Инвентаризация в ресторане — неотъемлемая часть рабочего процесса. Она помогает сопоставить остатки «на бумаге» с фактическими, вовремя выявить недостачу и найти ее причину. В этой статье мы рассказали, с какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в кафе или другом заведении общепита, кому ее доверить, какими могут быть результаты и как их правильно интерпретировать. Прочтите ее, чтобы исключить перерасход на кухне и перестать терять прибыль!
Рекомендуем также ознакомиться с руководством по бухгалтерскому и складскому учету для рестораторов, которое подготовили наши эксперты.
С какой периодичностью нужно проводить инвентаризацию в ресторанах и других заведениях общепита
Инвентаризация в кафе, ресторане или баре бывает плановой и внеплановой.
Плановую проводят с определенной периодичностью, известной сотрудникам:
- Раз в месяц. Как правило, она распространяется на продукты, а также бытовую химию и другие хозяйственные товары, используемые в заведении.
- Раз в неделю. Обычно так часто контролируются остатки продуктов.
- Раз в день. Это может быть, например, проверка остатков алкоголя в баре после закрытия смены. Применяется редко из-за своей трудозатратности.
Внеплановую инвентаризацию можно устроить в любой момент без предупреждения: например, если кого-то из сотрудников заподозрили в воровстве. В ходе нее проверяются как отдельные позиции, так и остатки в целом, в зависимости от целей.
Ускорить инвентаризацию в заведениях общепита и минимизировать риск возникновения ошибок позволяет использование специализированных систем учета для ресторанов и кафе (например, Poster).
Кто проводит инвентаризацию
Отвечать за проверку остатков может управляющий, главный повар или бармен — тот, кто руководит сотрудниками и контролирует их работу.
Что может выявить инвентаризация в баре, кафе или ресторане
Вот самые распространенные ошибки учета, которые обнаруживаются в ходе инвентаризации:
- Расхождения в единицах учета. Случается, например, что одноразовые лотки для еды приходуют упаковками, а списывают поштучно.
- Дублирование позиций. Если при приемке товар назвали «семга маринованная», а при списании — «маринованная семга», во время инвентаризации получите расхождения между остатками по документам и фактическими.
- Повара и бармены нарушают технологию приготовления блюд и напитков. По техкарте на порцию уходит одно количество ингредиентов, а на самом деле — другое, образуется перерасход.
- Ошибки в техкартах. Если у вас часто не сходятся остатки по одним и тем же позициям, проверьте технологические карты блюд, для приготовления которых эти продукты используются. Возможно, необходимое количество ингредиентов рассчитано неверно.
- Воровство. Бороться с ним помогает периодическая внеплановая проверка остатков продуктов, которые используются для приготовления самых популярных позиций из меню.
Как действовать, если выявлены расхождения
Нужно совместно с управляющим или другим ответственным сотрудником проанализировать результаты и решить, что делать дальше.
Когда не сходятся остатки штучной продукции (лотков для еды, одноразовой посуды, минеральной воды, пива и т. д.), первым делом стоит проверить накладные от поставщика. Если там все верно, расхождения могут возникнуть по нескольким причинам:
- кто-то ворует;
- сотрудник выбросил просроченный или поврежденный товар, но не списал его;
- кто-то был невнимателен, оприходуя партию продукции.
Если проблема с ингредиентами:
- Перепроверьте технологические карты блюд, в которых они используются.
- Убедитесь, что повара и бармены понимают, как читать техкарты, и соблюдают рецептуру. Если нужно, организуйте дополнительное обучение.
Любая недостача свидетельствует о проблеме и требует тщательной проверки.
Если не был выявлен виновник, сумма обычно распределяется между материально ответственными лицами: поварами, барменами, официантами, администраторами.
Без списания просроченных и поврежденных товаров обходится редко: для кофеен и фастфудов норма составляет 5% от общего объема закупок, для ресторанов и кафе, где блюда готовятся под заказ, — 3%. Если процент больше, стоит разобраться в причинах и принять меры для улучшения ситуации.
Уверены: с нашими подсказками инвентаризация в ресторане, кафе или баре станет быстрее и проще, а недостачи будут редкостью!
Если вы еще не открыли заведение общепита и только изучаете вопрос, рекомендуем прочесть статью о выборе формы собственности и режима налогообложения. А тем, кто уже делает первые шаги в ресторанном бизнесе, поможет руководство по бухгалтерскому учету в общепите.
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
