- Общие сведения
- Структура
- Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
- Порядок заполнения отчета
- Как исправить отчет ЕФС-1, если он уже сдан с ошибкой
- Штраф за несвоевременную сдачу ЕФС-1
- Можно ли сдать ЕФС-1 на бумажном носителе в 2026 году?
- Как сдать ЕФС-11 в электронном виде?
- Вывод
ЕФС-1(единая форма сведений), подаваемая в СФР, представляет собой отчет из титульного листа, а также двух разделов и их подразделов. Но сдаются они не все и сразу – под конкретное кадровое событие предусмотрен свой порядок. Подготовили подробный гид по ЕФС-1: он будет полезен как тем, кому предстоит отчитаться перед СФР впервые, так и тем, кто делает это регулярно – чтобы освежить знания.
Общие сведения
ЕФС-1 в обязательном порядке сдают все организации и ИП с сотрудниками, оформленными по ТК РФ, и подрядчиками по гражданско-правовым договорам (ГПХ). Форма приведена в приказе СФР № 1462. При численности персонала до 10 человек включительно отчет оформляется на бумаге или в электронном виде, более 10 человек – исключительно в электронном. Для подачи в «цифре» требуется УКЭП.
Структура
Отчет состоит из титульного листа, куда вносятся данные о работодателе, и двух разделов – ниже рассматриваем, какие сведения отражают эти разделы.
Раздел 1
Отражает данные о кадровых событиях, особом пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
Включает следующие подразделы:
Если у вашего бизнеса нет ничего из перечисленной информации, подавать «нулевой» отчет в СФР не требуется.
Раздел 2
В этот раздел отчета вносят сведения об исчисленных взносах на травматизм, обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест.
Включает следующие подразделы:
Сроки сдачи ЕФС-1 в 2026 году
Как отметили в начале, у рассматриваемого отчета отсутствует единый срок сдачи, поэтому для каждого раздела он индивидуален. Сроки пропустить сложно, поскольку они привязаны к единой дате сдачи отчетности – 25 числу. Само собой, срок сдвигается на следующий ближайший рабочий день, если выпадает на выходной. Для удобства подготовили памятку по срокам сдачи в формате таблицы.
Порядок заполнения отчета
Если нужно скачать форму ЕФС-1, актуальную в 2026 году, бланк в формате .XLSX (открывается в Excel и Google документах) можно загрузить на сайте справочной системы КонсультантПлюс.
Независимо от того, какой подраздел сдаете, необходимо заполнять титульный лист. Например, если подаете ЕФС-1 при увольнении сотрудника, необходимо заполнить титульный лист и подразделы 1 и 1.1. Далее расскажем, как заполняются все части отчета, актуальные для коммерческих организаций и ИП.
Титульный лист
Сюда включаются данные о работодателе:
Кроме того, в 2026 году на титульнике ЕФС-1 указывается код категории страхователя – физлица. Если у вас ИП, указывайте здесь «ИП01», КФХ – «ИП02». Организациям это поле заполнять не нужно.
Раздел 1
Здесь заполняются только те разделы, по которым у вас имеются данные. Пустые листы или «нули» подавать не требуется. Чтобы вам было удобнее разобраться, какие части данного раздела подаются, исходя из каких событий, подготовили удобную памятку:
Подраздел 1
Отражает данные о сотруднике по ТК РФ или подрядчике по ГПХ, если имели место кадровые события или особый стаж. Потребуются паспортные данные лица плюс его ИНН и СНИЛС.
Поле «Код категории ЗЛ» заполняется, исходя из статуса лица. Ниже приводим расшифровку:
Поле «Гражданство (код страны)» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Для России код – 643. Посмотреть данные по другим государствам с удобной навигацией можно на портал «Госуслуги».
Подраздел 1.1
В этой части отчета имеется графа 3, куда вносится код – сокращенное наименование кадрового события. Применяемые коды можно найти в инструкции по заполнению соответствующего раздела. Например, для приема на работу код – «ПРИЕМ».
Также, если это актуально, коды применяются для уточнения данных в графе 4 – о работе в районах Крайнего Севера («РКС») и в приравненных к ним местностях («МКС»).
Еще одна графа, требующая внесения кодов, – пятая. Детализирует информацию о трудовой функции и договоре. Указывайте «0», если договор бессрочный, «0.1» – до полугода, «0.2» – более полугода», «1» – при совместительстве, «1.1» – при совместительстве до полугода, «1.2» – при совместительстве более полугода. Если данные заполняются на подрядчика по ГПХ, оставьте эту графу пустой.
В графу шестую ЕФС-1 вносится код выполняемой функции согласно справочнику ОК 010-2014. Графа заполняется при приеме, переводе, увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, присвоении квалификации, заключении или прекращении гражданско-правового договора. Для ГПХ-исполнителей дополнительно прописывается код выполняемой функции, исходя из типа договора:
При принятии или переводе на удаленку указывается код «ДИСТ».
