Компания
«Расчетный центр «Практик» специализируется на предоставлении сервисов для бизнеса, а также осуществляет выдачу и обслуживание сертификатов электронной подписи. Среди клиентов компании предприятия различных форм собственности по всей стране.
Внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) стало ключевым фактором оптимизации бизнес-процессов, снижения издержек, увеличения прибыли и сокращения срока закрытия сделок.
| Компания в 2008 году: | Компания в 2019 году: | |
|---|---|---|
| Количество сотрудников, занятых документооборотом | 18 человек | 5 сотрудников |
| Дебиторская задолженность | несколько миллионов рублей | до 100 тысяч рублей |
| Количество клиентов | около 10 000 | более 10 000 |
| Средняя скорость закрытия сделки | 1 месяц | 3 дня |
Проблемные вопросы
До использования сервиса Диадок «Расчетный центр «Практик» работал как и все компании в стране: сотрудники созванивались с клиентом, выставляли счет, ожидали его оплаты, после чего печатали документы и передавали их контрагенту на подпись курьерской службой или по почте. Клиент должен был их получить, подписать и вернуть вторые экземпляры. С учетом того, что часть клиентов находилась в отдаленных регионах РФ, такая схема создавала трудности.
При такой форме документооборота у компании всегда возникает дебиторская задолженность: услуги клиент оплачивает, но документы подписываются очень долго. Когда сотрудники фирмы связывались с клиентами и просили подъехать, подписать и забрать свои экземпляры документов, то они могли приехать на следующий день, через неделю, через два месяца. А при условии, что большинство клиентов на “упрощенке” и не платят НДС, получить документы нереально.
Александр Алексеев, директор по продажам ЗАО "Расчетный центр "Практик":
В 2008 году дебиторская задолженность по нашим объемам доходила до нескольких миллионов рублей. Вдобавок к этому, мы работаем по агентскому договору, т.е. продаем ПО и услуги от имени правообладателя. Агентское вознаграждение получаем по факту предоставленных документов от клиента. Соответственно и получение этого вознаграждения в то время отодвигалось по срокам.
Чтобы как-то влиять на ситуацию для постоянной работы с дебиторкой был выделен отдельный штат сотрудников - два-три человека, которые работали с клиентами, чтобы подписать документы и закрыть поставки. Это была одна из проблем.
Вторая проблема была связана с хранением, отправкой и приемом бумажных документов. Их приходилось отправлять посылками, в частности в Екатеринбург, где расположен головной офис партнера. Единовременно отправляли по несколько коробок ежемесячно.
Сбор, хранение, прикрепление, сканирование этих документов. Приходилось проделывать большую работу по их обработке. На это также были выделены сотрудники, зарплаты и лишние затраты, которые не приносили прибыли.
Решение
В 2008 году появилась возможность отказаться от бумажного документооборота и перейти на электронный. «Расчетный центр «Практик» одним из первых увидел в этом продукте решение своих проблем и начал внедрять у себя, в работе с контрагентами.
На момент внедрения системы ЭДО в компании, на рынке было немного фирм, которые предоставляли такие услуги. Мы выбирали среди них ту, которая уже имела готовые технические решения для наших нужд и могла интегрироваться с другими сервисами и системами.
В первый год внедрение проходило тяжело. Каждому клиенту приходилось объяснять, что значит электронный документооборот, рассказывать о законах (что уже оказывается законы есть) и о том, что налоговая разрешает использование ЭДО. Сотрудники компании рассказывали куда идти, какие кнопки нажимать, почему именно так, а не иначе. В первый год они занимались, по большей части, просветительской деятельностью.
Начиная со второго года большинство клиентов уже знало об электронном документообороте и были готовы к этому. В «РЦ «Практик» настроили автоматизацию своей CRM-системы с Диадок. Компания использовала Microsoft Dynamics NAV. До их интеграции с сервисом Диадок всю информацию в нее переносили вручную: указывали этапы сделок, текущие процессы и т.д. Через API осуществили настройку обмена информацией между двумя системами в автоматическом режиме. На практике это позволило достичь следующего. Когда клиент оплачивал тот или иной счет, сразу формировались отгрузочные документы и отправлялись в Диадок. Клиент получал оповещение на электронную почту о готовности документов и подписывал их. Информация об этом сразу поступала из системы электронного документооборота в CRM-систему компании.
