- Общие сведения
- ЭПД – что это и какими правовыми актами регулируются
- На кого распространяются новые правила
- Поэтапная подготовка к работе с ЭПД
- Какие санкции предусмотрены за нарушения
- Вывод
Сегодня в России проводится масштабная цифровизация логистики, направленная на повышение прозрачности, скорости и безопасности грузоперевозок. Одним из ключевых элементов этой трансформации станет обязательное использование электронных перевозочных документов (ЭПД) с 01.09.2026. Тестовый переход на ЭПД позволит бизнесу ознакомиться с технологией и подготовиться к работе по новым правилам с сентября.
Общие сведения
ГИС ЭПД, куда поступает информация перевозчиков, создана для формирования единой информационной среды, аккумулирующей данные по транспортным перевозкам всеми видами транспорта: авиа, авто, водный, железнодорожный.
Система обеспечивает:
-
получение ЭПД от аккредитованных Минтрансом РФ операторов, обработку и хранение этих документов;
-
юридическую значимость документов, подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП);
-
доступ к сведениям контролирующим органам;
-
обмен данными о ходе исполнения перевозок между участниками и госорганами.
Работать с системой обязаны все участники автомобильных грузоперевозок в России, применяющие ЭПД. Подробнее о подключении к ГИС ЭПД расскажем ниже.
Другая государственная система, обязательная для экспедиторов, – ГосЛог. Это многофункциональная платформа по принципу «одного окна», призванная объединить реестры перевозчиков и экспедиторов, сервисы оформления разрешений, мониторинга грузов и аналитики. С 01.03.2026 на ее базе запущен обязательный реестр экспедиторов, а к 2028 году платформа охватит все виды транспорта. Бизнес, который уже работает, обязан подать уведомление о транспортно-экспедиторской деятельности до 30.04.2026. Если же деятельность стартовала после указанной даты, сделать это необходимо до заключения первого договора на оказание услуг.
ЭПД – что это и какими правовыми актами регулируются
ЭПД – цифровой аналог бумажных документов, сопровождающих груз по всему маршруту: от поступления заявки до конечного получателя. Обязательный переход на ЭПД призван сделать логистику более прозрачной и исключить незаконные практики.
В основе регулирования – ФЗ-140: этот НПА вводит обязанность для участников логистического процесса использовать исключительно электронные перевозочные документы с 01.09.2026. Не менее важен ФЗ-281, которым в статью 11.14.3 КоАП РФ внесены изменения, предусматривающие штраф за нарушение порядка работы с ЭПД, а также осуществление деятельности без подачи уведомления в ГосЛог.
Согласно ФЗ-140 к ЭПД относятся:
-
транспортные накладные;
-
заказы или заявки на перевозку;
-
экспедиторские документы – поручение экспедитору, расписка экспедитора, складская расписка;
-
путевые листы;
-
железнодорожная накладная;
-
грузовая накладная при авиаперевозках.
Возможность оформления документов на бумажных носителях сохранится в порядке исключений, список которых в скором времени утвердит Министерство транспорта. Если же речь о международных перевозках, то здесь, в силу регулирования межгосударственными соглашениями, порядок применения ЭПД будет внедряться поэтапно.
На кого распространяются новые правила
Без каких-либо исключений с 1 сентября 2026 ЭПД-обязанность закреплена за:
-
грузоотправителями – составляют электронную транспортную накладную и заказ-заявку;
-
перевозчиками – подтверждают принятие и вносят данные о ходе перевозки;
-
экспедиторами – оформляют поручение и расписку;
-
грузополучателями – подписывают документы, подтверждающие факт принятия груза.
Поэтапная подготовка к работе с ЭПД
До сентября у вас есть время, чтобы подготовиться и сделать переход максимально понятным. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
Этап 1: инвентаризация процессов
В первую очередь следует четко обозначить, кто из ваших сотрудников оформляет транспортные документы (логисты, бухгалтеры, водители), какие документы используются чаще всего. Также важно проверить, нет ли узких мест при согласовании, а также убедиться, что ваши ключевые контрагенты готовы перейти на ЭПД.
Этап 2: сделайте электронные подписи
Для руководителя – КЭП организации (или ИП). Оформляется в ФНС или в аккредитованном удостоверяющем центре. Для бухгалтера или логиста – КЭП сотрудника плюс машиночитаемая доверенность (можно оформить через сайт налоговой). Кладовщикам и водителям будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП).
Этап 3: заключите договор с оператором
Прямое взаимодействие грузоперевозчиков с ГИС ЭПД не предусмотрено, вместо этого заключается соглашение с оператором ИС ЭПД, который будет передавать ваши данные в систему. Реестр операторов доступен на портале Министерства транспорта.
При выборе оператора критически важные критерии – это:
-
тарифы;
-
интегрируемость с вашей системой учета;
-
наличие мобильного приложения для водителя, через которое он видит все данные по рейсу, подписывает документы ПЭП и предъявляет инспекторам ГИБДД QR-код, подтверждающий наличие ЭПД.
Этап 4: подготовьте техбазу для водителей
Для установки приложения оператора водителю потребуется смартфон или планшет с доступом к интернету. Инспектор считывает код через служебный терминал – на дисплей выводятся все ЭПД по перевозке.
Этап 5: сделайте тестовый запуск
Переводить «сразу и все» на новые рельсы не рекомендуется. Пока есть время, договоритесь с несколькими надежными контрагентами о тестовых перевозках. Так вы сможете выявить ошибки, обучить работников и сформировать внутренние чек-листы. Когда электронные накладные и другие транспортные документы станут обязательными, вы будете во всеоружии.
Какие санкции предусмотрены за нарушения
Ранее уже отметили, что обновленная статья 11.14.3 КоАП РФ предусматривает админответственность за нарушение порядка работы с ЭПД. Должностные лица и ИП могут быть оштрафованы на сумму 25-50 тыс. руб., организации – 100-300 тыс. руб.
Если бизнес допускает системные нарушения или препятствует госорганам в осуществлении контрольных функций, деятельность может быть приостановлена на срок до 3 месяцев (3.12). Следует учитывать, что некоторые составы, такие как нарушение правил транспортировки крупногабаритных грузов (12.21.1), предусматривают значительные штрафы – до 1 млн руб.
Вывод
Российская логистика в 2026 году столкнулась с рядом весомых изменений. Так, вслед за запуском в 2022-м ГИС ЭПД, с марта текущего года начал работать ГосЛог – включение в реестр обязательно для всех экспедиторов, подать уведомление нужно до 30.04.2026. С сентября для всех участников процесса грузоперевозок станет обязательным оформление ЭПД. Чтобы избежать ошибок и штрафов в будущем, уже сейчас можно протестировать работу по обновленным правилам: проведите ревизию логистических процессов, заключите договор с оператором, выберите одного-двух контрагентов и сделайте несколько полных циклов перевозок. Это поможет выявить проблемные моменты и подготовиться к сентябрю.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
