Работа с УПД: правила, особенности и типичные ошибки

• Определение и формы
• Кто обязан применять УПД
• Документы, которые заменяет УПД
• Сделки, при которых применим УПД
• Когда нельзя применять УПД
• Правила заполнения и статусы
• Нововведения в 2025
• Типичные ошибки
• Вместо вывода: ответы на часто встречающиеся вопросы

Универсальный передаточный документ (УПД) – один из ключевых элементов документооборота в российском бизнесе, объединяющий реквизиты счета-фактуры и ряд документов первичного учета. Его использование требует строгого соблюдения правил и учета множества нюансов, поскольку ошибки при составлении – прямая дорога к финансовым и репутационным потерям, спорам с ФНС и контрагентами. Разбираем основные элементы работы с УПД: что это такое в бухгалтерии, особенности и типичные ошибки, встречающиеся при оформлении.

Определение и формы

Расшифровка «УПД» – универсальный передаточный документ. Представляет собой многофункциональный бухгалтерский инструмент, выполняющий роль счета-фактуры (СФ) и первички (акт выполненных работ и товарная накладная).

Выступает подтверждением факта передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг и служит основанием для учета затрат и вычетов по НДС. Позволяет бизнесу минимизировать количество используемых документов, сокращая объем документооборота и снижая вероятность ошибок.

Объединенный документ содержит ключевые данные: перечень товаров или услуг, их стоимость, дата передачи, реквизиты сторон сделки – и существует в двух формах:

• Бумажная. Строгого унифицированного бланка не имеет (рекомендуемый приведен в письме ФНС), но должен соответствовать общим требованиям к первичке, установленным законодательством. Компании могут адаптировать его под свои нужды, добавляя необходимые поля.
• Электронная. Напротив, строго регламентирован и требует использования утвержденного формата для обеспечения юридической силы и совместимости с системами электронного документооборота. О том, какой формат следует применять в 2025, расскажем иже.

Кто обязан применять УПД

Объединенный документ обязателен для организаций и индивидуальных предпринимателей, работающих в системе прослеживаемости товаров. Такие субъекты должны составлять его в электронном виде, используя системы электронного документооборота (ЭДО), доступ к которым предоставляют аккредитованные операторы.

К прослеживаемым товарам относятся изделия, импортируемые из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС). Их список утвержден постановлением Правительства РФ от 1 июля 2021 № 1110. В перечень входят:

• стиральные машины с функцией отжима;
• детские сидения для авто;
• холодильники и иное холодильное (и морозильное) оборудование.

Когда бизнес занимается реализацией или закупкой товаров из этого списка, применение УПД – строго обязательно. Для прочих субъектов хозяйственной деятельности применение добровольное, но может быть внедрено по их усмотрению.

Для добровольного применения объединенного документа необходимо закрепить соответствующее решение локальным правовым актом, уведомить работников и согласовать с контрагентами применение УПД при сделках. Также необходимо утвердить его форму, разработав собственную, соответствующую требованиям законодательства, либо внедрить стандартную, рекомендованную ФНС. Без выполнения этих условий применение недопустимо.

Документы, которые заменяет УПД

УПД разработан в целях оптимизации документооборота и может заменять:

• Счет-фактуру. УПД содержит все обязательные реквизиты СФ, применяемые для учета НДС и налоговых вычетов.
• Акт о выполнении работ или оказании услуг. УПД фиксирует факт передачи выполненных работ или услуг, заменяя традиционные акты, такие как акт приемки-передачи.
• Товарную накладную. УПД может использоваться вместо форм ТОРГ-12 или М-15, подтверждая отгрузку и приемку.

Это особенно удобно в сделках, где требуется подтвердить как факт передачи товарно-материальных ценностей, так и право на налоговый вычет по НДС. Например, при реализации партии продукции компания может оформить один УПД вместо отдельных ТОРГ-12 и СФ, что упрощает учет и минимизирует риск ошибок.

Однако важно отметить, что УПД не выступает заменой товарно-транспортной накладной (ТТН), имеющей отдельную утвержденную форму 1-Т и применяемой для учета транспортировки грузов. Она включает данные о маршруте, перевозчике и транспортных средствах, а УПД их не содержит. Вывод: если требуется ТТН (к примеру, при доставке товаров сторонним перевозчиком), ее необходимо оформлять отдельно.

Сделки, при которых применим УПД

Исчерпывающий перечень сделок, допускающих составление УПД, приведен в разъяснениях ФНС. Вот в каких случаях применяется УПД:

• Отгрузка продукции. УПД подходит как для сделок с перевозкой товаров до заказчика, так и без логистики. К примеру, его составляют при реализации строительных материалов с доставкой или при отгрузке на склад продавца.
• Передача имущественных прав. Объединенный документ подтверждает переход права.
• Подтверждение выполнения работ или оказания услуг. Документ фиксирует факт завершения работ или предоставления услуг, включая разработку проектной документации, выполнение строительных работ или оказание консультационных услуг.

