О новой услуге «Фингуру» и советах предпринимателям по работе с «первичкой»
Хорошо, когда бизнес строится просто как дважды два. Когда занимаешься главным, а «бумажные» заботы решаются сами собой. В идеальном бизнесе нет просроченных платежей, недостающих актов и расхождений в цифрах. В реальном мире - борьба с «несходняком», истребованием документов от контрагентов и поиск «пропавшей» первички для налоговой - значительная часть потерь полезного времени предпринимателя.
О том, как мы можем приблизить к идеалу дело вашей жизни, и что бизнесмен может сделать сам для оптимизации своей работы, - расскажем в этой статье.
Не так давно сотрудники «Фингуру» обратились к своим клиентам с вопросом: «Какие трудности возникают у вас при работе с первичными документами?». И вот что выяснили:
- документы часто теряются, а потом их некому искать и некому отправлять,
- документами некогда заниматься и некогда отправлять контрагентам,
- отправленный документ может потеряться в пути,
- нет четкого понимания, какие документы отправили, а какие еще нужны. С этим связана их задержка с проведением через учетную систему (облачную бухгалтерию),
- добиться документов от контрагентов так же сложно, «потому что у них те же самые проблемы, что у нас» J
Немного подумав, мы решили: никто не любит иметь дело с актами, накладными, договорами, счетами-фактурами. Никто, кроме нас. «Фингуру» любит и умеет работать с первичной документацией, а значит, может помочь и словом и делом. Так родилась наша новая услуга и советы по хранению оригиналов документов. Но обо всем по порядку.
Итак, наша новая услуга состоит из 3-х компонентов.
Компонент 1. Инструктаж контрагентов и подключение к ЭДО
Мы подключаем вашего контрагента к системе электронного документооборота (ЭДО) и учим его работать с электронными документами (как делать накладные, расходные и приходные кассовые ордера, акты выполненных работ и многое другое). В результате вы вместе получаете быстрый документооборот, в котором ничего не теряется - ведь отправить скан нужного документа в бухгалтерию можно в считанные секунды не только с рабочего компьютера, но и прямо с телефона на наш e-mail.
Компонент 2. Сверка документов
Итак, документы получены, но «что-то пошло не так»: контрагент напутал с цифрами, неправильно оформил накладную, забыл прикрепить приложение к договору, допустил опечатку в названии фирмы. Бывает. Но и это не смертельный случай: наши бухгалтеры на основе вашей банковской выписки производят анализ текущих расчетов с контрагентами и выявляют незавершенные расчеты и ошибки. На основе полученных данных производится запрос (или представление) недостающих документов по электронной почте или через систему электронного документооборота, даются рекомендации по исправлению. Полученные документы передаются Клиенту и в Управление бухгалтерского консалтинга на обработку. После того, как все недочеты устранены, специалисты «Фингуру» продолжают работу над формированием бухгалтерского регистра.
Компонент 3 . Истребование документов с контрагентов
Приближается отчетный период. В бухгалтерии не хватает документов от поставщиков. Некоторые расчеты требуют сверки. Вы начинаете судорожно обзванивать своих контрагентов, бросая неотложные дела фирмы. Вам знакома эта ситуация?
В ближайших планах «Фингуру» также взять эти заботы на себя: наши сотрудники сами свяжутся с вашими контрагентам и вежливо попросят их предоставить недостающие первичные документы, объяснив всю важность соблюдения назначенных сроков.
Звонки будут совершать высококвалифицированные менеджеры, которые знают, как работать с возражениями и смогут мягко добиться нужного результата - ваша первичная документация будет получена вами вовремя.
Как хранить первичные документы клиенту? Советы предпринимателям
Электронный документооборот - это здорово, но бумажные первичные документы пока еще никто не отменял. По законодательству предприниматель должен хранить у себя оригиналы в течение 3-х лет для возможной проверки налоговыми органами. Как сохранить документы в целости и быстро найти нужный?
Систематизация - это основа порядка. Поэтому мы рекомендуем условно завести 2 коробки для бумаг:
1. «документы, которые еще не были отправлены в Фингуру»,
2. «документы, которые уже были отправлены в Фингуру».
В первой коробке пока временно хранятся все текущие документы, а во второй - бумаги, которые отправлены в архив. В свою очередь архивные документы следует разбить по нескольким папкам:
- «Группа покупок».
Сюда относятся входящие накладные, акты выполненных работ и авансовые отчеты.
- «Группа продаж».
Здесь хранятся накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры (если компания работает с НДС),
- Группа «Касса и банк».
В эту группу документов входят приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и по итогам каждого дня распечатанный лист кассовой книги (его можно распечатать из программы, предоставляемой «Фингуру»), банковские выписки (можно распечатать банковскую выписку за весь год).
- Группа «Договоры».
Из самого названия следует, что это папка для хранения всех возможных договоров с контрагентами.
- Группа «Заработная плата».
Это папка для трудовых договоров, приказы о кадровых назначениях, штатное расписание, табель учета рабочего времени, расчетные листки.
- Группа «Прочее».
Все остальные документы, связанные с хозяйственной деятельностью вашей фирмы.
Следование этим простым лайфхакам гарантирует, что каких-либо серьезных проблем с первичными документами у вас не будет. А все остальные бумажные заботы «Фингуру» с удовольствием возьмет на себя.
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
