Как избежать лишних проверок налоговой инспекции и что делать, если всё же пришли: рекомендации экспертов и чек-лист плановой проверки

Известная крылатая фраза гласит: «Заплати налоги и спи спокойно». Как показывает практика, вовремя и в полном объеме перечислять деньги в бюджет недостаточно. Мы собрали рекомендации специалистов чат-бухгалтерии Фингуру, следуя которым, вы минимизируете вероятность появления инспекторов ФНС в своем офисе. В конце статьи найдете чек-лист плановой проверки на случай, если избежать проверки не удалось.

Чтобы подготовиться к визиту сотрудников налоговой, пожарной инспекции и Роспотребнадзора, прочтите детальную статью в нашем блоге. В ней собраны практические советы, основанные на многолетнем опыте экспертов консалтинговых и бухгалтерских компаний.

Как избежать лишних проверок налоговой инспекции

1. Корректно составляйте и храните документы, подтверждающие расходы.

Если у налогового инспектора возникнут сомнения, он может признать расходы необоснованными и пересчитать сумму налога к уплате. Важно, чтобы в поле «Назначение платежа» была четкая формулировка, которая соответствует роду деятельности компании.

Оплачиваете услугу — получите у исполнителя акт выполненных работ. Купили товар — нужна накладная. Если вы с контрагентом в разных городах, есть риск, что какие-то документы будут утеряны почтой. Лучше перейти на электронный документооборот и не переживать об этом.

2. Контролируйте показатели бизнеса.

Слишком низкая или высокая рентабельность, зарплата и налоговая нагрузка ниже, чем в среднем по отрасли в регионе, расходы, долгосрочно превышающие доходы, больше 89% вычетов по НДС — всё это может привлечь внимание налогового инспектора и привести к проверке.

В компании должен быть кто-то, кто отслеживает цифры и бьет тревогу, если они отклоняются от нормы: бухгалтер, генеральный директор, финансист.

3. Проверяйте контрагентов.

Если свяжетесь с фирмой-однодневкой, вас могут заподозрить в отмывании денег, что чревато проверкой и блокировкой расчетных счетов компании. Назначьте ответственного сотрудника и поручите ему проверять всех, с кем планируете иметь дело.

Для этого можно использовать один из специализированных сервисов. Например, «Прозрачный бизнес» от ФНС.

4. Реагируйте на требования налоговой.

На все запросы от ФНС нужно вовремя отвечать, иначе рискуете усугубить ситуацию. Если коммуникация с контролирующими органами ведется по почте, убедитесь, что по адресу регистрации кто-то регулярно получает письма и передает их вам. Более удобно и менее рискованно перейти на электронный документооборот.

Доверив бухучет в своей компании нам, вы можете быть спокойны — сами обработаем корреспонденцию от налоговой и в срок ответим на требования, снизив тем самым вероятность проверки.

Чек-лист плановой проверки: что делать, если к вам всё же пришли

1. Выделите инспекторам отдельное помещение для работы, чтобы они не пересекались с сотрудниками и клиентами.
2. Заранее проинструктируйте сотрудников на предмет того, как вести себя с проверяющими, что можно говорить, а что — нет (и периодически проверяйте, помнят ли они ваши рекомендации). В идеале общаться с представителями ФНС должны только директор, юрист и бухгалтер, остальным лучше не вступать с ними в диалог.
3. Передавайте инспекторам только те документы, которые они запросили. Больше — не значит лучше.
4. Не нервничайте и не хамите, общайтесь с проверяющими спокойно. Они выполняют свою работу, настраивать их против себя незачем.
5. Не подписывайте пустые бланки и документы, с текстом которых вы не согласны.

Идеальная ситуация — когда налоговая с проверкой не приходит. Этого можно добиться, тщательно выбирая контрагентов, вовремя уплачивая налоги в полном объеме, обеспечив порядок в документообороте и бухучете. В этом поможет грамотный бухгалтер с опытом работы в вашей сфере.

Мы подготовили также чек-листы проверки организации пожарными инспекторами и сотрудниками Роспотребнадзора. Прочтите, сохраните, но лучше пусть не пригодятся!