Применение УПД включает деятельность компаний, занимающихся разработкой проектно-сметной документации для строительства, продажей производственного оборудования (например, станков или конвейеров), созданием товарных знаков или оказанием IT-услуг, таких как разработка сайтов.

Когда нельзя применять УПД

Вот список операций:

• Сделки с предоплатой. Поскольку УПД подтверждает факт передачи продукции, его нельзя составлять, если сделка предполагает авансовые платежи. В таких случаях оформляется авансовый СФ.
• Оборот алкоголя и спиртосодержащей продукции. Законодательство требует составлять ТТН для перемещения таких товаров, поэтому УПД в этих операциях не применяется.
• Экспортные операции с особыми требованиями. Для некоторых видов экспорта, например, в страны, не входящие в ЕАЭС, требуются специализированные документы, которые УПД заменить не может.

Правила заполнения и статусы

Работа с объединенным документом – это строгое соблюдение правил заполнения: только подойдя к процессу со всей ответственностью, можно обеспечить его юридическую силу и соответствие требованиям налоговых органов. Кроме того, правильный выбор статуса документа определяет его функциональность и порядок учета.

Правила оформления

При заполнении следует руководствоваться приказом ФНС России № ЕД-7-26/970@. УПД составляется на дату фактической передачи продукции и должен содержать следующие данные:

• Статус (1 или 2). Этот параметр определяет функции, выполняемые УПД (подробности далее).
• Порядковый номер. Уникальный номер, применяемый для идентификации документа в бухучете.
• Реквизиты сторон. Название юрлица или ФИО предпринимателя, ИНН/КПП сторон.
• Данные об отгрузке. В строки «грузоотправитель» и «грузополучатель» вносятся адреса, если сделка включает транспортировку товаров. Если нет, ставится прочерк.
• Описание товаров или услуг. Указываются наименования, коды, количество, стоимость, ставка НДС и итоговая сумма.
• Строка 5. Заполняется исключительно для документа со статусом 1, поскольку связана с учетом НДС.

Документ подписывается уполномоченным лицом: директором, главбухом, ИП или представителем по доверенности. В УПД указывается должность подписанта, но использование печати не является строгим требованием при наличии всех обязательных реквизитов.

При наличии ошибок корректировка осуществляется одним из двух способов:

• составляется новый УПД с аналогичным номером, но с указанием даты внесения правок в графе 1а;
• оформляется универсальный корректировочный документ (УКД), который подписывается обеими сторонами (он применяется при значительных ошибках, например, когда неверно указана стоимость или количество товаров).

Статусы УПД 1 и 2 – чем отличаются

Как уже отметили, статус определяет функции выполняемые объединенным документом. Детализируем:

• Статус 1. Документ с этим статусом составляется как СФ и первичка (акт или накладная). Этот статус также применяется, когда продавец является плательщиком НДС. Статус 1 обязателен для сделок, где требуется учет НДС, и обеспечивает возможность налоговых вычетов.
• Статус 2. Выступает исключительно в качестве первички, заменяя ТОРГ-12 или акт выполненных работ. Применяется бизнесом на спецрежимах (к примеру, УСН), при взаимодействии с контрагентами, обязанными исчислять и уплачивать НДС.

Учитывая различие сфер применения, правильный выбор статуса и точное заполнение УПД обеспечивают его корректное использование в документообороте и минимизируют риск претензий со стороны ФНС.

Нововведения в 2025

В текущем году бумажный формат остается без изменений: применяется форма, рекомендуемая ФНС.

Иначе обстоит картина с электронной формой УПД – с 1 апреля 2025 действует новый формат, приведенный в приложении 1 к приказу ФНС № ЕД-7-26/970@.

Что это означает для бизнеса? Документ, оформленный с использованием устаревшего формата, не будет принят оператором ЭДО. Рекомендуется использовать актуальный формат и проверить, установлены ли все обновления на применяемую учетную систему.

Типичные ошибки

Работа с УПД требует внимательности, так как ошибки в его оформлении или использовании могут привести к проблемам с налоговыми органами, отказу в вычетах по НДС или спорам с контрагентами. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки и способы их предотвращения.

Ошибка 1: неправильный выбор статуса

Например, компании на специальных налоговых режимах (УСН) иногда указывают статус 1, хотя должны использовать статус 2, так как их операции не связаны с НДС. Это может привести к путанице в учете и отказу в налоговых вычетах у покупателя.

Как избежать: перед составлением уточните налоговый режим компании и характер операции. Используйте статус 1 при сделках с НДС на ОСНО, статус 2 – при операциях без НДС или на спецрежимах.

Ошибка 2: некорректное заполнение обязательных реквизитов

Неполное или правильное заполнение реквизитов делает документ недействительным. Часто встречаются ошибки в указании ставки НДС, итоговой суммы или дат, особенно в строке 5, которая заполняется только для статуса 1.

