Как управлять бизнесом в России из-за границы: трудности и решения

Если вы переехали в другую страну, это вовсе не означает, что с предпринимательством в РФ придётся закончить. Российское законодательство позволяет продолжать свою деятельность из-за границы, однако при этом возникает ряд нюансов и ограничений. Поэтому владельцы предприятий ищут различные пути удалённого управления своей компанией, включая передачу полномочий доверенным лицам, аутсорсинг бухгалтерии, использование облачных сервисов и другие решения.

В этой статье мы расскажем, с какими сложностями чаще всего сталкиваются ИП и участники ООО, находясь за рубежом, а также рассмотрим несколько важных рекомендаций, которые помогут решить эти вопросы.

Трудности

I. Смена налогового резидентства

Это одна из основных сложностей для владельцев бизнеса в России, проживающих в зарубежье. Согласно п. 2 ст. 207 НК РФ, если предприниматель пребывает за рубежом более 183 дней, он утрачивает статус налогового резидента Российской Федерации. В этом случае ему придётся уплачивать налоги по новым правилам.

Так, к нерезидентам, имеющим прибыль от источников в РФ, применяется повышенная ставка НДФЛ — до 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ). При этом с дивидендов, полученных от российских компаний, они обязаны платить налог по ставке 15%.

Смена резидентства также приводит к утрате права на налоговые вычеты. Поэтому при продаже недвижимости в России нерезидент должен выплатить полную сумму НДФЛ (письмо Минфина от 1 октября 2020 года № 03-04-06/85836).

II. Двойное налогообложение

Ещё одной неприятностью станет двойное налогообложение. Дело в том, что в довесок к уплате подоходного налога в российский бюджет нерезиденты РФ вынуждены платить его и по месту своего фактического нахождения. В большинстве случаев доходы от вашего российского бизнеса будут облагаться налогом в соответствии с местным законодательством.

Обычно, чтобы не создавать дополнительную налоговую нагрузку на граждан, страны заключают соглашение об избежании двойного налогообложения (СИДН). Если вы получаете доход в одном государстве, где с него удержали 13%, а в другой стране, где вы являетесь налоговым резидентом, ставка составляет 20%, то вам необходимо доплатить только 7% налога. У России такие соглашения есть со многими государствами.

С одной стороны, это спасает положение, но с другой — есть загвоздка. В СИДН прописываются не все налоги, а только самые базовые: НДФЛ, НДС и т.п. Из-за этого налогоплательщикам на упрощёнке, патенте и других спецрежимах приходится платить в бюджет обеих стран.

Бывают исключения, когда зарубежным государством учитывается любой налог второй страны, а не только прописанный в соглашении. Но таких лишь единицы.

Кроме того, в 2023 году Россия в одностороннем порядке приостановила действие ряда статей СИДН с «недружественными» странами (Указ Президента №585 от 8 августа 2023 года).

III. Затруднения в управлении предприятием на расстоянии

Ведение бизнеса из-за границы представляет собой сложную задачу не только из-за дополнительной налоговой нагрузки и лишения льгот. Владельцы компаний, находясь в другом государстве, сталкиваются ещё с несколькими довольно существенными затруднениями:

• В управлении процессами. Одной из главных проблем является удалённость при управлении предприятием. Физическое отсутствие в офисе или на производстве может затруднить контроль за процессами, взаимодействием с сотрудниками и клиентами.
• В учёте. Ведение бухгалтерии и налогового учёта требует точности и своевременности. Удалённое управление предполагает передачу бухгалтерских функций либо организацию дистанционной работы бухгалтера. Это может вызвать сложности с обработкой документов и отчётов.
• В работе с клиентами и контрагентами. Удалённое ведение бизнеса также затрудняет взаимодействие с партнёрами и клиентами. Отсутствие личных встреч может повлиять на отношения и коммуникацию.
• В организации документооборота. Передача документов и данных между разными участниками бизнес-процессов на расстоянии может потребовать усовершенствования системы документооборота и эффективного использования электронных ресурсов.

IV. Обязанности валютного резидента

Граждане РФ являются валютными резидентами страны вне зависимости от места проживания. Законодательство обязывает валютных резидентов уведомлять ФНС об открытии и закрытии счетов в зарубежных банках, а также о продвижении денежных средств на этих счетах (ст. 12 Федерального закона от 10 декабря 2003 года № 173-ФЗ).

