Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, использовать онлайн-кассы при осуществлении расчетов должны почти все предприниматели и организации. Отсрочку до 1 июля 2021 года получили только ИП без работников, которые продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы. Мы подготовили руководство для начинающих предпринимателей, в котором рассказали:
- какую онлайн-кассу выбрать;
- как зарегистрировать онлайн-кассу (пошагово);
- как начать работать с онлайн-кассой в соответствии с законом.
Если тема для вас незнакомая, рекомендуем начать с изучения статьи «Не так страшен черт... или Простыми словами про онлайн-кассы», в которой рассмотрены азы: что такое онлайн-касса, из чего она состоит, как работает и как влияет на ведение бухучета.
Нужна помощь с регистрацией ИП или ООО? Подскажем, какую систему налогообложения выбрать, подберем коды ОКВЭД, подготовим документы и подадим их в налоговую без вашего участия. Результат гарантирован!
Какую онлайн-кассу выбрать и сколько она может стоить
На сайте ФНС опубликован государственный реестр контрольно-кассовой техники, в который включены модели, прошедшие экспертизу. Все представленные в нем кассы могут передавать данные онлайн, но их функционал, как и цена, отличается — выбор за вами.
Партнеры Фингуру предлагают кассы на выгодных условиях. Не упустите свой шанс сэкономить и получить подарки!
На что обратить внимание, выбирая кассу:
- Автономность. Если касса работает только от розетки, ее не получится использовать за пределами помещения, например, выдать курьеру.
- Тип кассы. Она может быть:
-
кнопочной. Самый простой и дешевый вариант, визуально напоминает POS-терминал. Если планируется большой ассортимент товаров и поток клиентов, работать с ней может быть неудобно;
-
касса с дисплеем. Интерфейс понятный и удобный: вы видите на экране перечень товаров и можете быстро выбрать нужный. Такие устройства используются курьерскими службами, в заведениях общепита и небольших магазинах;
-
фискальный регистратор. Отдельно не работает — нужно подключить его к ноутбуку или кассовому планшету, чтобы отправлять чеки на печать.
- Скорость печати. Этот параметр особенно важен, если вы решаете, какую онлайн-кассу выбрать для магазина с большой проходимостью. Чтобы не собирались очереди, нужен аппарат, печатающий чеки со скоростью 80−100 мм/сек. Ускорить работу помогает наличие функции автоотреза — не приходится тратить время на то, чтобы ровно оторвать чек.
- Способ подключения к интернету: кабель, wi-fi, сим-карта. Если там, где вы работаете, доступ к Сети нестабильный, выбирайте аппарат, в который вставляется сим-карта.
- Размер. Он критичен для владельцев маленьких торговых точек или тех, кто работает на доставке.
- Поддержка работы с ЕГАИС. Необходима, если будете продавать алкоголь.
- Работа с маркировкой. Нужна, если планируете включить в ассортимент табачные изделия, шубы, обувь, лекарства и другие товары, подлежащие обязательной маркировке.
Производители онлайн-касс предлагают модели разных ценовых категорий: средняя стоимость аппарата составляет от 16 000 до 30 000 рублей (по состоянию на лето 2020). Также вас ждут регулярные расходы:
- абонплата за подключение к интернету;
- услуги оператора фискальных данных (далее — ОФД). Средняя стоимость — порядка 3 000 рублей в год за каждую кассу, за отдельную плату можно заказать, например, сбор статистики по продажам и ее анализ;
- покупка фискального накопителя раз в 13 либо 36 месяцев ( ст. 4.1 закона №54-ФЗ от 22.05.2003) — от 6 000 рублей.
Что может понадобиться кроме кассы
- Кассовое ПО. Производители касс предоставляют его бесплатно. Есть и комплексные облачные сервисы для управления торговлей, например, МойСклад, включающий также товароучетную программу.
- Сканер штрих-кодов. Необходим тем, у кого большой ассортимент товаров — без него придется искать по названию или вбивать артикулы вручную. Если торгуете алкоголем, выбирайте 2D-сканер, остальным достаточно 1D.
- Принтер этикеток. Чтобы сэкономить, можно его не покупать, а печатать этикетки на лазерном принтере.
- POS-терминал для приема оплат картами.
Поможем наладить учет товаров и интегрировать склад с бухгалтерией, чтобы исключить ошибки в отчетах и переплату налогов.
Порядок работы с онлайн-кассой
После того, как вы выберете и купите кассу, останется несколько шагов до того, чтобы начать с ней работать.
- Заключить договор с ОФД, который является посредником между кассой и ФНС. Он принимает, обрабатывает, хранит и передает информацию о произведенных расчетах в налоговую, а также отвечает за соблюдение конфиденциальности. Перечень ОФД, получивших разрешение на обработку фискальных данных, опубликован на сайте налоговой службы.
- Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, Как сделать это самостоятельно: обратиться в любое подразделение и пройти регистрацию на месте или подать заявление через личный кабинет на сайте ведомства. Для регистрации через интернет нужна квалифицированная электронная подпись, которая подходит для сдачи отчетов в ФНС, Росстат и другие контролирующие органы.
Порядок регистрации через сайт ФНС следующий: - войти в личный кабинет, перейти в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», заполнить заявление и подписать его КЭП;
- указанные вами данные проверят, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП, а также реестры ККТ и ФН;
- если проверка прошла успешно, в течение суток онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер.
- Настроить кассу. Начало работы с онлайн-кассой возможно только после ее фискализации, которая должна быть проведена в течение одного дня с момента получения ответа от ФНС и подразумевает ввод регистрационного номера, ИНН ОФД, полного наименования вашей организации или ФИО ИП, сведений о ККТ и фискальном накопителе (ищите в техпаспортах) . Вы можете сделать это самостоятельно или обратиться в организацию, оказывающую такие услуги.
- Передать параметры фискализации в налоговую. Завершив настройку кассы, сформируйте на ней отчет о регистрации и отнесите его в подразделение инспекции, где подавали заявление. Если процедуру вы проходили онлайн, нажмите кнопку «Завершить регистрацию» и введите данные из отчета. Сообщить об окончании процедуры нужно не позднее следующего рабочего дня после получения регистрационного номера.
- Получить карточку регистрации ККТ. Проверив, что касса работает корректно, налоговики внесут вас в журнал учета и выдадут карточку регистрации ККТ (на это уходит до пяти рабочих дней) в бумажном или электронном виде.
Правила работы с онлайн-кассами
Когда регистрация окончена, вы можете начать эксплуатацию онлайн-кассы. Рекомендуем предварительно изучить нюансы работы с ней, чтобы не схлопотать штраф.
- Открытие и закрытие смены. Когда кассир пробьет первую покупку, касса передаст ОФД информацию об открытии смены. Она может длиться максимум 24 часа — по прошествии этого времени закроется автоматически, если сотрудники забыли. Когда смена закрывается, касса снова передает в ОФД отчет. Теперь вы можете войти в личный кабинет на сайте ОФД и посмотреть, сколько платежей было проведено за день.
- Возврат товара. Вы должны выдать покупателю чек возврата, нажав на соответствующую кнопку на кассе и выбрав товар. Попросите клиента заполнить заявление: указать названия товаров, ФИО, паспортные данные и номер телефона. Бланк можете разработать самостоятельно, его форма законом не регламентирована.
- Обмен товара. Схема аналогичная, только после оформления возврата пробиваете новый товар и выдаете два чека: на возврат и покупку.
- Совмещение систем налогообложения. Принять одной суммой платежи по разным системам нельзя, придется разбить и выдать несколько чеков.
- Пропал интернет. Продолжайте работать и выдавать бумажные чеки. Фискальный накопитель сохранит информацию и, как только доступ к Сети появится, передаст их в ОФД. По закону у вас есть 30 дней на устранение неполадок, после касса будет заблокирована.
- Допущены ошибки. Например, забыли провести операцию через кассу, неправильно дали сдачу и т.п. В этом случае нужно:
- написать пояснительную записку с указанием даты, времени и причины ошибки;
- напечатать чек коррекции с неучтенной суммой, указав номер служебной записки;
- передать записку в налоговую через сайт вместе с копией чека, отвезти ее лично или отправить ценным письмом с описью вложения.
Если ошибку обнаружили при покупателе, оформите возврат и выдайте новый чек.
Распространенные ошибки при регистрации и эксплуатации онлайн-кассы
- Ошиблись при вводе регистрационного номера. Проверьте несколько раз — любая неточность приведет к выходу фискального регистратора из строя.
- Забыли изменить информацию об ОФД. Если меняете оператора фискальных данных, нужно сообщить об этом налоговой и внести изменения в настройки кассы.
- Регистрационные данные расходятся с настройками кассы. Если адрес установки кассы, например, не соответствует информации на сайте налоговой, то она будет работать, но вы нарушите порядок применения ККТ.
Штрафы за отсутствие и неправильное использование ККТ
|
Нарушение |
Санкции |
|
Прием денег мимо кассы или работа без нее |
|
|
Работа с неправильно настроенной или зарегистрированной кассой |
|
|
Невыдача чека по просьбе покупателя |
|
Если нарушили впервые, налоговая ограничится предупреждением, а вот при повторном нарушении придется расстаться с деньгами.
Читайте также: Переход на онлайн кассы, осуществляемый в соответствии с Федеральным законом 54 ФЗ по онлайн кассам
Владимир Орлов
Эксперт Фингуру
