Какие кадровые документы должны быть у ИП обязательно в 2026 году

• Оформление трудовых отношений
• Локальные акты и организационные документы
• Охрана труда
• Воинский учет: вести или нет?
• Сколько хранятся кадровые документы
• Ответы на распространенные вопросы по теме
• Вывод

ИП – такие же работодатели, как и организации, что наравне с неукоснительным соблюдением трудового законодательства означает необходимость вести грамотное делопроизводство по кадрам. Учесть предстоит множество нюансов, а чтобы вам было проще, подготовили подробный материал о том, какие кадровые документы должны быть у ИП.

Оформление трудовых отношений

Кадровый учет

Основной здесь – трудовой договор. Составляется в произвольной форме с учетом положений статьи 57 ТК РФ. Хранится в личных делах сотрудников, если ИП их ведет, или в отдельных папках в алфавитном порядке. Для нумерации и удобной навигации по документам договоры с работниками и допсоглашения к ним регистрируются в журнале учета, который также составляется в свободной форме. Можно вести его в бумажном или электронном виде, но для минимизации риска потерять данные лучше использовать оба формата.

Следующие по важности – приказы по личному составу, издаваемые при приеме на работу, увольнении, предоставлении отпуска, выплатах премий и т.д. Для их составления используются шаблоны собственной разработки или же унифицированные (т.е. рекомендованные к применению) формы. Ниже – ссылки на бланки из постановления Госкомстата:

• прием на работу – Т-1;

• прием на работу сразу нескольких сотрудников – Т-1а;

• перевод – Т-5 для одного сотрудника, Т-5а для нескольких сразу;

• отпуск – Т-6 для одного сотрудника, Т-6а для нескольких сразу;

• увольнение одного сотрудника – Т-8, нескольких – Т-8а;

• командировка одного сотрудника – Т-9, нескольких – Т-9а;

• премирование одного сотрудника – Т-11, нескольких – Т-11а.

Следует отметить, что рекомендованные формы есть не для всех кадровых событий. К примеру, собственный бланк с нуля (или взяв за основу готовый образец из интернета) придется разработать для предоставления дней по уходу за ребенком с инвалидностью и отстранения от работы.

Нумерация кадровых приказов сквозная. Как правило, к номеру добавляется буква «К». Например, первый кадровый приказ в году – К-01, второй – К-02 и т.д.

Личные документы персонала

На каждого сотрудника, проработавшего у вас более 5 дней, необходимо вести трудовую книжку, кроме ситуаций, когда:

• сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки и подал заявление на ведение электронной;

• сотрудник впервые трудоустроился после 31.12.2020.

При этом следует учитывать, что выбор ведения на бумаге не ограничивает возможность в будущем перейти на электронный формат, но в обратную сторону это не работает: при отказе от бумажной книжки вернуться к ее ведению уже не получится. 

Форма трудовой книжки содержится в приказе Минтруда № 320н, равно как и порядок ее заполнения и бланк вкладыша, оформляемого, когда один из разделов трудовой книжки закончился, и недействительного без нее.

В бумажную трудовую книжку вносится следующая информация:

• о работнике и исполняемых им обязанностях;

• о переводах на другую работу;

• об увольнении, включая ссылки на соответствующие статьи ТК РФ.

Трудовые книжки должны храниться в сейфе, а их выдача отражается в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей, форму которого работодатель утверждает самостоятельно.

Также ИП необходимо в электронном виде формировать сведения о трудовой деятельности для передачи в Соцфонд РФ по форме СТД-Р, куда вносятся данные согласно списку, который привели выше для трудовой книжки. Если сотрудник выбрал электронный формат, при трудоустройстве на новую работу он предъявляет СТД-Р.

Следующий документ – личная карточка. Является опциональной. Заводится в первый рабочий день вновь принятого сотрудника и чаще всего оформляется по унифицированной форме Т-2, но можно предусмотреть и собственный бланк. Вот перечень сведений, отражаемых в карточке:

• ФИО, дата рождения, пол;

• образование, семейный статус, дети;

• паспортные данные, ИНН, СНИЛС;

• трудовой стаж.

Другой опциональный элемент кадрового делопроизводства – личные дела сотрудников. Единого стандарта для их оформления нет, а если ИП все же решил вести личные дела персонала, стандартный перечень бумаг в личном деле включает:

• заявление и приказ о приеме на работу;

• трудовой договор и допсоглашения;

• личная карточка;

• дополнительные документы – договор о полной материальной ответственности, соглашение о коммерческой тайне;

• заявление и приказ об увольнении.