Для физических лиц предусмотрены следующие правила:

• Если гражданин остаётся за границей более 183 дней, сообщать в ФНС об открытии или закрытии счёта в зарубежном банке не нужно.
• Если до конца года гражданин РФ пробыл за пределами России менее 183 дней, то уведомление об открытии или закрытии банковского счёта в зарубежном банке следует подать не позднее 1 июня следующего года. Также в этот срок нужно предоставить отчёт о движении средств по этому счету (исключение — если сумма денежных переводов по счёту составляет менее 600 тысяч рублей в год или эквивалентную сумму в иностранной валюте, и счёт открыт в стране, с которой Российская Федерация наладила автоматический обмен налоговой информацией).

Правила для индивидуальных предпринимателей предусматривают более строгие требования. ИП должен сообщить в налоговую об открытии и закрытии банковских счетов за рубежом в течение одного месяца. Уведомления подаются через личный кабинет налогоплательщика. Их можно оформить как в бумажном, так и в электронном виде. Помимо этого, ИП обязан подавать отчёты о движении средств на своих зарубежных счетах ежеквартально, вне зависимости от объёма оборота.

За нарушение правил подачи уведомления или несоблюдение сроков валютному резиденту грозят штрафы (ч. 2, 2.1 и 6 ст. 15.25 КоАП РФ).

Решения

I. Оформить (перевыпустить) усиленную квалифицированную электронную подпись

Для ведения предпринимательской деятельности в РФ из-за границы важно иметь действующий сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Он необходим для различных операций, таких как сдача отчётности и оформление договоров в цифровом формате. Кроме того, УКЭП потребуется для начисления зарплат сотрудникам.

Срок действия сертификата — 15 месяцев. Приезжать в Россию для перевыпуска не потребуется, так как можно заказать сертификат повторно через личный кабинет на сайте ФНС.

Если у вас ещё нет УКЭП, оформите сертификат до вашего отъезда. Это важно, потому что получить электронную подпись без личного присутствия нельзя.

Для получения УКЭП руководителя ООО и ИП необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу УЦ ФНС. Вам понадобятся оригинал паспорта, СНИЛС, ИНН физического и/или юридического лица, а также сертифицированный usb-носитель.

II. Передать полномочия доверенному лицу

Такая мера подойдёт ИП. Доверенное лицо в качестве управляющего может нанимать и увольнять персонал, подписывать внутреннюю документацию, рассчитывать зарплату, общаться с клиентами и выполнять другие обязанности, связанные с руководством.

Скачать образец доверенности на заключение договоров от имени индивидуального предпринимателя

Чтобы оформить сотрудника на должность управляющего, директора или администратора, необходимо заключить с ним трудовой договор, в котором должны быть чётко определены его права и обязанности. Также рекомендуется оформить соглашение о материальной ответственности.

Если вы решите передать доверенному лицу все полномочия индивидуального предпринимателя, потребуется оформить генеральную доверенность. Этот документ позволит управляющему принимать стратегические решения, заключать сделки от имени ИП, представлять ваши интересы во всех государственных органах. Однако следует помнить, что за все серьёзные ошибки доверенного лица нести ответственность будете лично вы.

Поэтому крайне важно выбрать надёжного человека, который хорошо разбирается во внутренних процессах вашего бизнеса и знаком с его особенностями. Если вы планируете нанять управляющего со стороны, изучите его репутацию — проверьте наличие судимостей и поговорите с предыдущими партнёрами и коллегами.

III. Оптимизировать бухгалтерию

У индивидуальных предпринимателей в России обычно нет разделения между личными и предпринимательскими счетами. Поэтому они могут совершать онлайн-платежи, используя свой предпринимательский счёт. Если в организации есть бухгалтер, он может присылать ИП расчётные листы, по которым предприниматель сам будет выплачивать работникам зарплату и другие вознаграждения.

Функцию перечисления зарплаты при необходимости можно делегировать управляющему или бухгалтеру. Для этого необходимо заключить соответствующий договор или оформить доверенность, предоставив уполномоченному лицу доступ к своему расчётному счёту.

