Как правильно Индивидуальному предпринимателю оформить на работу сотрудника

Развитие бизнеса, его расширение – это цель, к которой стремятся все предприниматели. В то же время это не только преимущества и удовлетворенность, но и большая ответственность. Вместе с развитием наступает момент, когда одному справиться со всем объемом работой уже не удается и приходится нанимать сотрудников. Чтобы наём работников не стал в дальнейшем вашей головной болью, следует с самого начала соблюсти все требования действующего законодательства.

С чего начать

В первую очередь, принимая работника в штат, необходимо получить от него заявление и необходимый пакет документов:

• Паспорт;
• Трудовая книжка (если будущий работник где-то уже работал);
• Свидетельство ИНН;
• Пенсионное страховое свидетельство;
• Военный билет (для военнообязанных призывного возраста);
• Диплом (для работы, требующей специальных навыков);
• Свидетельства о рождении детей, если таковые имеются (на получение льгот по налоговым вычетам для работника).

Затем издается приказ о приеме сотрудника на работу и подписывается трудовой или гражданско-правовой договор. Трудовой договор предусматривает долгосрочные трудовые отношения между индивидуальным предпринимателем и сотрудником. Гражданско-правовой договор заключается для выполнения однократных работ или на оговоренный срок. Данный вид договора освобождает предпринимателя от уплаты взносов в ФСС. Но не спешите радоваться открывающимся преимуществам. Если в дальнейшем с наемным работником возникнут разногласия, которые будут разбираться в суде, гражданско-правовой договор может быть оспорен, за ним присваивается статус «трудового» со всеми вытекающими последствиями. Вам придется помимо штрафа уплатить налоги в фонд социального страхования за весь период, плюс пени.

На приказе о приеме на работу обязательно должна стоять подпись нанимаемого. Заключается два экземпляра договора: для работника и ИП. К договору обязательно добавляются должностные инструкции, которые четко регламентируют деятельность сотрудника.

Проводим регистрацию в фондах

Если вы еще не зарегистрированы в ПФ, ФМС и ФСС в качестве работодателя, это необходимо сделать незамедлительно. Закон четко устанавливает сроки поставки на учет:

• в ПФ – 30 дней со дня подписания договора;
• в ФСС и ФМС – 10 дней.

В противном случае на вас будут наложены штрафные санкции, минимум по 5000 рублей от каждого органа.

Регистрация в фондах не требует специальных навыков и знаний. Подаете заявление о регистрации ИП в качестве работодателя и заявление о регистрации ИП в качестве страхователя в ФСС по установленным образцам.

Оформление первичных кадровых документов

После регистрации в органах наступают рабочие будни, которые потребуют от вас максимальной сосредоточенности не только на основных делах, но и правильном ведении кадровой документации. Необходимо составить и донести до сотрудников правила внутреннего распорядка, которые не только разъясняют режим работы, порядок увольнения, но и содержат сведения о порядке награждения, поощрения.

На каждого сотрудника в обязательном порядке заводится карточка личного учета Т-2. В данной карточке отмечается вся история трудовой деятельности сотрудника на вашем предприятии.

К организационно-распорядительным документам относятся штатное расписание и график отпусков. На каждую должностную единицу составляются должностные инструкции. Для работников, имеющих доступ к материальным ценностям (кассир, бухгалтер, кладовщик), подготавливается договор о материальной ответственности. На основании данного договора можно взыскать с сотрудника сумму понесенного по его вине ущерба.

По желанию работодателя между работником и руководителем может быть подписано Соглашение о неразглашении служебной информации. Это поможет предотвратить утечку информации к конкурентам или на законном основании уволить сотрудника в случае неисполнения Соглашения.

Отдел кадров или аутсорсинговая компания

Ведение кадрового учета отнимает у руководителя большое количество рабочего времени. Очень часто на предприятие создается кадровый отдел или данная работа возлагается на главного бухгалтера. Но содержание каждого штатного сотрудника влечет за собой увеличение расходов. Это не только заработная плата и налоговые отчисления. Это и аренда дополнительных площадей, и обеспеченность сотрудника мебелью, офисной техникой. А также оплата различных профильных семинаров и курсов повышения квалификации.

Рачительный хозяин предпочитает, просчитав все плюсы и минусы, обратиться в аутсорсинговую компанию, которая возьмет на себя приведение в порядок всей первичной документации, а также ведение бухгалтерского и кадрового учета. Именно поэтому данная услуга в последние годы приобретает большое значение среди представителей малого и среднего бизнеса.