Переход на онлайн кассы, осуществляемый в соответствии с Федеральным законом 54-ФЗ, был призван обеспечить максимальную прозрачность торговых операций. Государство таким образом контролирует предпринимательскую деятельность и облегчает работу налоговой службе, уменьшая количество проверок, а у бизнесменов не остается иных возможностей кроме как работать «в белую».
В этой статье мы поясняем, что такое онлайн-касса, какой она может быть, как связана с бухгалтерией и программой складского учета, кто обязан ее использовать и каков порядок перехода на онлайн-кассы.
Кто должен применять онлайн-кассы
Почти все. Согласно Федеральному закону от 06.06.2019 № 129-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации"» от этой обязанности освобождены только индивидуальные предприниматели, которые:
- не имеют работников;
- продают товары собственного производства, оказывают услуги или выполняют работы.
Переход таких ИП на онлайн кассы должен быть осуществлен не позднее 1 июля 2021 года.
Что такое онлайн-касса и из чего она состоит
Чтобы было проще воспринимать суть нововведений, сравним их с тем, что было до вступления в силу 54-ФЗ по онлайн кассам, регулирующего работу с кассовой техникой.
Начнем с того, что теперь вкладывать в понятие «касса».
| Было до перехода на онлайн кассы | Стало после перехода на онлайн кассы |
| Касса = Железная коробка с принтером, печатающим чеки | Касса = Железная коробка с принтером (фискальный регистратор) + Рабочее место кассира + Оператор фискальных данных |
Онлайн-кассы бывают четырех типов:
- Автономные онлайн-кассы и смарт терминалы. Это устройства с кассовыми программами, готовые к использованию и не нуждающиеся в подключении к компьютеру либо терминалу. Могут быть переносными, питающимися от аккумулятора. Ряд моделей поддерживает работу с ЕГАИС.
- Фискальные регистраторы. Работают только вместе с устройством, на котором установлена кассовая программа. Они фискализируют чеки, распечатывают их и через ОФД передают информацию в налоговую.
- POS-системы. Наборы техники, обычно включающие POS-компьютер, фискальный регистратор, клавиатуру и сканер. Используются преимущественно крупными торговыми сетями.
- Онлайн-кассы для интернет-магазинов. Подключаются к системе управления сайтом и отправляют электронные чеки покупателям.
Выбирая ККТ, нужно учитывать специфику бизнеса. Например, для торговли алкоголем нужна касса, работающая с ЕГАИС. Обязательно убедитесь в том, что модель разрешена к использованию. Проверить это можно, скачав реестр ККТ на сайте Федеральной налоговой службы.
Наши партнеры предлагают аренду и покупку ККТ, соответствующей требованиям 54-ФЗ по онлайн-кассам, на выгодных условиях.
Прежде, чем осуществить переход ИП на онлайн-кассы, разберитесь, из чего состоит это оборудование.
Фискальный накопитель
Составляющая онлайн-кассы, которая используется для получения, обработки и передачи данных об операциях через ОФД в ФНС. Имеет срок действия ключа фискального признака (13, 15 или 36 месяцев), по истечении которого нужно произвести замену.
В случае отсутствия соединения с интернетом в течение 30 дней, фискальный накопитель в вашей кассе будет заблокирован и возобновит работу автоматически после подключения к сети и передачи всех данных за период отсутствия соединения.
Важно: если в течение 30 дней, пока отсутствовал интернет, не было выбито ни одного чека, фискальный накопитель не блокируется.
Оператор фискальных данных (ОФД)
Оператор фискальных данных (ОФД) — коммерческая организация, созданная с целью хранения и передачи кассовой информации (фискальных данных).
Она является посредником между предпринимателем и налоговой службой. Список ОФД небольшой, так как они должны выполнять определенные технические и информационные требования, а при их несоблюдении могут быть оштрафованы на сумму до миллиона рублей.
Прежде, чем начать переход на онлайн-кассы для ИП на УСН, выберите оператора фискальных данных из списка на сайте ФНС.
Для взаимодействия с ОФД и личным кабинетом налогоплательщика на сайте ФНС необходима квалифицированная электронная подпись (КЭП), выданная на руководителя или лицо, имеющее право подписи.
Для ее выпуска потребуется встреча с ОФД или удостоверяющим центром (УЦ), которому вы доверили эту процедуру.
Рабочее место кассира
Рабочее место кассира — это сторонняя программа (оболочка), упрощающая работу с кассой, номенклатурой, а также позволяющая производить глубокий анализ продаж через личный кабинет. Она должна печатать чеки с обязательным указанием номенклатуры, а также отправлять их по запросу на электронную почту или в виде SMS покупателю.