Как избежать: проверяйте все обязательные поля, указанные в приказе ФНС № ЕД-7-26/970@. Используйте рекомендуемую форму или программы ЭДО с автоматической проверкой реквизитов. Перед отправкой документа контрагенту убедитесь, что данные соответствуют договору.

Ошибка 3: использование для неподходящих операций

Некоторые компании ошибочно составляют УПД при операциях с предоплатой или для оборота алкогольной продукции. УПД выступает подтверждением факта передачи, поэтому не применим при авансовых платежах (нужен СФ на аванс) или сделок, требующих ТТН (к примеру, для спиртосодержащей продукции).

Как избежать: ознакомьтесь с перечнем операций, для которых применим УПД, согласно письму ФНС № ММВ-20-3/96@. Для алкоголя используйте форму 1-Т, для предоплат – СФ на аванс.

Ошибка 4: отсутствие согласования с контрагентом

Если использование УПД не прописано в договоре или учетной политике, контрагент может отказаться принимать документ, что приведет к задержкам в учете или расчетах. Это особенно актуально при работе с крупными компаниями, которые строго следуют внутренним регламентам.

Как избежать: закрепите соответствующие условия в договоре с контрагентом и в локальном правовом акте. Убедитесь, что члены команды, ответственные за документооборот, осведомлены о применении УПД вашим бизнесом.

Ошибка 5: неправильное исправление

При выявлении ошибок некоторые компании вносят изменения вручную или создают новый документ без указания даты исправления в графе 1а. Это нарушает порядок корректировки, установленный законодательством. Также иногда вместо УКД составляется новый УПД – это усложняет учет и приводит к путанице.

Как избежать: для исправления ошибок оформляйте новый УПД с тем же номером, указав дату исправления в графе 1а, или используйте УКД для значительных корректировок.

Ошибка 6: игнорирование нюансов работы в ЭДО

При работе в системах ЭДО компании иногда забывают, что УПД в «цифре» предполагает соответствие утвержденному формату ФНС. Неправильный формат или отсутствие электронной подписи делают документ недействительным.

Как избежать: пользуйтесь услугами аккредитованных операторов ЭДО и применяйте актуальный электронный формат. Убедитесь, что документ подписан квалифицированной электронной подписью.

Рекомендации для минимизации ошибок

• Регулярно обучайте сотрудников, работающих с УПД, правилам его оформления.
• Используйте автоматизированные системы учета и ЭДО для минимизации человеческого фактора.
• Проверяйте актуальность нормативных актов (например, приказов ФНС) для учета изменений в требованиях.
• Проводите сверку с контрагентами перед сдачей отчетности, чтобы выявить и устранить ошибки в УПД.

Перечисленные мероприятия позволят оптимизировать документооборот, снизить риски налоговых претензий и обеспечить бесперебойное взаимодействие с контрагентами.

Вместо вывода: ответы на часто встречающиеся вопросы

Можно ли применять одновременно УПД и счет-фактуру?

Подобная практика не ограничена законом, однако следует учесть ряд нюансов.

Во-первых, УПД со статусом 1 уже включает все непременные атрибуты СФ, указанные в статье 169 НК РФ, и выполняет его функции, поэтому СФ, оформленный в дополнение, выступает дублирующим (и ненужным) документом.

Во-вторых, ФНС в ходе проверочных мероприятий может расценить наличие двух документов с одинаковыми данными как учетную ошибку, что потенциально вызовет вопросы.

И, наконец, в системах ЭДО регистрация двух документов для одной операции может привести к техническим сложностям и вызвать ошибки в учете.

Как избежать путаницы? Если вы используете статус 1, отдельный СФ не нужен. Для операций без НДС – статус 2. Убедитесь, что в договоре с контрагентом прописан порядок использования УПД, – это исключит дублирование. При работе через ЭДО настройте системы так, чтобы один документ (УПД или СФ) однозначно идентифицировал операцию.

Так можно ли применять и счет-фактуру, и УПД? Это не рекомендуется, поскольку УПД со статусом 1 полностью заменяет СФ. Дублирование приводит к ошибкам в учете и вызывает вопросы у ФНС. Если СФ требуется для отдельных операций (авансов), выставляйте его строго в соответствующих ситуациях.

Можно ли использовать УПД вместо акта выполненных работ?

Ответ однозначный: да. Также закон не накладывает каких-либо ограничений на одновременное использование этих документов, однако в договорах с контрагентами следует детализировать, какой конкретно документ будет составляться.

Можно ли использовать УПД вместо товарной накладной?

Да, он заменяет ТОРГ-12 и М-15, но не 1-Т.

Можно ли применять УПД для услуг?

Да, его сфера применения – широкий круг операций, в том числе и те, что связаны с оказанием услуг.