- Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами
- Преимущества автоматизации для бизнеса
- Что автоматизировать в 2026
- Как автоматизировать бизнес процессы: поэтапный гайд
- Вывод
Ведение документооборота на бумаге, «многотомники» деловой переписки, хаос при постановке и контроле выполнения задач – все это снижает эффективность современного бизнеса. Поэтому автоматизация переходит из категории трендов в повседневную необходимость.
Что такое автоматизация бизнес-процессов простыми словами
Автоматизация в бизнесе – это применение технологий, призванных ускорить и упростить операционные задачи. Внедрить ее можно на всех уровнях – от ведения документооборота до управления персоналом. Сфера применения также достаточно широка: крупные производства, массовый ритейл, IT, средний бизнес.
Автоматизация бывает следующих видов:
-
Индустриальная. Вместо людей на линиях производства там, где это возможно и необходимо, используются роботы. Этот вид автоматизации можно считать самым старым, поскольку относится он к периоду промышленной революции.
-
Использование ботов. Рутинные функции, которые могли бы быть возложены на сотрудника, выполняет бот. Например, отслеживание упоминаний компании в поисковых системах или соцсетях.
-
Когнитивная. Применение ИИ-моделей, выполняющих базовые, но критически важные функции: ответы на часто задаваемые клиентами вопросы, сбор данных и т.д.
-
Автоматизация рабочих процессов. Применение специальных систем автоматизации направлено на оптимизацию бизнес-процессов в организации – взаимодействие между сотрудниками, отделами или филиалами, управление документооборотом, упрощение постановки и контроля над выполнением задач, согласование документации.
Преимущества автоматизации для бизнеса
Как уже отметили выше, автоматизация в бизнесе затрагивает широкий спектр направлений. Рассмотрим, что это за направления и в чем заключается польза.
Рост производительности команды
Как показывают исследования, 71% сотрудников, проработавших в компании более двух лет, сталкиваются с усталостью и выгоранием. Причины этому – монотонность рабочего процесса и однообразие задач. Сколь высока бы ни была зарплата, рано или поздно сотрудник уволится.
Есть и другое исследование, которое говорит о том, что работа 89% сотрудников стала восприниматься ими как более интересная, когда руководство решило автоматизировать ряд монотонных задач.
Сокращение количества ошибок
Здесь даже без исследований польза автоматизации очевидна: там, где человек может допустить ошибку (к примеру, из-за усталости, плохого самочувствия, рутины), программное обеспечение будет работать бесперебойно.
Представим крупную компанию, где ежедневный поток корреспонденции, как входящей, так и исходящей, исчисляется тысячами документов. Какой бы крупной ни была служба делопроизводства, рано или поздно кто-либо из сотрудников допустит ошибку. Если речь о важном документе, негативные последствия могут нанести весомый ущерб компании.
Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму вероятность ошибок. Кроме того, сокращается количество работников, имеющих доступ к данным предприятия, что снижает риск утечек.
Сокращение операционных расходов
Операционные расходы – тихий пожиратель прибыли, но автоматизация превращает их в область для оптимизации, где рутинные затраты тают на глазах. Количество человеко-часов, необходимых для выполнения типовых задач, ожидаемо сокращается. Типичный пример использования – CRM-системы для управления продажами.
Повышение лояльности аудитории
Своевременная реакция на действия клиента – залог успеха любого бизнеса. Представим ситуацию, в которой вы оставляете заявку на сайте или в мессенджере с целью узнать, когда когда появится в наличии товар, который хотите купить. Наверняка вы ждете - если не моментального ответа на вопрос, то хотя бы обратной связи о том, что ваша заявка принята.
Как показали исследования, автоматизация бизнес-процессов с помощью ИИ-ботов сокращает время ответа клиенту на 99%, а до 70% обращений закрываются без контакта со специалистом.
Что автоматизировать в 2026
Предположим, что сейчас ваш бизнес находится на старте, но уже в следующем году заработает в полную силу. Как применить на практике теоретическое понимание того, что автоматизация сегодня незаменима, и на какие направления обратить внимание в первую очередь?
Бухгалтерский учет
Бухучет идеально попадает под повторяющиеся и (нередко) монотонные задачи. При этом важно строго руководствоваться нормативными требованиями, чтобы бизнес не получил штраф, лишившись денег на ровном месте.
Сервисы автоматизации, такие как Фингуру, 1С:Фреш, «Эльба», «Контур.Экстерн», помогают упростить процессы, связанные с регулярными транзакциями, периодическими выплатами, подготовкой первички и отчетности.
Продажи
Внедрение CRM-систем позволяет эффективно продавать, владеть актуальными данными о заявках и всегда доводить сделки до конца. Функционал таких систем «заточен» под управление отделом продаж: эффективное выстраивание взаимодействия с клиентской базой и оптимизация работы менеджеров.
