- Диаграмма Ганта – что это такое?
- Сколько предшественников на диаграмме Ганта должно быть у задачи?
- Что такое критический путь проекта на диаграмме Ганта?
- Что показывает диаграмма Ганта, но не показывает матрица ответственности?
- Как создать диаграмму Ганта в Excel и Гугл-таблицах: пошаговая инструкция
- Какие есть сервисы и программы для построения диаграммы?
- Вывод
Когда-то ваш бизнес состоял из нескольких человек: вы – в качестве руководителя, бухгалтер и два менеджера. Однако со временем ваш продукт нашел свою аудиторию – возникла необходимость расширения. Вскоре в линейке появились новые товары, а команда разрослась до 30 человек. Работы стало ожидаемо больше – образовались первые проблемы: не всегда понятно, кто из сотрудников выполняет ту или иную задачу, срываются сроки, некоторые направления простаивают. Очевидным решением представляется внедрить программу для управления задачами и проектами, но есть и бесплатная альтернатива – диаграмма Ганта. О ней сегодня и поговорим в формате ответов на часто встречающиеся вопросы.
Диаграмма Ганта – что это такое?
Несмотря на «громкое» название, вызывающее ассоциации с кругами Эйлера или законами Мерфи, диаграмма Ганта представляет собой достаточно простой инструмент – это визуализированный график работ по проекту, выполненный в форме таблицы. Вертикальные графы отвечают за список задач, горизонтальные – за время, отведенное на их выполнение.
Вот простой пример, как вы можете сделать диаграмму Ганта в Excel (или Google-таблицах) по данным о том, когда сотрудник должен приступить к выполнению задачи, когда наступает дедлайн задачи и блока задач:
Для большей наглядности и детализации каждой задаче можно присвоить отдельный цвет. В таком случае получим следующее:
Как видим, диаграмма содержит ключевую информацию о проекте:
-
список задач;
-
сроки выполнения;
-
ответственные сотрудники;
-
статус выполнения.
Выше привели самый простой пример, но, исходя из сложности и объема, на этапы (шаги) можно делить не только блоки задач, но и сами задачи.
Говоря о применении в проектной сфере диаграммы Ганта, можно смело утверждать, что данный инструмент, учитывая его простоту, незаменим для бизнеса. Особенно когда нет лишнего бюджета для покупки лицензии на программы или сервисы для управления задачами. Диаграмма поможет оценить, способна ли команда справиться с задачей, поскольку показывает нагрузку на каждого задействованного в проекте сотрудника. Кроме того, она задает логику реализации проекта: какие в принципе есть задачи и какие из них следует выполнить в первую очередь.
Еще одно применение диаграммы Ганта, особенно если в вашей компании не очень много сотрудников, – составление графика отпусков. Так вы сможете визуализировать время отдыха ваших сотрудников и не допустить пересечения отпусков ключевых членов команды.
Сколько предшественников на диаграмме Ганта должно быть у задачи?
Для начала следует разобраться, что такое предшественники в разрезе диаграммы. Вернемся к примерам, приведенным в начале: у нас есть два блока задач, включающие задачи, при выполнении которых эти блоки «закрываются». При этом выполнение одной задачи не связано с другой. Простой пример: бизнес готовит торговую точку к открытию – один сотрудник занимается генеральной уборкой, второй – оформляет витрину, третий – настраивает кассовое оборудование, четвертый – обеспечивает закупку товара и т.д. Когда все задачи будут выполнены, магазин можно открывать.
Теперь рассмотрим другую ситуацию: до 10.10.2025 на сайте необходимо опубликовать 10 информационных статей. Задача возлагается на трех сотрудников: SEO-специалист готовит техзадание, копирайтер пишет статьи до 06.10.2025, SEO-специалист проверяет их на соответствие требованием оптимизации для поисковых систем, а контент-менеджер – на грамотность, после чего добавляет графический контент и осуществляет публикацию на сайте. Иначе говоря, очередной этап начинается только после выполнения предыдущего, который и называется предшественником. В виде диаграммы Ганта описанную схему можно представить следующим образом:
Делаем вывод, что универсального правила о «должном» количестве предшественников нет, так как это зависит от структуры конкретного проекта.
