Восстановление учета: этапы и рекомендации для успешного завершения

• Что означает «восстановить бухгалтерский учет» – простыми словами
• Когда возникает необходимость восстановления бухгалтерского учета?
• Полное и частичное восстановление бухгалтерского учета
• Несколько советов о том, как восстановить учет
• Как восстановить учет: пошаговый гайд
• Из каких параметров складывается ценник на услуги по восстановлению бухучета?
• Особенности договора на восстановление бухгалтерского и налогового учета, образец
• Вывод

В соответствии со статьей 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» у субъектов экономической деятельности – организаций обязанность ведения бухучета возникает с момента госрегистрации и сохраняется до завершения деятельности. Обязанность ведения бухучета не распространяется на предпринимателей, вместо этого они ведут налоговый учет расходов и доходов. По той или иной причине в учете происходят ошибки или он может не вестись вовсе – это прямая дорога к серьезным проблемам для бизнеса. Подготовили материал о том, как навести порядок в бухгалтерии и минимизировать финансовые потери.

Что означает «восстановить бухгалтерский учет» – простыми словами

Это процесс приведения в порядок и корректировки финансовых записей организации после того, как в них были допущены ошибки, данные учета были утрачены или не учитывались должным образом. Процесс включает в себя систематизацию и анализ всех финансовых документов, таких как договоры, счета, накладные и платежные ведомости.

В ходе восстановления бухгалтер, штатный или на аутсорсе, вносит заново или исправляет учетные данные, что позволяет сформировать адекватное представление о финансовом состоянии бизнеса.

Важно отметить, что этот процесс не только помогает устранить ошибки и недочеты, но и обеспечивает прозрачность и законность финансового учета, а это критически важно для стабильной работы и репутации бизнеса.

Когда возникает необходимость восстановления бухгалтерского учета?

Наиболее распространенная причина, влекущая за собой подобную необходимость, – человеческий фактор. Это может быть банальная невнимательность или недобросовестное отношение работника к своим обязанностям.

Бизнес изначально не осуществлял ведение бухучета

Представители среднего и крупного бизнеса редко допускают ошибки: как правило, имеется укомплектованная бухгалтерская служба или ведение бухучета передано на аутсорс профессионалам. Малый бизнес часто не может позволить себе содержание полного штата финансистов – по этой причине учет осуществляет руководитель или приходящий бухгалтер. Как итог – значительная нагрузка на одно лицо увеличивает риск ошибок или упущений.

На старте деятельности основное внимание уделяется поиску поставщиков и клиентов, производству продукции, маркетинговым стратегиям, продвижению в социальных сетях. Иными словами, если вся нагрузка ложится на плечи одного человека, учет может не вестись с самого начала. Или, например, штатный финансист внезапно ушел в отпуск или на больничный. Образовавшийся «пропуск» потребуется восстановить, поскольку учет ведется непрерывно, а наведение порядка в нем – это ресурсо- и времязатратный процесс.

Рассмотрим наглядную ситуацию. ООО «Финансовые услуги» заключило с ООО «Спец строй монтаж» договор на проведение ремонтных и отделочных работ в офисных помещениях. Работники ООО «Спец строй монтаж» в течение месяца были задействованы на объекте в течение всего рабочего дня, в связи с чем ООО «Финансовые услуги» предоставляло им бесплатное питание – наряду со своими сотрудниками. При этом персонифицированный учет затрат по столовой не осуществлялся и к основному направлению деятельности ООО «Финансовые услуги» (предоставление консультаций и услуг аутсорс-бухгалтерии) не относился. В последствии ООО «Финансовые услуги» запросило вычет по НДС, включив в него расходы по столовой, но из ФНС поступил отказ, поскольку не осуществлялся всеобъемлющий учет и, как итог, налоговую базу определить невозможно. Предоставленных счета-фактуры, выставленного за ремонтные работы, и акта выполненных работ оказалось недостаточно.

Изменение системы налогообложения

Если бизнес работает по упрощенке и в какой-то момент превышает установленные лимиты (по доходу, штатной численности, стоимости ОС), право на использование спецрежима прекращается. При этом ФНС об этом узнает только при условии, что получит надлежащим образом оформленное уведомление.

Причины перехода на общий режим со специального можно разделить на добровольные и недобровольные.

Добровольные – это:

• регистрация филиала;
• увеличение доли участия иных юрлиц в капитализации до 25%;
• начало производства подакцизной продукции.

В подобных ситуациях для уведомления ФНС применяется форма № 26.2-3.

Недобровольные – это когда по той или иной причине произошло превышение лимитов по доходу, численности персонала, стоимости ОС. Напомним, что в 2025 году лимит по доходу для упрощенцев увеличен до 450 млн руб., по стоимости ОС – до 200 млн руб. По численности работников теперь действует единый лимит – 130 человек.

При превышении уведомить налоговое ведомство следует по форме № 26.2-2.

