«Беда, коль пироги начнёт печи сапожник, а сапоги тачать пирожник» – эти строки, открывающие басню Крылова, применимы к любой сфере деятельности. Бизнес и его бухгалтерия – не исключение. Даже самый талантливый предприниматель вряд ли добьётся больших успехов, если вместо того, чтобы думать о том, как вести бизнес, будет думать о том, как вести бухгалтерию.
В статье расскажем, почему самостоятельное ведение бухгалтерии почти всегда малоэффективно, кому и как её правильно делегировать и на что при этом стоит обратить внимание. В этой статье сравниваем стоимости различных вариантов ведения бухгалтерии в 2023 году.
Типичные ошибки тех, кто решил вести бухгалтерию самостоятельно
Ошибки часто встречаются ещё на этапе регистрации бизнеса. Например, если индивидуальный предприниматель выбрал упрощенную систему налогообложения (УСН), но вместе с пакетом документов на регистрацию бизнеса не подал уведомление о применении УСН (забыл или не знал об этом), то перейти с общей системы налогообложения на упрощенную он сможет только со следующего года.
Часто предприниматели также забывают сдавать отчетность, когда прибыль у бизнеса отсутствует. За это им грозит штраф: 1000 рублей за несдачу «нулевых» деклараций. А если у бизнеса ещё есть и сотрудники, даже при нулевом доходе данные о них нужно передавать в СФР. В противном случае грозит штраф в размере 500 рублей за каждого застрахованного физлица.
Ну и ещё одна «классическая» ошибка – несдача или нарушение срока сдачи налоговой отчетности. В 2023 году за это грозит штраф в размере 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки, но не меньше 1 000 рублей. А директору или должностному лицу вынесут предупреждение или назначат штраф от 300 до 500 рублей.
Вариантов нарушений может быть множество – это могут быть и неточности в документах, и предоставление отчетности в бумажном виде, и игнорирование обязательств уплаты страховых взносов, и многое другое. Неудачные попытки самостоятельно разобраться в нюансах бухгалтерии грозят бизнесу не только штрафом, но и излишней налоговой нагрузкой, которую законно (и правильно) можно снизить.
Но главная ошибка заключается том, что предприниматель занимается, по сути, не своим делом: вместо того, чтобы думать о развитии и масштабировании своего бизнеса, он пытается сам преуспеть в том, что можно доверить профильным специалистам, тратит на это время и усилия.
Как выбрать бухгалтера, которому можно доверять
Прежде чем выбрать конкретных специалистов, которым можно делегировать ведение бухучета, стоит определиться с форматом работы. Вариантов есть несколько: штатные бухгалтеры, «приходящие» бухгалтеры и аутсорсинг бухгалтерии. Последние два варианта в наше время бурного расцвета технологий приобретают всё большую популярность – в большинстве случаев это оказывается дешевле и удобнее.
Что касается непосредственно выбора специалистов – здесь всё зависит от специфики и потребностей вашей организации. Преимущество штатного бухгалтера, пожалуй, заключается лишь в том, что ему часто поручают не только задачи бухгалтерского и налогового учета, но и функции кладовщика или даже кассира (при работе с наличными). Но насколько успешно он сможет совмещать в себе эти функции и насколько будет на это мотивирован – большой вопрос. В этой статье рассматриваем разнообразие вариантов ведения бухгалтерии с минимальными рисками.
Почему штатная бухгалтерия уходит в прошлое
Перевод бухгалтерии на аутсорс – тенденция не только российская, но и общемировая. И причин тому несколько.
Во-первых, дело в мотивации самих бухгалтеров. Большинство штатных специалистов, получающих гарантированный оклад, сфокусированы на целях учёта, а не на целях бизнеса – в то время как бухгалтерский учёт аутсорсинговой компании ориентируется на специфику компании и бизнес-цели её руководителя. Такая проактивная позиция позволяет вести учёт более эффективно.
