- ЕГАИС – что это такое и как это работает
- Регистры в ЕГАИС
- Нюансы при розничной торговле
- Особенности работы с ЕГАИС в общепите
- Как подключить ЕГАИС для ИП или ООО
- Подача отчетности
- Ответственность
- Вывод
Представим, что вы – владелец небольшой столовой, и в планах у вас – расширение меню. Изучив рецептуру новых блюд, вы узнали, что при приготовлении одного из них используется крепкий алкоголь. Несмотря на то, что вы не предлагаете посетителям алкогольные напитки, теперь вам предстоит взаимодействовать с ЕГАИС. Если ранее не работали с данной системой, наш материал поможет вам освоиться.
ЕГАИС – что это такое и как это работает
Аббревиатура расшифровывается как «Единая государственная автоматизированная информационная система». Этот инструмент призван осуществлять государственный контроль над оборотом алкоголя и выявлять контрафакт. Система внедрена еще в 2006, а обязательной для розницы стала в 2016.
Закономерный вопрос: чем ЕГАИС отличается от другого инструмента регулирования – системы «Честный знак»? Первая отслеживает путь каждой бутылки алкоголя крепче 7% по федеральной специальной марке (ФСМ) и каждой партии напитков со слабым содержанием алкоголя. Вторая не работает с крепкими напитками, а для контроля над движением бутылок, банок и кег применяются матричные коды.
Для лучшего понимания, как работает ЕГАИС, рассмотрим, кто является ее участниками и какие функции они выполняют:
- Изготовители и импортеры. Направляют в систему данные, какое количество продукции произведено или ввезено на территорию РФ, и получают на нее коды. Включают данные о ФСМ или акцизах в товарно-транспортные накладные, передаваемые в систему.
- Оптовики. Передают в систему данные о приобретенной продукции. При приемке товара проверяют (посредством сканирования этикеток), что ФСМ на бутылке совпадает с указанным в накладной. При передаче рознице формируют новую накладную и загружают ее в систему.
- Розница и общепит. Берут накладную из ЕГАИС и проверяют, что данные совпадают с поставленным товаром. Отражают в системе движение и продажи продукции, производя списания через ККТ.
Регистры в ЕГАИС
Всего их три и каждый выполняет свою функцию. Рассмотрим подробнее.
№ 1: «Виртуальный склад»
Здесь вы отражаете весь товар при приемке и фиксируете партиями в соответствии с накладными. Учет производится по названию, алкокоду, партии и изготовителю.
№ 2: «Виртуальный торговый зал»
Предусмотрен для отражения поступления продукции на баланс для реализации. После реализации ее вычитают из остатков. При учете разделение на партии не осуществляется, применяется только алкокод.
№ 3: «Хранилище кодов акцизных и федеральных специальных марок»
Количество продукции отражать не нужно. Коды марок исключаются из регистра при списании с баланса.
Нюансы при розничной торговле
Реализация крепких напитков учитывается поштучно. Для этой цели ФСМ сканируют при помощи 2D-сканера – это специальное устройство, которое нельзя заменить сканером для штрихкодов (но 2D-сканер выполняет его функции). Сведения о реализации передаются в систему – бутылка покидает оборот.
Реализация пива и других напитков со слабым содержанием алкоголя сходна с продажей товаров общего потребления. В системе необходимо зафиксировать только закупку.
Особенности работы с ЕГАИС в общепите
Аналогично рознице реализация крепких напитков фиксируется поштучно, пива – по партиям.
Следует учитывать, что даже при открытии упаковки (бутылки, кега) не для продажи, а для использования алкоголя в качестве ингредиента, это будет считаться продажей.
Так же и с крепкими напитками: ФСМ необходимо отсканировать сразу же после открытия бутылки.
Как подключить ЕГАИС для ИП или ООО
Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели не могут продавать крепкий алкоголь, процедура подключения будет одинаковой вне зависимости от организационно-правовой формы вашего бизнеса. Рассмотрим ее по шагам.
Шаг 1: получите квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Сделать КЭП и приобрести USB-носитель для нее можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Помимо КЭП вам понадобится установить на ПК КриптоПро CSP, расширение для браузера, позволяющее работать с цифровой подписью, и специальный драйвер. Важный нюанс: в ЕГАИС можно работать только в браузерах Internet Explorer 9 (или старших версиях) и Edge с эмуляцией Internet Explorer – установите ПО заранее.
Шаг 2: пройдите регистрацию в системе
Идем в личный кабинет на сайте регулятора. В качестве способа регистрации в выпадающем меню выбираем «Электронная подпись». Будет произведена проверка совместимости вашего ПО. Если все в порядке, станет доступна кнопка «Перейти в личный кабинет». Потребуется ввести код от вашей КЭП.
Шаг 3: получите ключ доступа
На данном этапе регистрации в ЕГАИС вам потребуется сгенерировать ключ, при помощи которого между вашим компьютером и системой будет установлено безопасное соединение. В личном кабинете следует выбрать вашу КЭП и кликнуть на «Получить ключ доступа». Далее – «Оформить». Готово. Ключ будет записан на USB-носитель для КЭП.
Шаг 4: загрузите универсальный транспортный модуль (УТМ)
В личном кабинете выбираем «Транспортный модуль» и скачиваем файл, соответствующий вашей операционной системе. Важно: для корректной установки запускается исполняемый файл с правами администратора.
Шаг 5: подключите УТМ к вашей системе учета
УТМ не оснащен пользовательским интерфейсом – с ним вы будете работать в вашей учетной программе. Чтобы интегрировать модуль, следуйте инструкциям вашего учетного ПО. Например, для пользователей 1С:Розница и других решений от 1С доступны подробные инструкции по настройке на сайте разработчика.
Шаг 6: подключите кассовую программу
Убедитесь, что она настроена и совместима с ЕГАИС и поддерживает обмен данными с УТМ.
Подача отчетности
Общепит и розница, осуществляющая деятельность в отдаленных местностях (где использовать ККТ с ОФД не представляется возможным по причине отсутствия подключения к интернету), подают отчетность о реализации крепкого алкоголя. Срок сдачи – до 20 числа месяца, наступающего после квартала, по которому отчитываетесь. Отчет о реализации пива сдавать более не требуется, последний отчетный период – с 1 по 15 января 2025: по нему бизнес отчитался до 20.04.2025.
Ответственность
Если вы торгуете алкогольной продукцией, не подключившись к ЕГАИС, или попросту не отсканировали ФСМ перед продажей, ваш бизнес может заплатить следующие штрафы:
- 10-15 тыс. рублей – для ИП и руководителей организаций;
- 75-100 тыс. рублей – для малого бизнеса;
- 150-200 тыс. рублей – для среднего и крупного бизнеса.
Еще одна возможная мера воздействия – лишение лицензии на продажу алкоголя.
Вывод
Рассказали, что собой представляет ЕГАИС, какие функции возлагаются на ее участников, как подключиться к системе и какое ПО потребуется, чтобы работать в ней.
Взаимодействовать с системой может быть непросто на первых порах, особенно если ранее вы не участвовали в обороте алкогольной продукции, однако с правильной настройкой программного обеспечения, четким пониманием процессов и соблюдением требований законодательства работа в ЕГАИС становится более понятной и управляемой.
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
