Памятка владельцу: как организовать работу штатных сотрудников из дома во время эпидемии

Даже если до последнего вы слышать не хотели об удаленке для своих сотрудников, с коронавирусом не поспоришь — страны одна за другой объявляют карантин и настоятельно рекомендуют работодателям отправить людей по домам. Зацепило не только сферу туризма: рестораны закрываются для посетителей и готовят на вынос, звёзды анонсируют онлайн-концерты, конференции переносят в интернет. Боитесь за будущее своего бизнеса? Давайте разберемся, можно ли работать без офиса и как пережить этот сложный период с минимальными потерями!

• Как организовать удаленную работу команды из дома
• Удаленная работа с клиентами: как подготовиться
• В чем секрет эффективной дистанционной работы

Как организовать удаленную работу команды из дома

Если вы раньше не практиковали дистанционное сотрудничество, начать может быть сложно: много нюансов. Разобраться в том, как организовать работу удаленных сотрудников, поможет эта пошаговая инструкция:

1. Решитесь на новый формат. Владельцу бизнеса важно смириться с тем, что придется ослабить контроль и начать доверять сотрудникам, дать им большую свободу принятия решений. Это тяжело, но иначе дистанционная работа команды невозможна.
2. Обсудите изменения с сотрудниками, которых переводите на удаленку. Важно, чтобы они понимали — это не отпуск с элементами работы, а полноценная работа в новых условиях, и могли донести это до своих домашних.
3. Решите, на каких компьютерах люди будут работать. Отдадите им с собой офисные ноутбуки или попросите использовать личную технику? Если второе, поручите системному администратору установить всем необходимое ПО, а также Teamviewer / его аналог и VPN, чтобы можно было решать технические вопросы удаленно.
4. Если используются личные компьютеры, понадобятся удаленный доступ к рабочему столу, логины и пароли от корпоративной почты, баз и всех используемых сервисов.
5. Обучите сотрудников использованию программ, в том числе, приемам, которые ускорят и упростят командную работу: поясните, как расшарить экран при созвоне, например.
6. Проверьте, у всех ли есть хорошие наушники с микрофоном, купите недостающие. Качество звука особенно важно для тех, кто обрабатывает входящие звонки или проводит переговоры с клиентами с компьютера.
7. Наладьте коммуникацию. Больше не будет возможности зайти в соседний кабинет и обсудить задачу, а переписка по е-мейлу может быть долгой и неэффективной, поэтому важно продумать процесс:
• создайте групповые чаты для членов команд, работающих над каждым проектом, в Zoom, Skype или другом мессенджере (важно, чтобы в нем была нормально работающая возможность поиска в истории переписки, а также функция записи видео) либо используйте возможности сервисов для групповой работы, о которых поговорим ниже;
• сверьте ожидания, чтобы руководитель не считал, что сотрудники ответят на его сообщение в полночь, а сотрудники понимали, что имеют право не читать чат в нерабочее время. Это поможет избежать напряженности в команде;
• договоритесь о правилах общения в чате, например: не использовать аудиосообщения (не всегда есть возможность слушать, сложно потом найти нужный файл), писать только по работе, умещать мысль в одно сообщение вместо десятка, если вопрос сложный — назначать созвон и т.п. Это сэкономит время всех участников чата и позволит им сосредоточиться на работе.
8. Согласуйте процесс постановки задач. Перекидываться ими в чате или обсуждать на созвоне без последующей фиксации опасно — неизбежны «забыл», «пропустил» и «думал, это не мне». Подберите удобный и простой в использовании сервис и обучите всех работе с ним.
9. Согласуйте процесс работы с документами. Никаких текстовых файлов, которые придется пересылать, путаясь в версиях! Подойдет любое облачное решение: Google Docs или его аналоги.
10. Поддерживайте командный дух — периодически созванивайтесь, обсуждайте прогресс и сложности. Люди не должны чувствовать себя брошенными наедине с проектом.

Документальное оформление нового формата работы

С сотрудниками, которых переводите на удаленку, нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору — для начала на месяц, а потом продлить, если ситуация не позволит им вернуться в офис.

В нём фиксируются:

• адрес, по которому сотрудник будет работать
• график работы
• условия, при которых ставится прогул: например, если в течение определенного времени не был получен ответ на письмо, отправленное на корпоративный е-мейл, или звонок на рабочий телефон

Шаблон соглашения можно скачать здесь.

Техническое обеспечение работы удаленной команды

Вам понадобятся:

1. Сервис для постановки задач и контроля сроков:
• Asana. Для команд до 15 участников бесплатно, платная версия — от 11 евро в месяц за каждого сотрудника. Можно ставить задачи, прикреплять к ним файлы и оставлять комментарии, назначать ответственных и дедлайны, настраивать отправку на почту напоминаний о том, что сроки сдачи подходят.
• Trello. Бесплатно для команд до 10 человек, платная версия — от 10 долларов в месяц за каждого сотрудника. Можно создавать доски проектов и карточки задач в них, назначать ответственных, просматривать приближающиеся дедлайны в формате календаря и получать уведомления об изменении статуса.
2. Чат для общения команды:
• Slack. Как правило, достаточно бесплатной версии, в которой можно создать любое количество открытых и приватных каналов, но будут доступны только 10 000 последних сообщений.
• Discord. Бесплатный, по функционалу и интерфейсу похож на Slack, но не «съедает» историю переписки.