Многие предприниматели, особенно представители МСП, не нанимают бухгалтера в штат, из-за чего вести учёт им приходится самостоятельно. Передача бухгалтерских функций на аутсорс — надёжный способ снизить нагрузку на владельца компании, особенно если он находится за рубежом. Обратившись к профессиональным бухгалтерам, вы можете доверить им ведение учёта и подготовку отчётности. Это не только увеличит точность данных, но и поможет сократить расходы, поскольку аутсорсинг бухгалтерии обходится дешевле, чем содержание собственного бухгалтерского отдела.

Аутсорсинговые компании часто используют облачные сервисы, через которые клиент взаимодействует с бухгалтером и получает доступ к финансовым данным в реальном времени. Вы сможете легко отслеживать состояние вашего бизнеса и проводить необходимые корректировки, даже находясь вдали от офиса. Такая система позволяет вам контролировать финансы, вносить данные в учёт и генерировать отчёты, обеспечивая полную прозрачность финансовых операций.

Сейчас на рынке онлайн-решений представлены десятки различных облачных сервисов. В качестве примеров можно привести «1С:Фреш», «СБИС», «Моё дело», «Контур.Эльба» и многие другие.

Таким образом, аутсорсинг бухгалтерии и использование облачных сервисов могут стать ключевыми элементами оптимизации бухгалтерских процессов, когда вы ведёте дела своего предприятия удалённо.

IV. Рассмотреть возможность применения льготных режимов налогообложения

Если позволяет размер годового дохода, лучше рассмотреть варианты специальных режимов налогообложения. Так вы сможете не только снизить ставку на доход, но и избавиться от последствий смены налогового резидентства.

Упрощённая система налогообложения

Ставка — 6% или 15% в зависимости от налоговой базы. Может быть ниже, если это предусмотрено региональным законодательством. Повышенная ставка 8% и 20% применяется, если превышен промежуточный лимит по численности сотрудников в штате (100-130 человек), либо по доходу (150-200 млн рублей).

Патентная система налогообложения

На ПСН ИП может заниматься только определёнными видами деятельности: розничными продажами (кроме товаров, подлежащих обязательной маркировке), общепитом, перевозками и др. Стоимость патента рассчитывается исходя из потенциально возможного годового дохода, поэтому он оплачивается по частям. Лимиты — 60 млн рублей в год и 15 наёмных работников.

Налог на профессиональный доход

Налог для самозанятых доступен для всех граждан РФ и стран Евразийского экономического союза. Налог исчисляется с доходов от физлиц или организаций. Если клиент — физическое лицо, ставка будет 4%, а если организация, то 6%. Годовой доход самозанятого не должен превышать 2.8 млн рублей.

На все вышеперечисленные спецрежимы утрата налогового резидентства никак не влияет.

V. Наладить удалённую коммуникацию с сотрудниками

Современные технологии и инструменты обеспечивают эффективную коммуникацию, несмотря на расстояние. Важно учесть следующие аспекты:

1. Дистанционное взаимодействие. На первых порах установите ежедневные дедлайны для сбора отчётов от работников. Это поможет контролировать выполнение задач и решать возникшие проблемы. Постепенно переходите к более редким отчётам, когда управляющий становится более уверенным в работе своей команды.
2. Использование CRM-системы. Внедрите CRM-систему для ведения отчётности, обмена документами и координации задач. Управляющий может отчитываться перед руководителем, а также следить за выполнением задач работников.
3. Электронный документооборот. Переведите делопроизводство в цифровой формат. Оцифруйте бумажные документы и храните их в облаке. Дайте доступ управляющему, бухгалтеру и ответственным сотрудникам для удобного доступа к документации.
4. Онлайн-встречи. Используйте популярные платформы (Zoom, Skype, Discord и другие) для встреч с работниками и совещаний. Электронная почта и чаты в мессенджерах также помогут поддерживать связь с командой.

Современные средства удалённой коммуникации позволяют эффективно управлять делами компании из-за границы. Оптимальное использование CRM-систем, документов в цифровом формате и видеоконференций помогает сохранить связь с сотрудниками и клиентами, обеспечивая стабильность и рост вашего бизнеса, где бы вы ни находились.