В современных организациях далеко не каждый документ подписывается лично руководителем – для оперативности полномочия по подписанию передаются сотрудникам. Однако с 1 сентября 2024 года в России параллельно с квалифицированной электронной подписью (КЭП) применяется машиночитаемая доверенность (МЧД). В 2025 году требования к МЧД продолжают эволюционировать.
Что такое МЧД и для чего она нужна?
С 01.09.2023 удостоверяющие центры не выдают работникам организаций цифровые сертификаты, содержащие реквизиты юрлиц. С 01.09.2024 применяется МЧД.
Машиночитаемая доверенность – это файл формата xml, прилагаемый к КЭП работника при подписании документов от имени доверителя. Он содержит данные о сотруднике и переданных ему полномочиях.
Внедрение МЧД призвано устранить сразу несколько пробелов, существовавших ранее:
- При использовании сертификата КЭП юрлица, содержащего данные о работнике и его принадлежности к организации, проверить полномочия подписанта было проблематично.
- При использовании дубликата КЭП руководителя возникал риск, что работник может совершить неправомерные действия от имени юрлица (к примеру, снять средства с расчетного счета).
Исходя из задач, применяются разные форматы машиночитаемой подписи. Единый формат – 003, для ФНС – 5.03, для Социального фонда РФ – СФР 2.0.
Изменения с МЧД в 2025
С 1 марта
Теперь ФНС регистрирует исключительно МЧД формата 5.03. Если ранее МЧД были зарегистрированы как 5.01 и 5.02, применять их разрешается до завершения срока действия или отзыва.
Доверенность формата 5.03 применяется для подачи отчетности в ФНС посредством операторов ЭДО и может включать сразу несколько представителей юрлица – каждому выдается своя копия.
С 1 мая
Наличие МЧД стало обязательным при подаче отчетности в Росстат. Используется унифицированный формат доверенности – 003 (EMCHD_1).
С 1 июля
МЧД стала обязательной при подаче ЕФС-1 и заменила применяемое ранее уведомление о предоставлении полномочий (УПУП). Для прочих форм учета (СЗВ-М, СЗВ-ТД, АДВ и другие) УПУП все еще актуальна, но в будущем Социальный фонд РФ планирует внедрить МЧД и для них (о сроках ведомство сообщит дополнительно).
Как сделать машиночитаемую доверенность
Оформление доступно через Госуслуги и порталы ведомств – ЕГАИС, ЕИС Закупки, Честный знак. Следует отметить, что доверенности, выпущенные на конкретной площадке, совместимы только с ней. Иначе обстоят дела при оформлении МЧД формата 003 – она подходит для взаимодействия с большинством государственных структур и доступна для оформления через реестр ФНС.
Также доверенность можно оформить через операторов ЭДО, включенных в распределенный реестр ФНС.
Как мы оформляем МЧД в Фингуру
МЧД стала обязательной с 01.07.2025 для сдачи любой отчетности в ФНС, СФР, Росстат, ФТС и другие инстанции. Ранее использовалась старая форма МЧД, которая не регистрировалась в едином блокчейн-хранилище (распределенном реестре) ФНС.
Теперь введена новая форма – она проходит обязательную регистрацию в реестре и распространяется на все виды взаимодействия с контролирующими органами. Для СФР предусмотрена отдельная форма МЧД, которая является более сложной и часто вызывает трудности у предпринимателей.
Этап 1: сбор необходимой информации
В Фингуру мы берем на себя полный процесс оформления МЧД, чтобы минимизировать сложности для клиентов. Для выпуска доверенности нам требуются:
регистрационные сведения о компании – ИНН, ОГРН и юридический адрес;
- личные данные руководителя – паспортные данные, СНИЛС, ИНН;
- информация о представителе, на которого выдается МЧД, – паспорт, СНИЛС и ИНН.
Этап 2: определение полномочий и срока действия
При заполнении раздела полномочий, как правило, указываем все возможные функции – от представления интересов и подписания документов до передачи отчетности и получения информации от органов. Также определяем срок действия доверенности: с какой даты по какую она будет действительна.
Этап 3: регистрация в госорганах
Далее отправляем файл в соответствующий орган (например, в СФР) с использованием КЭП руководителя. После этого ждем присвоения статуса «зарегистрирована». Если видим статус «не зарегистрирована», анализируем причины: связываемся с СФР и нашим оператором передачи данных (Калуга Астрал), устраняем ошибки.
Этап 4: тестирование
Сюда входит отправка тестовых отчетов и проверка их приема. Мы формируем доверенность вручную через сервис 1С-Отчетность, отправляем заявление в удостоверяющий центр и проверяем протоколы. При возникновении отрицательных протоколов, разбираемся в проблеме.
Этап 5: результат
Если процесс проходит без проблем, на оформление уходит в среднем два часа – как для ИП, так и для юрлиц. Мы не используем специальное ПО для обработки МЧД – все делается стандартными инструментами 1С. Однако есть нюанс с совместимостью: новый формат МЧД не поддерживается на операционной системе macOS, поэтому для регистрации требуется компьютер на Windows.
Вывод
Рассказали, что такое машиночитаемая доверенность, а также о нововведениях при использовании МЧД в электронном документообороте в 2025 году.
Старые форматы 5.01 и 5.02 разрешается использовать до истечения срока доверенности, актуальный формат для ФНС – 5.03. Также предусмотрен универсальный формат 003 и СФР 2.0 – для Социального фонда РФ.
Если вы ищете способ, как оперативно сделать электронную доверенность на физлицо от организации, с оформлением МЧД вам поможет Фингуру.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