В связи с необходимостью обеспечить выполнение п.5 статьи 5 ФЗ-152 (соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных (ПД) заявленным целям обработки) копии паспортов, дипломов, свидетельств о браке и рождении детей, медицинских документов в личных делах не хранятся. Однако ПД в личных делах содержатся в любом случае, поэтому храниться дела должны в сейфах или несгораемых шкафах.

Если ИП осуществляет деятельность в сфере общепита, а также изготовления, хранения или перевозки продуктов и напитков, обучения или воспитания детей, жилищно-бытовых услуг, у его сотрудников обязательно должны быть медкнижки. С 01.09.2025 оформляются они исключительно в электронном виде.

Учет рабочего времени и расчетов

Для учета рабочего времени используется табель. Можно разработать собственный шаблон или использовать унифицированные формы:

• Т-12 – если зарплата рассчитывается вручную;

• Т-13 – при учете рабочего времени в бухгалтерской программе.

Аналогично и с ведомостями по зарплате: если производите выплаты только на карты, используйте форму Т-53 или разработайте на ее основе собственный бланк. При расчетах через кассу применяется расчетная ведомость Т-51 или ее аналог, разработанный самостоятельно. Оба эти документа можно заменить расчетно-платежной ведомостью Т-49.

Для ежемесячного отражения сведений о начислении и выплате зарплаты (а также иных доходов) и удержаниях ИП бухгалтер выписывает сотруднику расчетный листок. 

При ручной обработке данных используется форма Т-54, при автоматизированной – Т-54а. Также ничто не запрещает вам использовать собственные шаблоны.

Локальные акты и организационные документы

Перечень обязательных локальных актов

Эти документы закрепляют нормы трудового права. Форм, обязательных для применения, нет, поэтому вам предстоит разработать собственные. Если берете готовые образцы, примите во внимание, что они могут не учитывать специфики вашей деятельности, в связи с чем потребуется доработка.

Для наглядности собрали обязательные локальные акты в таблицу:

Наличие локальных актов не является обязательным, если ваш бизнес имеет статус микропредприятия (до 15 человек персонала, до 120 млн годового дохода). 

Важно: если ИП в статусе микропредприятия не утверждает локальные акты, с сотрудниками необходимо заключать типовые трудовые договоры согласно форме, приведенной в ПП РФ № 858.

Организационные документы

Для определения структуры, состава и численности необходимо разработать и утвердить штатное расписание. В него включается перечень структурных подразделений (если это актуально), наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации и штатных единиц. Есть рекомендованная форма Т-3, но допускается применение собственной. ИП в статусе микропредприятия вправе не разрабатывать штатку, но тогда необходимо заключать типовые трудовые договоры.

Другой требуемый документ – график отпусков. В каком вы его утвердите виде: примените рекомендованную форму или собственную – неважно. Главное – обеспечить его утверждение на следующий год до 15 декабря текущего.

И, наконец, график сменности. Его необходимо утвердить тем ИП, чей персонал трудится по сменам. Единой формы у графика нет, поэтому утверждайте свою, а если ваш бизнес соответствует критериям микропредприятия, будет достаточно отразить сменный характер работы в типовых трудовых договорах.

На этом перечень обязательных оргдокументов заканчивается. Далее рассмотрим те, что носят рекомендованный характер:

• Коллективный договор. Как работодатель, вы самостоятельно решаете, будет ли у вас колдоговор, но если сотрудники инициируют переговоры о его подготовке и заключении, отказывать вы им не вправе.

• Должностные инструкции. Решение вопроса об их наличии также остается за вами. Оформить можно как отдельные документы или же в качестве приложений к трудовым договорам. Рекомендованной формы нет, равно как и инструкций по составлению.

Охрана труда

ИП-работодатель обязан обеспечить наличие пакета документов по охране труда. Для удобства собрали их в таблицу:

Воинский учет: вести или нет?

Последняя, но не по важности, категория кадровых документов, которые должны быть в организации в 2026 году, – это документы воинского учета. Следует отметить, что законодательство не обязывает ИП вести воинский учет своих сотрудников. Соответствующая обязанность распространяется исключительно на организации – этой позиции придерживается Верховный суд РФ.

Сколько хранятся кадровые документы

Единого ответа на этот вопрос нет, поскольку сроки разнятся в зависимости от типа документа. Для экономии вашего времени собрали в таблицу сроки хранения всех кадровых документов, актуальные на 2026 год. 

Как вы могли заметить, в таблице есть уточнение «при условии проверки ЭПК». Документы с такой пометкой должна дополнительно оценить экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) организации или ИП, поскольку среди них могут оказаться ценные экземпляры, которые нужно хранить постоянно. Поэтому дела с пометкой «ЭПК» нельзя просто уничтожить по истечении срока – их обязательно просматривают полистно. 