При принятии или переводе на неполный рабочий день применятся код «НЕПД», на неполную неделю – «НЕПН».
Увольнение сопровождается внесением данных в графу седьмую, куда необходимо добавить код причины увольнения согласно справочнику и вписать без сокращений причину прекращения трудовых отношений.
Предлагаем загрузить образец заполнения ЕФС-1 для информирования СФР об одном из наиболее распространенных кадровых событий – приеме на работу.
Подраздел 1.2 раздела 1
Графы вторая и третья требуют указания периода в пределах года, по которым сдается подраздел.
Если работница была в отпуске по беременности и родам или уходу за ребенком, заполняются две строки:
-
первая включает даты с начала отчетного периода по день, предшествующий дню, когда сотрудница ушла в отпуск;
-
вторая включает дату начала отпуска с указанием в седьмой графе кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).
Также в эту часть отчета вносят работников по совмещению и подрядчиков по договорам ГПХ. Сведения о периодах работы берутся из табелей и соответствующих договоров. Прочие строки можно без каких-либо трудностей заполнить по инструкции соцфонда.
Раздел 2
В шапке раздела указываются данные об отчетном периоде и о численности сотрудников. В поле «Отчетный период» внесите «03» – при подаче сведений за первый квартал, «06» – за полугодие, «09» – за девять месяцев, «12» – за год. При первичной подаче за период в поле «Номер корректировки» укажите «000», последующие корректировки маркируются «001», «002» и т.д.
Подраздел 2.1
Здесь вы отражаете базу для начисления взносов на травматизм нарастающим итогом с начала года и за каждый из трех последних месяцев периода, по которому отчитываетесь. Также – страховой тариф и суммы исчисленных взносов с начала года плюс, в отдельности, за первый, второй и третий месяцы истекшего квартала.
Чтобы вам было проще понимать, какие данные вносятся в конкретные строки подраздела, сделали краткую памятку:
Подраздел 2.3
Для удобства навигации и заполнения подраздела собрали всю необходимую информацию в памятку:
Как исправить отчет ЕФС-1, если он уже сдан с ошибкой
Если в ранее поданных сведениях обнаружены ошибки или было отменено кадровое мероприятие по сотруднику, потребуется создать отменяющую ЕФС-1 и направить в соцфонд. Отдельной формы не предусмотрено, используется та же, что и для первичного информирования.
Для корректировки в ЕФС-1 сведений о трудовой деятельности в подразделе 1.1 предусмотрено проставление знака «Х» для отмены таких сведений:
-
подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки;
-
подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности.
В таблице из указанного подраздела также имеется специальное поле для отмены записей. При этом отменяющая запись вносится в поле «Признак отмены записи» со знаком «Х». Как и при первичной подаче, заполняется титульный лист, а новые сведения подаются только по отдельному сотруднику, а по остальным, для которых не требуются корректировки, не подаются.
В подразделе 1.2 для отмены ранее поданных сведений при повторной подаче в поле «Отменяющая» необходимо также проставить «Х».
Важно: прежде чем подавать отменяющий отчет, проверьте, чтобы в нем не было данных с разным типом сведений (например, «Корректирующая» и «Отменяющая») за один и тот же период по одному и тому же сотруднику или исполнителю.
Закономерный вопрос: в какой срок необходимо отменять мероприятие в ЕФС-1? Срок такой же, как и для информирования СФР о первичном событии. Например, если сдаете исправленный раздел 1 и подраздел 1.1, сделать это необходимо не позднее одного рабочего дня после наступления соответствующего события, в данном случае – отмены мероприятия.
Штраф за несвоевременную сдачу ЕФС-1
Объем санкций варьируется, исходя из типа нарушителя (должностное лицо, организация или ИП), а также того, какое нарушение допущено. Для наглядности собрали цифры, актуальные на 2026 год:
Можно ли сдать ЕФС-1 на бумажном носителе в 2026 году?
Да, если численность персонала вашего бизнеса составляет до 10 человек включительно, отчет можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде.
Как сдать ЕФС-11 в электронном виде?
Сначала вам необходимо сформировать электронный файл с нужными разделами и подразделами отчета. Для этого потребуется специальная программа СФР. Далее зайдите в кабинет страхователя на сайте ведомства и выберите «Загрузить подготовленный файл проекта отчетности». Для авторизации в сервисе нужна учетная запись в ЕСИА («Госуслуги»), для подписания документов – УКЭП.
Вывод
Рассказали, как заполнить ЕФС-1, если вы бухгалтер коммерческой организации или ИП. Несмотря на большой объем данного отчета, каких-либо трудностей с его подачей возникнуть не должно, поскольку направлять вы будете только те его части, которые связаны с конкретными кадровыми событиями. С запоминанием сроков подачи также не должно быть проблем: кроме информации, подаваемой до истечения следующего рабочего дня, сроки привязаны к единому дню сдачи отчетности – 25 числа. Используйте только актуальные бланки из официальных или проверенных источников.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