Переход на общий режим лишает бизнес возможности платить в бюджет единый налог – теперь потребуется платить НДС (который теперь упрощенцы платят, если доход за 2024 составил или в течение 2025 превысил 60 млн руб.), налог на доход и на имущество. Если своевременно не уведомить ФНС и продолжать платить налог по ставкам упрощенки, 6% или 15%, возникнет налоговая задолженность. Кроме того, появится необходимость вести учет расходов и доходов в иной форме и выставлять счета-фактуры. Выявление ФНС подобных недочетов при камеральной проверке неизбежно приведет к штрафам и доначислениям.

Существенные ошибки в учете

Нанять некомпетентного финансиста – это еще полбеды. Серьезные последствия ожидают бизнес, если руководитель не проверяет работу бухгалтерской службы. Своевременное выявление недочетов сведет к минимуму вероятность ошибок и неприятных финансовых последствий.

Наиболее распространенные ситуации – это:

• ошибки, допущенные при исчислении заработной платы, налоговой базы, иных финансовых показателей;
• недостаточное количество первичной документации;
• фактические ошибки и опечатки (особенно при указании реквизитов и сумм);
• ошибки при классификации транзакций.

Утрачена бухгалтерская база

Может быть утеряна вся информация или ее часть – в любом случае ситуация неприятная, а гарантии, что она обойдет ваш бизнес стороной, не даст никто.

Среди основных причин можно выделить утрату, повреждение или уничтожение данных вследствие непредвиденных обстоятельств, которые не зависят ни от руководителя, ни от сотрудников: стихийное бедствие, катаклизм, пожар, кража оборудования, «заражение» вирусным ПО.

Нередки ситуации, когда виновником пропажи информации становится бухгалтер, внезапно покинувший компанию вместе с частью данных или отчетности.

Если документы были потеряны, руководитель издает приказ о создании комиссии, основная задача которой – установить обстоятельства и причины утери данных. Кроме собственных работников в работе комиссии по согласованию принимают участие сотрудники профильных ведомств. К примеру, МВД – если имеется подозрение на кражу, МЧС – если данные были уничтожены вследствие пожара, катаклизма или стихийного бедствия.

По завершении работы комиссии составляется акт, на основании которого в ФНС и (или) СФР направляется уведомление о том, что сдать отчетность в установленный срок не представляется возможным по объективным причинам. Провести внутреннее расследование и уведомить ведомства требуется в течение недели после происшествия. После восстановления учета также необходимо направить уведомление.

Следует учитывать, что ответственность за учет и сохранность документов несут должностные лица – руководитель и главный бухгалтер. Непринятие соответствующих мер или нереагирование, выявленные ФНС в ходе камеральной проверки, могут быть расценены в качестве преднамеренного уклонения от пополнения казны.

Из вышеизложенного можно сделать вывод: хранить данные необходимо в надежном месте. Если речь об электронных документах, оптимальный вариант – использование функционала систем ЭДО, позволяющего сформировать электронный архив документов, хранящийся на защищенных серверах. Однако часть данных подлежит хранению на бумажных носителях. В этих целях следует иметь специально оборудованное помещение с допуском в него только профильных сотрудников.

Полное и частичное восстановление бухгалтерского учета

Полное восстановление потребуется в ситуации, описанной в начале: если учет не осуществляется с самого начала работы. Чаще всего требуется частичное восстановление – вот типичные ситуации:

• восстановление зарплаты за один период (месяц, квартал);
• восстановление отчетности;
• подача нулевой отчетности (что необходимо, даже если у бизнеса в течение какого-то времени отсутствуют доходы и расходы);
• учет операций, совершенных через клиент-банк;
• учет товарно-материальных ценностей.

Несколько советов о том, как восстановить учет

• Установите, начиная с какого периода (даты) требуется привести в порядок учет.
• Проведите сверку с ФНС и СФР – направьте в ведомство корректирующие отчеты.
• Если первичку невозможно восстановить (к примеру, организация-контрагент ликвидирована), пересчет налоговой базы придется осуществлять в отсутствие этих документов, что необходимо отразить в декларации.

Как восстановить учет: пошаговый гайд

Весь процесс делится на два этапа, каждый из которых требуется комплексного подхода.

Шаг 1: подробный анализ текущей ситуации

Грамотная аналитика – то, с чего следует начать восстановление бухгалтерского учета. Потребуется установить, почему произошла утрата данных, были допущены ошибки или сформировалась задолженность.

Важно сформировать детальные ответы на такие вопросы:

• какие ошибки были допущены при заполнении документов и какие последствия бизнес ощутил из-за этого;
• какие документы сохранились / были оформлены, какие из них подлежат исправлению и составлению с нуля;
• какими временными рамками располагает бизнес для приведения дел в порядок.

Если копии документов хранятся в электронном виде в системе ЭДО, задача упрощается: потребуется лишь оценить, какие из них отсутствуют на бумажных носителях, а затем – повторно распечатать. Некоторые из документов, составленные в двух экземплярах (например, договоры), хранятся у контрагентов – для получения заверенной в надлежащем порядке копии потребуется направить официальный запрос.