Во-вторых, зачастую компании (особенно небольшие) не могут себе позволить услуги узкопрофильных специалистов. Как следствие, все задачи распределяются между несколькими бухгалтерами. А штат аутсорсинговых компаний состоит как раз из таких узкопрофильных специалистов: в них, как правило, есть и главные бухгалтеры, и расчётчики заработной платы, и аудиторы, и налоговые консультанты и так далее.
В-третьих, штатная бухгалтерия подразумевает трудовые отношения с компанией-работодателем – со всей вытекающей ответственностью. Аутсорсинговая компания же взаимодействует с бизнесом в рамках общегражданского, а не трудового законодательства – а значит, не может уйти на больничный, в отпуск или в декрет.
И наконец, наблюдается разное отношение к ответственности за возможные ошибки. Штатный бухгалтер несёт её в полной мере только в том случае, если такое условие было прописано в договоре – в то время как почти все аутсорсинговые компании, дорожа своей репутацией, берут на себя финансовую ответственность за возможные ошибки.
Вредные мифы об аутсорсинге
Несмотря на то, что аутсорсинг бухгалтерии выбирают всё больше компаний, существуют различные мифы о нём. Перечислим два из них (самых главных и вредных).
- Миф первый: высокий риск утечки конфиденциальной информации.
Полностью такой сценарий исключать, конечно, нельзя – но и алармистом быть не стоит. Как уже было сказано выше, большинство аутсорсинговых компаний дорожат своей репутацией, а кроме того, они нацелены на длительное сотрудничество со своими клиентами. Поэтому использование конфиденциальных данных в корыстных целях с их стороны объективно маловероятно. Кроме того, при заключении договора с ними можно обратить внимание на регламентирование вопросов неразглашения информации. - Миф второй: риски из-за отсутствия в законодательстве самого понятия аутсорсинга.
Да, такая услуга не упоминается ни в ГК РФ, ни в ОКВЭД. Однако между заказчиком и исполнителем заключается договор подряда или возмездного оказания услуг – и в нём для безопасности можно прописать цели, условия и задачи вашего сотрудничества, чётко прописав процедуру предоставления услуг, их объём, а также критерии качества. Кроме того, можно утвердить регламент взаимодействия и подробно перечислить в нём все действия исполнителя.
Кому подойдёт аутсорсинг бухгалтерии
В целом, он подойдёт всем, кто работает «по белой схеме». ИП и микропредприятиям этот формат работы почти всегда выгоднее, потому что при небольшом объёме работ нецелесообразно брать в штат бухгалтера. А крупный бизнес может значительно сократить издержки с помощью передачи на аутсорс рутинных участков бухгалтерии.
И абсолютно точно аутсорсинг «показан»:
- зарубежным компаниям, которые не хотят разбираться в нюансах российского законодательства;
- стартапам, которые смогут доверить бухгалтерию опытным специалистам, чтобы не отвлекаться от реализации своих инновационных бизнес-идей;
- «сезонному» бизнесу, который не хочет тратить деньги на бухгалтерию в период простоя;
- бизнесу в специфической отрасли – поскольку в аутсорсинговой компании проще найти сочетание классического налогового учёта и компетенций узкоспециализированных экспертов.
Как перевести бухгалтерию на аутсорсинг
При выборе аутсорсинговой компании стоит обратить внимание на то, как давно она на рынке и какая у неё репутация. Что касается стоимости услуг, то такие компании обычно выбирают одну из двух систем ценообразования: в зависимости от ежемесячного оборота компании или же в зависимости от количества документов и операций.
Компания «Фингуру» уже более 10 лет работает на рынке услуг аутсорсинговой бухгалтерии, и за это время нашими услугами воспользовались более 1 600 компаний. Мы гарантируем безопасность ваших данных и несём финансовую ответственность за свою работу.
Доверьте учёт нашим экспертам, забудьте о тревогах за бухгалтерию и думайте только о процветании вашего бизнеса!
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
