Воинский учет в организации в 2025 году: ключевые изменения, обязанности и сроки

• Что собой представляет воинский учет: простыми словами
• Ключевые НПА, регулирующие правоотношения в сфере
• Кем осуществляется воинский учет?
• Воинский учет в организации: как правильно организовать и вести
• Ведение воинского учета в организации: пошагово для кадровиков
  • Этап 1: разработка локального правового акта о внедрении ВУ
  • Этап 2: определение специалиста, который будет осуществлять ВУ
  • Этап 3: подготовка помещения и создание информационного стенда
  • Этап 4: издание приказа об организации ВУ
  • Этап 5: постановка на воинский учет организации
  • Этап 6: утверждение плана работы по воинскому учету
  • Этап 7: изготовление углового штампа организации для воинского учета
  • Этап 8: внедрение отдельного делопроизводства по воинскому учету
  • Этап 9: составление списка сотрудников, подлежащих воинскому учету
• Нюансы по документам, которые следует учесть
  • Форма 18
  • Информация об имеющихся в документах о ВУ сотрудника несоответствиях или о неисполнении им воинской обязанности
• Обязанности работодателя по воинскому учету в организации
  • Проверка документов ВУ при оформлении новых сотрудников
  • Заполнение учетных документов
  • Разъяснение сотрудникам обязанностей по ВУ, вручение повесток и направлений в ВК
  • Выявление работников, не пребывающих на воинском учете, но имеющих обязанность состоять
  • Направление сведений в ВК в установленные сроки, содействие ведомству в рамках контрольной деятельности
• Какую информацию и в какие сроки необходимо подавать в ВК
• Санкции за нарушение требований
• Вывод

Ведение воинского учета (ВУ) – не просто формальность, а постоянный рабочий процесс, требующий от вас внимательности и глубоких познаний в сферах права, кадрового управления и административной деятельности. Важно учесть, что данный процесс начинается уже в первые 14 дней после создания юрлица – когда возникает необходимость подать в военный комиссариат форму 18. Это первый, но вместе с тем и крайне важный шаг, который закладывает основу для дальнейшего эффективного управления воинским учетом в вашей организации.

После подачи формы следует разработка и внедрение соответствующих локальных правовых актов, регламентирующих процесс воинского учета внутри фирмы. Эти документы содержат положения о том, как именно будет осуществляться учет, сроках подачи необходимых документов, ответственных лицах.

Также в процессе работы вам потребуется учитывать изменения в кадровом составе вашей организации. По мере трудоустройства новых специалистов вам будет необходимо в течение пяти рабочих дней подать сведения в военный комиссариат, а также один раз в год осуществлять сверку военнообязанных с военным ведомством. Это обусловлено тем, что каждый гражданин, который ведет трудовую деятельность, должен быть официально учтен в рамках ВУ.

Перечисленные задачи – лишь малая часть того, чем вам предстоит заниматься в рамках ведения воинского учета. Комплексный подход к задаче позволит вам избежать нарушений законодательства и потенциальных штрафов.

Что собой представляет воинский учет: простыми словами

Воинский учет – один из ключевых элементов государственной работы по обеспечению полного и качественного укомплектования человеческими ресурсами ВС РФ в мирное и военное время.

С 01.11.2024 в России начал действовать цифровой Реестр учета ВУ. Это значит, что теперь военным комиссариатам (ВК) получить доступ к сведениям о лицах, не состоящих на учете или нарушающих требования, стало намного проще. Для кадровика же это означает еще больше работы и необходимость внимательно отслеживать сроки и придерживаться утвержденных государством форм для предоставления сведений.

Ключевые НПА, регулирующие правоотношения в сфере

Если вас назначили ответственным за ВУ юрлица, вашими «настольными» документами будут Трудовой кодекс и Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» – если вы госслужащий.

Само собой, есть и профильные НПА. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом ВС РФ, приняты в соответствии с двумя другими важнейшими федеральными правовыми актами в рассматриваемой сфере правоотношений:

• Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Положение о воинском учете, приведенное в Постановлении Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Целесообразно всегда держать перечисленные НПА под рукой (в закладках браузера) и регулярно отслеживать изменения.

Кем осуществляется воинский учет?

ВУ на региональном уровне относится к компетенции ВК по месту регистрации или пребывания лица. Однако для последующей передачи данных ВК учет осуществляется также по месту трудовой деятельности или учебы. В нашем материале рассматриваем первый вариант, хотя многие нюансы, которые обсудим далее, верны и для учебных заведений.

Для лучшего понимания следует сказать несколько слов о структуре ВК в России. В нее входят профильные организации на уровне:

• края;
• республики;
• области;
• района.

Последующая иерархия включает объединенные городские и городские ВК.

Необходимо принять во внимание, что воинский учет наемных специалистов входит в обязанности только юридических лиц (госорганов, государственных учреждений, коммерческих компаний), тогда как на сотрудников индивидуального предпринимателя это правило не действует (только на самого ИП, если он сам попадает под ВУ).

