То, что для эффективного управления финансами важно упростить бухгалтерский учет и оптимизировать расходы для него, очевидно всем предпринимателям. Кстати, в этой статье делаем сравнительный анализ стоимости различных подходов. Но как при этом миновать риски и как выбрать те методы, которые подходят именно вашему бизнесу?
В статье расскажем о способах, актуальных при самостоятельном ведении бухгалтерии, об оптимизации работы штатных сотрудников и особенностях привлечения аутсорсинговых компаний.
Если решили вести бухгалтерию самостоятельно
О том, насколько эффективным и разумным решением для предпринимателя будет решение взять ведение бухгалтерии на себя, можно говорить долго – и это не тема нашей статьи. Очевидно, что у этого решения есть и плюсы, и минусы, а также то, что всё зависит от индивидуальных особенностей бизнеса. Мы лишь дадим несколько рекомендаций тем, кто на это всё же решился.
За актуальную информацию необязательно платить
Для успешного ведения бухгалтерии важно всегда быть в курсе изменений в законодательстве и оперативно узнавать о новых возможностях для упрощения бухгалтерского учёта. Об этом знают и бухгалтеры, и предприниматели, которые ведут учёт самостоятельно, – и многие из них платят за актуальную информацию, покупая дополнительное ПО или подписку на специализированные ресурсы.
Но не стоит забывать, что информирование о законодательных изменениях – прямая обязанность налоговой службы. Поэтому вы можете найти и сохранить все необходимые источники информации, используя официальные веб-ресурсы ведомств (и добавляя их, например, в закладки в браузере). Это поможет вам всегда быть в курсе изменений – и при этом сэкономит деньги вашей компании.
Возможно, пора перейти на ЭДО
Один из способов сэкономить на бухгалтерском учете и упростить его процессы – это переход на электронный документооборот (ЭДО). Это не только экономия на бумаге, краске для принтера и доставке документов, но и значимое повышение эффективности работы бухгалтерии в целом. Переход на ЭДО даёт вам несколько значимых преимуществ.
- Во-первых, автоматизированные системы позволяют сдавать отчётность буквально в пару кликов, направлять документацию в банк, контрагентам и сотрудникам, а также удобно вести переписку с контролирующими органами.
- Во-вторых, электронный документооборот значительно упрощает процессы передачи и обработки документов. Он позволяет автоматически формировать документы – что экономит время и снижает риск ошибок.
- В-третьих, ЭДО обеспечивает высокий уровень безопасности и защиту данных. Электронные документы могут быть защищены паролями, шифрованием и другими мерами безопасности, что обеспечивает конфиденциальность и сохранность информации.
И наконец, на ЭДО в ближайшем будущем перейдут все – включая тех, для кого это пока необязательно. Операторов ЭДО становится всё больше, и благодаря конкуренции между ними эта услуга становится доступной даже для малого и микробизнеса. Так что чем раньше вы это сделаете, тем удобнее вашим контрагентам будет с вами работать.
Взгляд со стороны или частичный аутсорсинг
Если вы ведёте бухгалтерский учет самостоятельно и у вас нет необходимости в большом штате бухгалтеров, рассмотрите возможность частичного аутсорсинга бухгалтерии. Это позволит вам сократить затраты и получить профессиональную поддержку, при этом сохраняя определённый контроль над процессом.
Это может быть, например, заключение договора с удалённым бухгалтером, который будет периодически приходить и контролировать процесс ведения бухгалтерии. Он может проводить проверку правильности учёта, анализировать финансовые отчёты и оставлять свои практические рекомендации для улучшения процессов. Это позволит вам не только снизить затраты на штатного бухгалтера, но и получить экспертную поддержку, когда это необходимо.
При выборе удалённого бухгалтера стоит обратить внимание на его профессиональные квалификации и опыт работы. Важно, чтобы специалист был хорошо знаком с требованиями и спецификой вашего бизнеса. Заключение договора также является важным аспектом, чтобы установить обязанности и ответственность сторон.
Если у вас есть штатный бухгалтер
Даже если вы довольны работой своего бухгалтера (или штата бухгалтеров) и доверяете на 100%, не стоит пускать дело на самотёк. Есть несколько способов оптимизировать процессы и повысить эффективность работы сотрудников – тем самым сэкономив деньги компании.
На вооружение можно взять и те рекомендации, которые мы дали выше. Но есть и другие – которые будут полезны именно тем компаниям, в которых есть штатный бухгалтер.
