Малый и средний российский бизнес постепенно приходит к пониманию того, что делегировать профессионалам непрофильные задачи (в первую очередь IT и бухгалтерский учет) — это не только надежно, но и выгодно. Мы уже писали о плюсах и минусах бухгалтерии на аутсорсинге, передовой онлайн-бухгалтерии и том, как выбрать удаленного бухгалтера, который не разрушит ваш бизнес. В этой статье рассказываем, что важно сделать прежде, чем передать бухгалтерию на аутсорсинг.
Коротко о сути вопроса
Аутсорсинг (от англ. out source — внешний источник) — передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.
Это известный и часто практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не стоит, так это передавать на аутсорсинг те процессы, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.
Переход на аутсорсинг бухгалтерии можно отнести к одной из сложнейших форм передачи бизнес-процессов, ведь речь идет о деньгах. Он требует тщательной подготовки.
Переход на аутсорсинг бухгалтерии от A до Z
Вот четыре шага к тому, чтобы перевести бухгалтерию на аутсорсинг и не пожалеть об этом:
- Осознать, чего хочешь.
Прежде чем приступить к выбору компании для аутсорсинга бухгалтерии, решите для себя, что вы хотите получить. Не стоит принимать решение только по дружескому совету или подчиняясь сиюминутному порыву. Если вы хотите застраховать себя от проблем с контролирующими органами, но не готовы вести деятельность в рамках закона, стоит еще раз взвесить все за и против.
- Конкретизировать ожидания.
Обозначьте для себя, какого результата хотите добиться переходом на аутсорсинг бухгалтерии. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог обеспечить реализацию выбранной стратегии. Учитывая большое количество факторов, в начале работы могут возникнуть определенные сложности, которые должны решать обе стороны, опираясь на первоначально определенные приоритеты.
Вот лишь некоторые возможности, которые вы можете получить при передаче бухгалтерии на аутсорсинг:
- защита от ошибок штатного персонала;
- контроль применения денежных, человеческих и материальных ресурсов фирмы;
- внедрение электронного документооборота;
- расчет налоговой базы всех форм;
- обеспечение безопасности расчетов;
-
подготовка первичных документов: счетов, накладных и т.д.;
-
взаимодействие с банками;
-
юридическое сопровождение;
-
внедрение ПО для управления торговлей и складом;
- подготовка и передача отчетности в ИФНС;
- подготовка и передача отчета по зарплате в налоговые органы, пенсионный фонд и фонд социального страхования.
В зависимости от сферы деятельности, могут понадобиться специфические услуги — уточняйте, оказывает ли их выбранный аутсорсер. Например, специалисты Фингуру могут подготовить внутренние отчеты для инвесторов, документацию для участия в тендерах или получения кредитов.
Чего не стоит ждать при передаче бухгалтерии на аутсорсинг, так это подсказок по ведению бизнеса и помощи в решении управленческих вопросов. Бухгалтер, вне зависимости от того, штатный он или удаленный, — ваш сотрудник, а не партнер или бизнес-консультант.
Мы помогаем клиентам перейти на электронный документооборот с контролирующими органами и контрагентами, синхронизировать складской и бухгалтерский учет, исключить ошибки, из-за которых приходится больше платить в бюджет, и минимизировать риск получения штрафов или блокировки счетов.
- Проверить подрядчика.
При выборе компании для передачи бухгалтерии на аутсорсинг важны:
- Отзывы и активность в интернете.
Изучите сайт компании, блог и страницы в социальных сетях. Насколько активно компания ведет себя в сети? Отвечает ли на комментарии, как негативные, так и позитивные? Вовлекает ли аудиторию, чтобы заинтересовать своей работой?
- Кейсы.
Если вы работаете в какой-то специфичной отрасли, например, занимаетесь оптовой торговлей или оказываете медицинские услуги, наличие у компании опыта обслуживания подобных клиентов — хорошее преимущество, на которое стоит обратить внимание. В Фингуру есть специалисты по бухучету на предприятиях оптовой и розничной торговли, в сфере услуг, строительных и производственных компаниях, фирмах, работающих по франшизе, и т.п.
- Мнения реальных клиентов.
Не постесняйтесь связаться с кем-то из клиентов и узнать, довольны ли они сотрудничеством с подрядчиком.
- Понять, кто за что отвечает.
Ваши требования и условия будут прописаны и зафиксированы на бумаге, поэтому велик соблазн переложить всю вину и ответственность на подрядчика.Но ответственность должна быть обоюдной: если вы и ваши сотрудники не имеете привычки хранить необходимые первичные документы, ведение бухгалтерии на аутсорсинге не спасет вас от последствий собственной халатности.
В то же время, аутсорсер должен нести ответственность за действия своих бухгалтеров. В Фингуру, например, каждый клиент застрахован на миллион рублей.
Решив передать бухгалтерию на аутсорсинг в Фингуру, вы получите троих бухгалтеров (по зарплате, налогам и первичке), персонального менеджера, ЭЦП, систему для ЭДО, мобильное приложение с чат-ботом, круглосуточно выполняющим типовые задачи, и максимальную свободу.
Впервые опубликовано на ipinform.ru
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