Воинский учет в организации: как правильно организовать и вести

Ответственным лицом за организацию данного направления выступает руководитель юрлица, однако ведение осуществляет конкретный специалист. Количество ответственных сотрудников определяется численностью работников юрлица, подлежащих воинскому учету:

Важно учитывать, что если в организации ВУ осуществляет единственный специалист по совместительству, недостаточно издать приказ об организации воинского учета, содержащий, среди прочего, пункт о назначении конкретного ответственного лица. Следует предусмотреть отдельную штатную единицу и заключить трудовой контракт с назначенным на нее работником по совмещению должностей.

В ситуации, когда численность сотрудников, попадающих под ВУ, превышает 500, ведение воинского учета в организации осуществляется отдельным специалистом, занимающим должность, специально созданную под эти цели.

Ведение воинского учета в организации: пошагово для кадровиков

Этап 1: разработка локального правового акта о внедрении ВУ

Прежде чем официально издать приказ, рекомендуется посетить ВК по месту учета юрлица для согласования проекта документа с учетом региональных требований.

Этап 2: определение специалиста, который будет осуществлять ВУ

Для этого можно издать приказ или внести соответствующие функции в должностные обязанности. Далее следует заключить трудовой договор: по совместительству или на целую штатную единицу – в зависимости от количества работников, подлежащих ВУ.

Этап 3: подготовка помещения и создание информационного стенда

Рабочее место специалиста или нескольких специалистов, осуществляющих учет, следует оборудовать в помещении (кабинете) с запираемой дверью и несгораемыми шкафами (сейфами).

Информационный стенд обеспечит ваших сотрудников актуальными сведениями об их правах и обязанностях в рамках воинского учета.

Этап 4: издание приказа об организации ВУ

По предварительному согласованию с ВК.

Этап 5: постановка на воинский учет организации

Потребуется оформить карточку учета организации (форма 18) по воинскому учету – приведена в письме Минкульта РФ от 21 октября 2015 г. № 344-01-39-BA. Подается карточка вместе с приказом об организации ВУ в ВК и территориальную комиссию по бронированию. Временные рамки для подачи – до истечения 14 дней после государственной регистрации юрлица, а также до 31 декабря текущего года (по состоянию данных на 1 января следующего). Также форма 18 подается при смене руководителя юрлица.

Этап 6: утверждение плана работы по воинскому учету

Разрабатывается согласно приложению 17 к методическим рекомендациям Минобороны. Составляется ежегодно. Требуется согласование с ВК.

Этап 7: изготовление углового штампа организации для воинского учета

По сложившейся правовой традиции на документы для ВК ставится угловой штамп, содержащий реквизиты юрлица. НПА, обязывающего иметь подобный штамп, нет, но его наличие значительно упростит работу – особенно юрлицу с крупной штатной численностью.

Этап 8: внедрение отдельного делопроизводства по воинскому учету

Его будет осуществлять совмещающий специалист или специалист, занимающий отдельную штатную единицу по работу с ВУ, – в тесном сотрудничестве с кадровой и юридической службами.

Этап 9: составление списка сотрудников, подлежащих воинскому учету

Вам требуется произвести сверку данных, указанных в документах воинского учета специалистов, с данными учета ВК, подготовить учетные карточки согласно форме 10 и картотеку, исходя из требований приказа Минобороны № 700.

Нюансы по документам, которые следует учесть

Форма 18

Несмотря на то, что форма документа имеется в письме Минкульта РФ (ссылку привели выше), она носит скорее рекомендательный характер. Форма содержит поля для указания основной информации о юрлице: точное наименование, адреса (юридический и фактический – для отправки корреспонденции), руководитель, вышестоящее юрлицо (если оно есть), виды деятельности. Также в форме 18 указываются сведения о состоянии ВУ: количество сотрудников, сколько из них подлежит (и фактически пребывает) на воинском учете с разбивкой по званиям, наличию брони. Прежде чем подавать документ в первый раз, верным решением будет обратиться в ВК по месту учета вашего юрлица и попросить актуальный бланк.

Информация об имеющихся в документах о ВУ сотрудника несоответствиях или о неисполнении им воинской обязанности

Единой формы у такого уведомления нет. Составляется оно по факту выявления и сопровождается оформлением акта, а также направлением уведомления специалисту о необходимости посетить ВК.

Обязанности работодателя по воинскому учету в организации

Проверка документов ВУ при оформлении новых сотрудников

Когда юрлицо принимает на работу нового специалиста, требуется проверить:

• паспорт (страницу, содержащую печать о постановке на ВУ);
• военный билет;
• временное удостоверение или справку ВК – при наличии.

Однако одним лишь беглым взглядом на эти документы дело не ограничивается. Критически важно удостовериться, что они являются подлинными и содержат все требуемые записи.

Заполнение учетных документов

Если юрлицо создано недавно, ваша задача – подготовить списки сотрудников для воинского учета. Впоследствии, по мере трудоустройства новых специалистов (или изменения данных о ВУ у текущих), списки подлежат актуализации.

