, дороже – основные средства. Также предусмотрена классификация по назначению: для лечения, диагностики и вспомогательное.

Стандартный перечень документов на оборудование включает акт ввода в эксплуатацию ОС-1 (для основных средств), техпаспорт, сертификат соответствия, договор купли-продажи. Основные проводки, связанные с оборудованием, привели в таблице выше.

Следует отметить, что бизнес с лицензией на стоматологическую деятельность вправе применять льготы по налогу на имущество для медоборудования (статья 381 НК РФ). Кроме того, для оборудования, оформленного в лизинг, доступна ускоренная амортизация.

Особенности учета материалов

Классифицируются по назначению: лечебные, расходники, протезные, дезинфицирующие. Особняком стоят импланты. Из-за наличия серийного номера они учитываются именно как конкретные единицы, а не абстрактный материал. 

Основа прозрачного учета имплантов в стоматологии – ведение журнала учета имплантов. Это не условная «бумажная тетрадь», а набор данных, позволяющий восстановить путь каждого импланта и связать его с конкретным пациентом и деньгами. Вести журнал лучше всего в учетной программе – это минимизирует риск потерять данные. Основные данные, которые включаются в журнал:

• наименование импланта;

• серийный номер;

• пациент;

• врач, установивший имплант;

• дата процедуры;

• наименование услуги;

• документ, которым произведено списание.

При организации хранения на складе основные документы на материалы включают накладные М-11, карточки учета М-17 и акты списания. В таблице выше привели основные проводки, связанные с покупкой, списанием и отражением НДС.

Особенности учета медикаментов

Здесь основными регулирующими нормативно-правовыми актами выступают ФЗ-61, приказ Минздрава № 100н и СП 2.1.3678-20. Медикаменты классифицируются на анестетики, антисептики, антибиотики и противовоспалительные. На ОСНО обязательно учитывать срок годности – для этого используются программы учета или электронные журналы.

Учет при оплате картами

За услуги клиент расплачивается, как правило, по эквайрингу (т.е. пластиковой картой). Такая операция подразумевает поступление средств на дебетовый счет 57, откуда они идут на кредитный счет 62, а затем – на дебетовый счет 51 «Расчетный счет». Комиссионные за пользование эквайрингом показывают на субсчете 91.2. Если работаете на упрощенке, комиссию в расходах сможете учесть только при объекте «Д - Р».

Ответы на несколько распространенных вопросов

Регистрация стоматологии в «Честном знаке» – это обязательно? 

Да, регистрация в системе «ЧЗ» для клиник и кабинетов стоматологии обязательна, поскольку они используют маркированные лекарства и медицинские изделия. При этом следует учитывать, что с 01.09.2025 введен поэкземплярный учет такой продукции.

Регистрация частной стоматологии в ЕГИСЗ – это тоже обязательно?

Да, требование распространяется на все медорганизации, имеющие лицензию, независимо от формы собственности. Организация или ИП обязаны зарегистрироваться в реестре медицинских организаций (ФРМО), реестре медицинских работников (ФРМР), а также передавать сведения о приемах в подсистему ЭМК (электронных медицинских карт).

Как можно автоматизировать работу?

Для стоматологии существуют специализированные медицинские информационные системы (МИС) и CRM-программы, такие как 1С:Медицина – Стоматологическая клиника, IDENT, StomX, Dentaltap, Sycret Dent. Основной функционал включает автоматизацию записи, ведение электронных медкарт, управление складом и финансами, работу с ЕГИСЗ. 

Вывод

Рассказали, какие нюансы бухучета следует учитывать, если в планах – открытие стоматологического кабинета. Как видим, важный выбор предстоит сделать еще в самом начале, когда будете определяться с организационно-правовой формой и налоговым режимом для вашего бизнеса. Это повлияет как на сложность бухучета и объем отчетности, так и на тип контрагентов, с которыми планируете работать.

Если ваша клиника уже функционирует и вы используете УСН, не забывайте, что лимит дохода, превышение которого открывает НДС-обязанность, в 2026 году снижен с 60 млн до 20 млн руб. Начало работы с добавленной стоимостью с одной стороны означает необходимость перестроить учет, с другой – дает возможность пополнить список контрагентов плательщиками НДС.

Другой спецрежим – ПСН – в 2026 году также затронули существенные изменения: лимит дохода для сохранения патента снижен с 60 до 20 млн руб. Это означает, что для масштабирования, скорее всего, придется перейти на другую систему налогообложения.

Кроме того, важно отслеживать отраслевые стандарты, особенности хранения стоматологического оборудования, материалов и медикаментов, а также сопровождать все операции корректными бухгалтерскими проводками.