Чаты подходят для быстрой коммуникации, но не используются для групповых созвонов: нет видео, возможности расшарить экран и записать встречу.

3. Сервис для видео звонков:
• Zoom. Опять же, в большинстве случаев достаточно бесплатной версии, позволяющей пригласить до 100 гостей и провести безлимитное количество созвонов один на один. Ограничение по времени у групповых конференций — 40 минут (если нужно больше, придется купить). Сеансы можно записывать и сохранять.

Подойдет и привычный Скайп.

4. Планирование онлайн-встреч. Удобно использовать Google календарь: создавая мероприятие, добавляете гостей, эти люди получают приглашения на почту и могут прямо из письма подтвердить участие.
5. Совместная работа с документами. Выбирайте любой облачный сервис, например, бесплатный Google Docs.

Удаленная работа с клиентами: как подготовиться

1. Пересмотреть свои услуги и по максимуму перевести их в онлайн-формат, а также исключить личные встречи, заменив их звонками либо видео конференциями.
2. Обеспечить бесперебойное функционирование основных элементов бизнеса, автоматизировав все, что можно.

Разберем пункт про автоматизацию:

1. Переводим бухгалтерию в онлайн. Это не только удобно, но и безопасно в текущей ситуации: вы не встречаетесь с бухгалтером лично, не возитесь с бумагами, которые нужно подписать, и никуда их не везете. Поясним выгоды на примере Фингуру:
• вместо одного специалиста на вас работает команда: бухгалтер по налогам, операционист по первичке, бухгалтер по зарплате и персональный ассистент, распределяющий задачи и контролирующий их выполнение. Вы не оплачиваете больничные, отпуска и декреты, не оборудуете рабочие места и не стоите над душой в ожидании результата;
• сервис одинаково функционален в веб и мобильной версии, вы можете пользоваться им с любого устройства;
• 24/7 работает чат-бот, который помогает найти информацию в базе знаний, отправить копии бухгалтеру или запросить у него необходимый документ;
• каждый клиент застрахован на миллион рублей от бухгалтерской ошибки;
• берем на себя все задачи, освобождая время на управление бизнесом и его развитие;
• стоимость — от 7 300 рублей в месяц.
2. Внедряем электронный документооборот. О том, зачем он нужен и как на него перейти, мы написали подробный материал. Почему это важно сейчас:
• можно удаленно сдавать отчеты в ФНС, ПФР, Фонд социального страхования, Росстат;
• не придется ходить на почту или контактировать с курьерами, чтобы отправить контрагентам счета-фактуры, договоры, акты приема-передачи.

ЭДО — не только удобно, но и выгодно: сокращаете расходы на услуги почты и курьерских служб, бумагу, конверты, заправку принтера.

Для осуществления электронного документооборота нужна специальная программа, так называемый оператор ЭДО. Рекомендуем Контур.Диадок. Работа с входящими бесплатна: вы можете подписывать присланные контрагентами документы, оформив сертификат электронной подписи. Стоимость отправки зависит от объема: 600 исходящих документов стоят 4 200 рублей, 1 200 — 7 800 рублей и так далее.

3. Автоматизируем учет клиентов. Важно, чтобы была единая база в облаке, доступная с разных устройств, а не куча разрозненных табличек на компьютерах менеджеров по продажам. Многие бухгалтерские и товароучетные программы включают CRM, но если нет, подберите ее отдельно: Битрикс24, amoCRM и так далее. Пробуйте, выбирайте функционал под свой бизнес и не теряйте информацию о клиентах.
4. Автоматизируем складской учет. Если у вас интернет-магазин, важно держать под контролем остатки на складах, резервации и продажи — поможет Мой склад. Это облачный сервис, объединяющий товароучетную систему, CRM и ряд других важных опций для владельцев торговых точек. Версия с ограниченным функционалом для магазина с одним сотрудником и без филиалов бесплатна, если коллектив больше, будете платить от 1 000 рублей в месяц.

Хочется все и сразу, чтобы не тратить время, выбирая программы и синхронизируя их друг с другом? Берите 1С:Фреш — сервис, незаменимый для тех, кто передал бухгалтерию на аутсорс и позволяет сотрудникам работать удаленно. Это — набор программ 1С в облаке, доступный с любого устройства:

• складской учет
• бухгалтерия
• CRM
• приложение для ЭДО
• отчетность
• интеграция с онлайн-бухгалтерией Фингуру и многое другое.

Стоимость: от 13 000 рублей в год (зависит от тарифа).

В чем секрет эффективной дистанционной работы

Подытожим сказанное. Чтобы без потерь перевести бизнес в онлайн-режим, нужно:

• обеспечить сотрудников всем необходимым: техникой, программным обеспечением, доступами и кредитом доверия;
• обучить их работе с теми сервисами, которые ранее не использовались;
• обеспечить себе надежный тыл, автоматизировав бизнес-процессы по максимуму;
• отпустить ситуацию и верить в то, что все вернется на круги своя.

Не болейте!