Основной документ ВУ юрлица – учетная карточка работника по форме 10 (приложение 22 к приказу Минобороны № 700). Вы ведете карточки для всех сотрудников на основании их воинских документов. Когда заполняете, принимайте во внимание общие и специальные учеты – для всех специалистов и для тех, кто имеет бронь.

Не следует забывать и о внесении соответствующих правок в учетную карточку специалиста в случае изменения его семейного положения, получения им дополнительного образования, перехода на иную должность, изменения адреса регистрации или состояния здоровья.

Разъяснение сотрудникам обязанностей по ВУ, вручение повесток и направлений в ВК

Как помним, на этапе организации работы по ВУ, мы создали инфостенд. Само по себе – это уже львиная доля разъяснительной работы. Не лишним также будет хотя бы раз в год собирать весь персонал, подлежащий ВУ, и предоставлять актуальные данные о воинском учете, их правах и обязанностях.

Если вновь трудоустроенный специалист не имеет постоянной или временной регистрации, зарегистрирован в ином городе, требуется предоставить ему форму согласно приложению 2 к постановлению Правительства РФ № 719 – для постановки на учет в ВК. Правило распространяется исключительно на тех специалистов, трудовой контракт с которыми заключается на срок свыше трех месяцев.

Кроме того, наниматель (само собой, не лично, а через ответственного работника) вручает под роспись специалистам повестки о явке в ВК, поступившие в организацию. При отсутствии возможности вручить повестку (к примеру, человек находится в заслуженном отпуске, на больничном или работает на удаленке), следует уведомить об этом ВК.

Пока специалист занят решением вопросов в ВК, он освобождается от выполнения рабочих обязанностей.

Выявление работников, не пребывающих на воинском учете, но имеющих обязанность состоять

К сожалению (или к счастью), специалист, ответственный за ВУ, не вправе отвести за руку сотрудника для постановки на учет в ВК. Однако у него есть обязанность проинформировать ВК – своевременное выполнение требования позволит избежать штрафа для своей организации.

При выявлении работника без привязки к ВК следует выполнить такие действия:

1. Составить акт о заключении трудового контракта с лицом, не состоящим на воинском учете.
2. Заполнить приложения 6 и 7, приведенные в постановлении Правительства РФ № 719, – данные их этих бланков будут нужны впоследствии для постановки специалиста на ВУ.
3. Предоставить специалисту под роспись направление для постановки на ВУ.
4. До истечения трех рабочих дней после составления акта, указанного в пункте 1, отправить в ВК, где специалист должен встать на военный учет, сведения согласно приложению 6 к постановлению Правительства РФ № 719.

Направление сведений в ВК в установленные сроки, содействие ведомству в рамках контрольной деятельности

Все это важно осуществлять на постоянной основе, а не по принципу «когда вспомнили». Если нет желания получить штраф, следует в срок подавать необходимые сведения, ежегодно осуществлять сверку данных по ВУ с ВК, всячески содействовать ведомственному контролю и производить последующее заполнение журнала проверок.

Какую информацию и в какие сроки необходимо подавать в ВК

Подготовили небольшую «шпаргалку» по ведению воинского учета в организации для кадровика.

Санкции за нарушение требований

Если не следовать приведенным выше рекомендациям, рано или поздно юрлицо столкнется с необходимостью оплатить штраф – суммы серьезные. Уголовной ответственности не предусмотрено, а вот что есть, так это лишние расходы, если не уделять время налаживанию и ведению ВУ требуемого внимания.

Штрафные санкции: до 50 тыс. в отношении должностных лиц, до 400 тыс. рублей в отношении юридических лиц. Применяемые статьи Кодекса об административных правонарушениях – 21.1, 21,2, 21,4. Строго рекомендуются к изучению.

Вывод

Чтобы наладить ВУ, потребуется как минимум один специалист, осуществляющий деятельность по совмещению. Если штатная численность перешагнет отметку в 500 человек, потребуется специалист на постоянной основе. Если трудоустроено от 2 до 4 тысяч работников, ВУ должны уже осуществлять уже два специалиста плюс по одному для работы с каждыми последующими 3 тысячами работников.

Назначение сотрудника сопровождается не только изданием приказа или внесением соответствующих положений в должностные обязанности, но и подписанием трудового договора на совместительство (или отдельную должность при штатной численности от 500 человек).

Потребуется издать локальный правовой акт об организации работы по ВУ и план работы по ВУ, которые необходимо согласовать с ВК. Также требуется подготовить рабочее место ответственного специалиста и обеспечить наличие в помещении юрлица информационного стенда.

Для выполнения требований законодательства используйте бланки по приведенным выше ссылкам. Не лишним будет добавить все формы в избранное браузера, особенно если вы – ответственный за ВУ в своей организации, и отслеживать изменения.

Несоблюдение указанных рекомендаций может привести к необходимости оплаты значительных штрафов для должностных лиц (до 50 тысяч рублей) и юридических лиц (до 400 тысяч рублей). Уделяя должное внимание организации и ведению воинского учета, вы сможете избежать лишних расходов и проблем с законодательством.