Внедрение ЭДО позволило, в первую очередь, решить проблему с доставкой документов и снизить расходы по этой статье. Документы стали доступны клиенту для подписания уже через секунду после формирования. Точно также ускорился и возврат документов. Клиент, заходя в систему, подписывал его, документ приобретал юридическую значимость и на этом работа с клиентом завершалась. Ускорилось и решение денежных вопросов с третьей стороной.
Более того, для удобства пользователей разработано мобильное приложение Диадок. Оно позволяет оперативно получать документы, подписывать и отправлять их со смартфона в любом месте и любое время. Подписывать документы через приложение также безопасно, как и в десктопной версии системы: для подтверждения действий с документом необходимо получить сертификат электронной подписи и вводить код из SMS при каждом подписании (как в интернет-банке).
К моменту перехода к электронному документообороту у компании было порядка 10 000 контрагентов. Уже через год около 80% из них подписывали документы в электронном виде. Сейчас процент клиентов, подписывающих документы электронно, составляет 90%. Оставшиеся - это новые компании, которые пока не подключились к системе ЭДО.
Результат
За счет внедрения системы ЭДО дебиторская задолженность уменьшилась с нескольких миллионов до 100 тысяч рублей. Сейчас вопрос о том, что какие-то документы не подписаны вообще не стоит. В результате было ликвидировано подразделение по работе с дебиторской задолженностью и сократился размер фонда оплаты труда.
Следующим этапом развития компании, после успешного внедрения электронного документооборота, стала автоматизация CRM-системы. Ее настроили так, что счет на продление контракта стал выставляться и отправляться клиенту автоматически по дате окончания услуги. Интеграция с клиент-банком отражает факт оплаты в CRM-системе. После оплаты система автоматически выставляет отгрузочные документы и направляет их клиенту в Диадок, параллельно оповещая его.
Клиент получает письмо, заходит в сервис, подписывает документы. Мы опять же через автоматизацию видим, что он эти документы подписал, закрываем сделку и создаем новую на продление на следующий год. У нас порядка 10-15% всех сделок проходит автоматом, без участия менеджеров. Сотрудник включается в работу только на этапе, если клиент задерживается с оплатой или подписанием документов.
В 2008 году количество сотрудников, занятых документооборотом составляло 18 человек. Сейчас, при той же экономической эффективности в компании эту работу осуществляет 5 человек. Т.е. за счет внедрения электронного документооборота их число сократилось больше, чем в три раза. Помимо ликвидации подразделения по работе с “дебиторкой” был сокращен и, так называемый, оперпост, который занимался распечаткой документов. Это небольшие отделы по 3-4 сотрудника в трех городах. Когда надо было печатать документы более чем 10 000 клиентов это количество было оправданным. Сейчас распечаткой документов занимаются по одному сотруднику в каждом городе.
Автоматизация ускорила обслуживание клиентов от выставления счета до момента закрытия сделки. Тем самым, от звонков каждому клиенту освободились менеджеры по продлению контрактов. Их переключили на допродажи и решение других важных вопросов клиентов.
После перехода на электронный документооборот его возможности оценил не только «Расчетный центр «Практик», но и его клиенты. Сейчас компания помогает им с внедрением и настройкой системы ЭДО их контрагентам.
Внедренные решения
Microsoft Dynamics NAV – полнофункциональное интегрированное решение класса ERP, которое позволяет компаниям малого и среднего бизнеса эффективно управлять финансами, производством, дистрибуцией, взаимоотношениями с клиентами и другими процессами. Решение получило широкое распространение среди компаний в сферы торговли, дистрибуции, производства, профессиональных услуг по всему миру.
Диадок - система электронного юридически значимого электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы, согласовывать их внутри компании, предоставлять в контролирующие органы. ЭДО осуществляется с использованием электронной цифровой подписи, а документы равносильны бумажным с собственноручной подписью.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