Повышаем квалификацию и усиливаем контроль
Может прозвучать жёстко и психологически некомфортно, но при грамотном применении этот совет сэкономит вам деньги и нервы. Будем честны: не все наёмные сотрудники настолько вовлечены в ваш бизнес, чтобы переживать за него как за свой. И если ваш бухгалтер, например, применяет систему налогообложения, не самую выгодную для вашей компании, он может не заметить этого – а вы из-за это будете терять деньги.
Один из способов избежать такие неприятности – это постоянное повышение квалификации вашего главного бухгалтера. Обучающие программы, курсы и тренинги помогут специалисту улучшить его профессиональные навыки, что позволит ему более эффективно выполнять свои задачи и справляться с возникающими трудностями. Кроме того, штатный бухгалтер, обладающий актуальными знаниями, может самостоятельно находить способы снижения налоговой нагрузки и оптимизации финансовых операций компании.
Введение жёсткого контроля поможет избежать пеней и штрафов от контролирующих органов, уменьшить количество просрочек платежей и минимизировать негативные последствия низкого уровня квалификации персонала. Важно прописать в должностных инструкциях персональную ответственность каждого работника за ведение бухгалтерского и налогового учёта.
Также рекомендуется провести переаттестацию всего отдела бухгалтерии. Это позволит оценить квалификацию и профессиональные навыки сотрудников, а также выявить возможные недостатки и проблемы. Для контроля над качеством работы можно ежегодно привлекать аудиторскую фирму, которая проведёт проверку и предоставит полный отчёт об эффективности работы команды бухгалтеров.
Оптимизируем рабочее время бухгалтера
Этот пункт особенно актуален для тех компаний, штатный бухгалтер которых буквально тонет в рутине. Это чревато не только высокой нагрузкой на специалиста, но и финансовыми потерями для бизнеса из-за просрочек и/или невнимательности. Эту проблему можно и нужно решать – и вот несколько рекомендаций.
- Анализ и сокращение «лишних» функций. Внимательно проанализируйте все функции, выполняемые бухгалтером в течение рабочего дня (включая изучение 1С, помощь новым специалистам, участие в планёрках, исправление предыдущих ошибок и так далее). Найдите функции, которые можно перераспределить на других сотрудников или автоматизировать. Освобождение бухгалтера от «лишних» функций позволит ему лучше сконцентрироваться на своих непосредственных обязанностях, что снизит вероятность ошибок, возникающих из-за спешки и отвлечений, а также риски штрафов.
- Упрощение процессов и процедур. Проанализируйте текущие процессы и процедуры в бухгалтерском учёте и найдите возможности для их упрощения и оптимизации. Это может включать пересмотр и упрощение форм и документов, стандартизацию процедур, устранение избыточных шагов или внедрение электронных систем учёта и хранения данных. Упрощение процессов сократит время, затрачиваемое на выполнение задач, и повысит эффективность работы бухгалтера.
- Использование современных инструментов и ПО. Вместе со специалистом изучите рынок бухгалтерских программ и инструментов, которые могут помочь оптимизировать бухгалтерский учёт и упростить работу.
Переводим на «удалёнку»
Довольно радикальный, но в большинстве случаев вполне оправданный шаг – перевод бухгалтеров на удалённый формат работы. Ваши сотрудники смогут работать из дома, а вы сможете сэкономить на аренде офисного помещения и организации рабочих мест.
При принятии решения о переводе бухгалтера на «удалёнку» необходимо обратить внимание на наличие необходимого для этого оборудования, доступность программного обеспечения и возможность предоставления бухгалтеру доступа к необходимой информации. Стоит также обратить внимание на безопасность передачи и хранения данных.
Бухгалтерия на аутсорсинге
Всё большую популярность в современных реалиях набирает полная передача бухгалтерского учёта на аутсорс – то есть поручение выполнения бухгалтерских функций специализированной внешней компании. Экономическая выгода здесь очевидна: в таком случае предприниматель платит исключительно за оказанные услуги, отпадает необходимость в содержании и обучении штатных бухгалтеров.
При выборе аутсорсинговой компании стоит обратить внимание на опыт работы и квалификацию бухгалтеров, время работы самой компании и на то, каким образом будет происходить ваше с ней взаимодействие. Важно, чтобы компания была для вас не просто поставщиком услуг, а настоящим компаньоном – то есть, была тоже заинтересована в процветании вашего бизнеса.
Компания Фингуру с 2012 года ведёт бухгалтерский учёт компаний, за это время нашими клиентами стали более 1600 российских компаний. Мы дорожим своей репутацией – и поэтому несём финансовую ответственность за свою работу.
Начать работать с Фингуру очень легко: достаточно выбрать подходящий для вас тариф (в зависимости от системы налогообложения, количества сотрудников и ежемесячных хозяйственных операций) и оставить заявку. Наш сотрудник свяжется с вами в течение 10 минут.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