Что такое критический путь проекта на диаграмме Ганта?
Представим, что ваш проект – это цепочка домино: одна задача толкает следующую, а вся конструкция сложится только тогда, когда последняя фигурка упадет. Критический путь на диаграмме Ганта – самая длинная цепочка задач, определяющая минимальное время, за которое весь проект можно завершить.
В отличие от других последовательностей, где есть «буфер» – запас времени на случай задержек, критический путь состоит из задач без такого запаса: если одна из них затянется, то сдвинется вся линия финиша.
Пример критического пути можно увидеть в диаграмме, приведенной выше: если SEO-специалист затянет с подготовкой ТЗ, у копирайтера будет меньше времени для написания текстов и, скорее всего, он передаст их на проверку позже установленного срока. У SEO и контент-менеджера, в свою очередь, будет меньше времени на проверку: с высокой долей вероятности тексты не будут опубликованы к установленному сроку.
Что показывает диаграмма Ганта, но не показывает матрица ответственности?
О том, что такое диаграмма Ганта уже рассказали. Теперь несколько слов о том, что такое матрица ответственности.
Этот инструмент, также известный как матрица RACI, представляет собой таблицу с задачами и исполнителями по степени ответственности. Аббревиатура расшифровывается так:
-
R (Responsible) – исполнители задач или подзадач;
-
A (Accountable) – лицо, ответственное за выполнение задачи, но не обязательно выполняющее ее самостоятельно;
-
C (Consult) – сотрудник, выступающий в роли эксперта (дает советы и рекомендации), но не выполняющий задачу;
-
I (Informed) – сотрудник, который должен владеть информацией о ходе выполнения проекта, поскольку результат влияет на его дальнейшую деятельность.
Графически RACI можно изобразить так:
Как видим, матрица ответственности, в отличие от диаграммы Ганта, не содержит данных о сроках и статусе выполнения задач.
Как создать диаграмму Ганта в Excel и Гугл-таблицах: пошаговая инструкция
Для самостоятельного построения диаграммы в редакторах таблиц выполните следующие действия:
-
Сформируйте таблицу, добавив в нее задачи с датами начала и окончания.
-
Рассчитайте длительность каждой задачи. Для этого необходимо вычесть дату начала из даты окончания и прибавить один день.
-
Вычислите сдвиг начала. Теперь вам нужно посчитать число дней, которое пройдет с даты начала первой задачи до начала текущей. Для всех задач, за исключением первой, следует вычесть дату начала проекта из даты старта задачи.
-
Сформируйте диаграмму путем выделения столбцов с наименованием задачи, ее продолжительностью и сдвигом.
-
Еще раз проверьте, что даты в правой части таблицы совпадают с задачами в левой части. Далее выбирайте линейную горизонтальную диаграмму с накоплениями.
-
Уберите сдвиг от начала. Используйте белую заливку фона для показателя дней от начала проекта. Теперь можно менять даты старта и завершения каждой задачи в таблице: динамика отразится в диаграмме.
Какие есть сервисы и программы для построения диаграммы?
Помимо универсальных решений вроде Excel и Google-таблиц на рынке софта имеется широкий набор сервисов, призванных сделать решение вопроса, как сделать диаграмму Ганта, простым и доступным: соответствующая опция есть в Битрикс 24, Planfix, Weeek, Shtab, GanttPRO.
Кстати, шаблон диаграммы Ганта для вашего проекта с возможностью последующей доработки в Excel вы можете скачать бесплатно на сайте Microsoft (доступно несколько вариантов).
Вывод
Рассказали бизнесу, что такое диаграмма Ганта и зачем она нужна. Одно из основных преимуществ инструмента, помимо возможности привнести порядок в производственный хаос, заключается в его доступности: для составления диаграммы достаточно обычного редактора таблиц вроде Excel или Google-таблиц. Сфера применения не ограничивается одной работой над проектами – при помощи диаграммы можно, к примеру, визуализировать график отпусков.
Яна Смолярук
Эксперт Фингуру