В процессе восстановления важно понимать, для каких целей учета применяется тот или иной документ, например:

• накладная – отгрузка товара;
• выписка из банка – финансовые операции;
• акт выполненных работ / оказанных услуг – после того как работы или услуги выполнены / оказаны в надлежащем объеме;
• счет-фактура – выставляется плательщиком НДС при отгрузке товара / выполненной работе / оказанной услуге;
• платежная ведомость – выплата зарплаты.

Шаг 2: составление плана восстановления учета

Единой формы плана нет – он составляется организацией самостоятельно, исходя из результатов анализа текущей ситуации. Впрочем, услугу по восстановлению учета можно получить у профессионалов – в таком случае вся «бюрократия» станет задачей аутсорс-специалистов.

Тем не менее важно иметь хотя бы общее понимание, из каких элементов состоит план. Итак, документ может включать следующую информацию:

• восстановление учета по банку;
• восстановление учета по расчетам с поставщиками;
• восстановление учета по движению товаров;
• учет пересортицы;
• ввод недостающих документов на поставку продукции;
• период, за который требуется произвести восстановление;
• трудозатраты, требуемые для выполнения каждого из этапов.

Эффективность восстановления учета зависит от того, насколько грамотно и детально составлен плана выполнения работ. Рассмотрим один из вариантов составления на примере.

Наименование этапа работы	Трудозатраты / чистое время работы исполнителя (часов)	Стоимость, руб.
1. Восстановление учета по банку (остатки не сходятся)	3
2. Восстановление учета по расчетам с поставщиками	8
2.1. Запрос и получение актов сверки с поставщиками по списку (через заказчика)	1
2.2. Ожидание актов сверки с поставщиками от заказчика (пауза)	0
3. Сопоставление актов сверки с текущими данными в 1С:БП	1
4. Формирование списка недостающих документов и запрос у заказчика скан-копий этих документов	0,5
5. Ввод в базу данных 1С:БП предоставленных недостающих документов	6,5
6. Восстановление учета по движению товаров	40
6.1. Перепроведение всех документов покупки для корректной индексации складов (счет 41)	8
6.2. Переименовать в справочнике «Склады» все склады на одно название и во всех документах сделать подмену на этот склад (счет 41)	1
6.3. Найти неучтенные документы в расчетах с маркетплейсами (по счету 45) и загрузить их в учет	5
6. 4. Устранение пересортицы товаров за счет подмены дубликатов (счет 41)	10
6.5. Ввод недостающих документов на покупку товаров от ООО «Ромашка» (счет 41)	16
7. Произвести закрытие месяцев и расчет финансовых результатов	16
7.1. Закрыть январь 2024	1
7.2. Закрыть февраль 2024	1
7.3. Закрыть март 2024	2
7.4. Закрыть апрель 2024	1
7.5. Закрыть май 2024	1
7.6. Закрыть июнь 2024	2
7.7. Закрыть июль 2024	1
7.8. Закрыть август 2024	1
7.9. Закрыть сентябрь 2024	2
7.10. Закрыть октябрь 2024	1
7.11. Закрыть ноябрь 2024	1
7.12. Закрыть декабрь 2024	2
Итого:	67	125 625

Из каких параметров складывается ценник на услуги по восстановлению бухучета?

В первую очередь во внимание принимается промежуток времени, за который необходимо восстановить учет: очевидно, что при восстановлении бухгалтерского учета за год стоимость будет выше, чем за несколько месяцев. Также на стоимость влияет применяемый налоговый режим, организационно-правовая форма и временные рамки для выполнения работ.

На восстановление учета за один месяц цены начинаются от 1000 рублей – для ИП, от 5000 рублей – для ООО. Если период, подлежащий восстановлению, составляет один год, следует рассчитывать на ценник от 15 000 до 20 000 рублей – для предпринимателей и юрлиц соответственно.

Особенности договора на восстановление бухгалтерского и налогового учета, образец

Если восстановление учета будет осуществляться не усилиями штатного бухгалтера, лучший вариант – передать решение вопроса профессионалам. При заключении договора с аутсорс-компанией важно предусмотреть в документе виды, сроки оказания и стоимость требуемых услуг, опись передаваемых сведений, обязанность исполнителя обеспечить сохранность данных и непередачу персональной информации третьим лицам.

Чтобы найти образцы договоров, можно воспользоваться тематической подборкой от КонсультантПлюс (чтобы загрузить необходимые документы – формы договора и акта об оказании услуг, доступен бесплатный пробный период).

Вывод

Чаще всего необходимость восстановления учета обусловлена изменением налогового режима, ошибками при оформлении документов, потерей бухгалтерской базы или неосуществлением учета с самого начала работы.

Прежде чем начинать восстановление следует проанализировать текущее положение дел: какие ошибки были допущены, какие документы есть в наличии, а также в какой срок необходимо выполнить все процедуры.

Залог эффективного восстановления – в составлении детального плана. Если нет возможности / ресурсов / времени, чтобы сделать это своими силами, лучшее решение – воспользоваться услугами аутсорс-бухгалтерии.