Ответы на распространенные вопросы по теме

Возможно ли подписание кадровых документов на основании доверенности?

Такая опция имеется, однако если документы оформляются в электронном виде, связка «цифровая подпись + доверенность на бумаге» недоступна с 22.11.2021, когда в РФ был внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО). В 2026 году нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), которую от лица организации или ИП можно оформить на портале «Госуслуги». Право на подписание кадровых документов – на основании бумажной или машиночитаемой доверенности – следует закрепить приказом руководителя / ИП.

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде?

Невзирая на возможность оформления большей части документов через КЭДО, есть исключения, оформляемые исключительно на бумажных носителях:

• трудовая книжка – если работник выбрал бумажную форму;

• акты о несчастных случаях на производстве;

• приказы об увольнении;

• документы, подтверждающие прохождение сотрудниками инструктажей.

Какие кадровые документы можно подписывать простой электронной подписью?

Подписания кадровых документов от имени ИП или организации простой ЭП закон не предусматривает. Независимо от того, кто выступает подписантом – руководитель или сотрудник с МЧД – потребуется усиленная КЭП.

Можно ли ставить факсимиле на кадровых документах?

В законодательстве не закреплено понятие «факсимиле», равно как и возможность его применения в кадровой документации. Отвечая на вопрос «можно ли», отталкиваться следует от того, что закон наделяет полной юридической силой только собственноручную подпись и ее квалифицированный электронный аналог (КЭП). Кроме того, использовать факсимиле в кадровой документации не рекомендует Минтруд в своем письме № 14-6/ООГ-1863.

Как оформить кадровые документы, если сотрудник на удаленке?

Работодатель сам решает, как вести кадровый документооборот – на бумаге или в электронном виде (КЭДО). Но если сотрудник отказывается от КЭДО, принудить его нельзя – придется обмениваться документами по почте (если сотрудник в другом городе) или приглашать его в офис для оформления очередного кадрового события. 

Стандартный бумажный документооборот на удаленке может быть крайне ненадежен. Например, сотрудник отправил заявление на отпуск, но по пути в другой город оно потерялось, а вместе с ним потерялась и возможность съездить на отдых в запланированное время.

В связи с этим КЭДО намного удобнее. Особенно с учетом того, что большую часть бумаг можно оформить в «цифре» (кроме тех, что перечислили выше). Вести КЭДО можно через госплатформу «Работа России» или иное решение – собственной разработки или рыночное. Чтобы подписывать кадровые документы, работодателю потребуется КЭП, но принимаемому на работу лицу будет достаточно простой электронной подписи (ПЭП), в том числе для подписания последующих кадровых документов. Сделать ее можно через сервис «Госключ».

Как отразить в кадровых документах смену фамилии в связи со вступлением в брак? 

Алгоритм действий в такой ситуации предельно прост. Для начала следует запросить у сотрудника заявление о внесении изменений в его ПД с приложением копий подтверждающих документов.

Далее внесите изменение в трудовой договор путем заключения допсоглашения. Подойдет формулировка: 

«Внести в трудовой договор от «___»________ № ___ следующие изменения:

1. В преамбуле фамилию работника изменить на «Смирнова».

2. В разделе 10 «Заключительные положения» фамилию работника изменить на «Смирнова».

Следующий шаг – внесение изменений в трудовую книжку, если она ведется в бумажном формате. Для этого зачеркните на обложке прежнюю фамилию и укажите новую. На обратной стороне обложки укажите основания внесенных изменений и реквизиты соответствующих документов (к примеру, свидетельства о браке), заверьте их своей подписью и печатью или подписью и печатью кадровой службы, если таковая имеется.

Финальный шаг – направить в СФР данные по форме АДВ-2 и сведения о застрахованном лице.

Предусмотрены ли штрафы за отсутствие кадровых документов?

Основные составы нарушений выделены в статье 5.27 КоАП РФ. Так, за неоформленный трудовой договор и другие нарушения при приеме на работу ИП грозит штраф от 5 тыс. до 10 тыс. руб. (повторное нарушение увеличивает санкцию до 30 тыс. и 40 тыс. соответственно). За допуск к работе с вредными условиями без медосмотра – штраф 15-25 тыс. руб.

Вывод

Рассмотрели перечень обязательных кадровых документов для ИП. Несмотря на то, что ИП не ведут бухучет и сдают меньше отчетности, чем организации, кадровое делопроизводство они обязаны вести практически в том же объеме, что и юрлица. Задачу упрощает наличие унифицированных форм почти для всех документов, а также отсутствие у ИП обязанности вести воинский учет своих работников.