Сейчас на рынке есть два типа рабочих мест:
1. Привязанные к технике («Мерката», Cassby, i-Retail), а также кассы от производителей (сразу с ПО) – их нельзя приобрести отдельно от комплекта техники, производители привязывают покупателя и к «железкам», и к своему программному обеспечению, которое на текущий момент жестко ограничивает интеграцию со сторонними сервисами.
| Плюсы | Минусы |
| готовые к работе комплекты онлайн-касс | отсутствие интеграции онлайн-кассы с бухгалтерией и программой учета |
| техподдержка «железа» и программы в одном окне | ограниченность в выборе и замене комплектующих |
| мобильность | дополнительные расходы на ПО и поддержку |
2. Рабочие места без привязки к технике («1С:Розница», «МойСклад») — их можно использовать с любой аттестованной ККТ, разрешенной ФНС, они плотно интегрированы с различным товароучетным и бухгалтерским ПО.
| Плюсы | Минусы |
| онлайн касса связана с бухгалтерией и программой учета | нужно самостоятельно подбирать кассовый аппарат, печатающий чеки (фискальный регистратор) |
| несложно интегрируются | поддержка железа и ПО в разных местах |
| свобода выбора в «железках» | первичная настройка |
Какой порядок перехода на онлайн кассы выбрать — купить готовый комплект или собрать его самостоятельно — решать вам. Отметим лишь то, что предлагаемые функции рабочего места кассира очень полезны и зачастую сильно облегчают дальнейшую работу с информацией.
Онлайн касса и бухгалтерский учет
Переход на онлайн кассы для ИП и ООО на УСН и других системах налогообложения сопряжен с рядом изменений в ведении бухучета. Теперь у инспекторов есть возможность онлайн получать доступ к большинству сведений о движении денежных средств, поэтому были отменены отчеты КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8 и КМ-9. Появились новые документы:
- отчет об открытии смены;
- отчет о закрытии фискального накопителя;
- чек коррекции, позволяющий исправить ситуацию, если основной чек не был пробит, например, из-за сбоя в работе кассы;
- чек «возврат прихода», который применяется при возврате денег покупателю или исправлении ошибок.
Онлайн-касса меняет бухгалтерский учет, упрощая его: вам придется формировать меньше отчетов, т.к. часть данных передается в налоговую автоматически.
Учет товара с онлайн кассой
Учет товара с онлайн-кассой и без неё не отличается, на складе в любом случае должен быть порядок. Автоматизировав складской учет, вы получите сразу несколько преимуществ:
- сможете планировать закупки с учетом реального спроса и остатков, что не позволит товару залеживаться на полках или портиться;
- упростите и ускорите проведение инвентаризации;
- снизите вероятность краж — когда все ходы записаны, воровать сложно;
- исключите ошибки в бухучете, которые ведут к переплате налогов.
Предлагаем комплексное решение для владельцев розничных и оптовых магазинов — «1С:УНФ» или «Мой склад» (работают с онлайн-кассами) для складского учета + онлайн-бухгалтерия Фингуру.
Порядок перехода на онлайн кассы
- Начните переход на онлайн-кассы с получения квалифицированной электронно-цифровой подписи. Чтобы её оформить, нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, подать заявление, заплатить порядка 2 000 рублей и подождать около трех дней. Срок действия ЭЦП — один год.
- Выберите онлайн-кассу. Убедитесь, что модель включена в реестр разрешенных к использованию.
- Заключите договор с ОФД из списка на сайте ФНС и получите доступ к личному кабинету.
- Поставьте фискальный регистратор на учет в ФНС. Сделать это можно онлайн, через личный кабинет ИП или юрлица на сайте ведомства.
- Переход на онлайн-кассы завершен! Теперь, когда онлайн-касса настроена, и бухгалтерский учет налажен, вы можете законно вести деятельность.
Ответственность за нарушение 54-ФЗ по онлайн кассам
- Если вовремя не осуществите переход ИП или ООО на онлайн-кассы, можете быть оштрафованы минимум на 30 000 рублей. Штраф для должностных лиц — от 10 000 рублей.
- За систематическое нарушение требований 54-ФЗ должностным лицам грозит дисквалификация на срок от года до двух, предпринимателям и организациям — приостановка деятельности максимум на 90 дней.
- Если используемая ККТ не соответствует требованиям закона, должностные лица получат предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлица — штраф от 5 000 до 10 000.
- Если вы не предоставили клиенту чек по его требованию, санкции будут такими: для должностных лиц — предупреждение или штраф 2 000 рублей, для предпринимателя или организации — предупреждение или штраф 10 000 рублей.
- За то, что не предоставили информацию и документы по запросу ФНС либо сделали это с опозданием, должностным лицам грозит предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей, ИП и юрлицам — предупреждение или штраф от 5 000 до 10 000.
Теперь вы знаете порядок перехода на онлайн-кассы и сделаете все в соответствии с законом.
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