Автоматизация бизнес-процессов, связанных с продажами, доступна в Битрикс24, AmoCRM, SberCRM, RetailCRM, Альфа CRM.
Взаимодействие с командой
Для компании с крупным штатом процессы, связанные с онбордрингом сотрудников и передачей дел, крайне времязатратны. На помощь приходят ERP-системы – автоматизированные инструменты, позволяющие разгрузить HR-службу от большинства повторяющихся задач: рассылка должностных инструкций, обучающих материалов, поздравлений и т.д.
Контроль эффективности команды
Отслеживать рабочую нагрузку и качество выполнения задач сложно даже при команде из 5-10 человек. А что делать, если в вашем штате 50 или 100 специалистов?
Следует обратиться к методикам вроде Agile, Kanban или Scrum, однако максимальной эффективности можно добиться при их сочетании с инструментами автоматизации, такими как Asana, WEEEK или Планфикс. Это помогает не только увидеть сухие цифры, но и понять динамику каждого отдельно взятого члена команды, уровень его достижений и вовлеченности.
Складской учет
Внедрение автоматизированных моделей минимизирует человеческий фактор, сокращает риск потери товаров, позволяет отслеживать движение продукции в режиме онлайн и упрощает комплектацию заказов.
Именно поэтому крупные производители, маркетплейсы и онлайн-магазины вкладываются в разработку собственного программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов. Малый и средний бизнес же использует готовые решения вроде «МойСклад», «LiteBox», «CloudShop», «Saby» («СБИС»).
Как автоматизировать бизнес процессы: поэтапный гайд
Прежде чем приступить к эффективной оптимизированной работе, автоматизацию необходимо «настроить» вручную.
Этап 1: определяемся с направлениями
Сферы, подлежащие автоматизации, – это те, где имеется больше всего рутины и повторяемости. О таких направлениях уже рассказали выше (для них вы найдете больше всего готовых решений), но каждый бизнес уникален, и поэтому в вашем случае это могут быть другие сферы.
Этап 2: прописываем стандартные операционные процедуры (СОП)
СОП – подробные инструкции, описывающие выполнение всех аспектов вашего бизнеса. Важно составить их настолько детально, чтобы любой сотрудник, недавно пришедший в вашу компанию, смог быстро освоиться.
В разрезе автоматизации СОП можно рассматривать как прочное основание, поскольку передача любого процесса для выполнения софтом требует максимально четкой формальной логики.
Этап 3: определяем повторяющиеся задачи
Вы определились с направлениями и подготовили СОП. Теперь ваша цель – выявить те задачи, которые можно и необходимо автоматизировать. Помимо составления СОП в этом вам поможет интервьюирование членов команды: узнайте, на какие рутинные задачи тратится больше всего времени – их и следует автоматизировать.
Этап 4: определитесь с приоритетами
Теперь вы владеете данными о задачах, которые будете оптимизировать. Представим, что их 5-6. На первый взгляд не так уж и много, однако важна последовательность: автоматизируйте по одному процессу за раз. Оптимизация предполагает тестирование, выявление ошибок и вычисление точки окупаемости – если делать это сразу по нескольким направлениям, вы превратите автоматизацию в рутину, от которой и планировали избавиться.
Этап 5: внедряйте автоматизацию в режиме трансформации
Обсуждая предыдущий этап, уже упомянули, что оптимизация требует тестирования. Иначе говоря, вы выбираете несколько готовых решений и по очереди проверяете, какое из них лучше подходит вашему бизнесу. Если испытываете затруднения в самостоятельном переходе, на рынке услуг вы найдете множество предложений по автоматизации бизнес-процессов: специалист проанализирует ваш бизнес и даст рекомендации по выбору программ или сервисов.
Пока тестируете, ваш бизнес пребывает в стадии трансформации, т.е. старые механизмы все еще работают, но команда постепенно начинает адаптироваться к новым условиям. Это означает, что к моменту полной автоматизации того или иного процесса ваш бизнес будет готов работать по обновленной модели.
Вывод
Рассказали о преимуществах автоматизации, какие процессы оптимизировать в первую очередь в 2026, а также какие программы и сервисы для автоматизации бизнес-процессов использовать.
Когда перед вами стоит цель оптимизации одного или нескольких направлений, действуйте последовательно. В первую очередь обрисуйте потребность и далее выделите ключевые сферы, подлежащие автоматизации.
Используйте готовые рыночные решения – они закрывают большую часть потребностей бизнеса. Если самостоятельное внедрение новой модели вызывает трудности, обратитесь к специалисту по автоматизации.
Алексей Ермолов
Эксперт Фингуру
