PDF (полное название – Portable Document Format) – графический формат, применяемый в течение уже трех десятилетий. В рамках электронного документооборота он используется для обмена деловой корреспонденцией, договорами и контрактами, сметной документацией, иными юридически значимыми сведениями. Как и другие основные форматы: DOC и XLS – файлы в расширении PDF можно подписать цифровой подписью. Когда применяется квалифицированная цифровая подпись (КЭП), такой документ наделяется полной юридической силой. В правовом поле РФ он будет рассматриваться на тех же условиях, что и бумажный, подписанный живой подписью.
- Что потребуется для подписания?
- Первые шаги
- Подписание документа с помощью Adobe Reader
- Подписание документа с помощью Adobe Acrobat
- Дальнейшее использование
Что потребуется для подписания?
До того как подписать электронной подписью документ PDF, следует убедиться, что имеется должным образом оформленный сертификат цифровой подписи на USB-носителе или компьютере.
Также подписание PDF цифровым ключом налагает дополнительные условия:
- наличие программного обеспечения Acrobat Reader DC, поставляемого бесплатно, или Adobe Acrobat;
- установленный плагин КриптоПро PDF.
Перечень аккредитованных удостоверяющих центров, где осуществляется оформление ЭП, размещен на веб-портале Минцифры РФ. О том, как получить цифровой сертификат и как подписать файлы в других распространенных форматах (DOC, XLS), читайте в отдельной статье на нашем портале.
Acrobat Reader доступен для скачивания на официальном сайте компании Adobe или в Microsoft Store.
Получить средство КриптоПро PDF можно на сайте компании-разработчика.
Когда необходимый софт и цифровой сертификат в наличии, при выполнении пошаговой инструкции подписание PDF потребует минимального количества времени и усилий.
Первые шаги
Для начала потребуется открыть файл PDF посредством Acrobat Reader или Adobe Acrobat и выбрать раздел «Редактирование» и далее – «Установки». Здесь из всех категорий следует кликнуть на «Подписи». В появившемся окне выберите «Создание и оформление» и нажмите «Подробнее».
Откроется вкладка «Установки». Здесь интерес представляет раздел «Метод подписания по умолчанию». Если планируется использование других решений помимо КриптоПро PDF, выберите опцию «Спрашивать при подписании». Если нет, методом по умолчанию следует сделать средство КриптоПро и нажать «ОК».
Последующее взаимодействие с документом определяется тем, какое ПО используется – Acrobat Reader или Adobe Acrobat.
Подписание документа с помощью Adobe Reader
В первую очередь следует выбрать категорию «Дополнительные инструменты». Далее кликните на «Сертификаты». Всплывающее окно предложит «Перетащить прямоугольник для новой подписи». Следующий этап – выбор поля в документе, где будет проставлена ЭП. По завершении автоматически откроется окно выбора цифрового сертификата. Здесь выбираем необходимый сертификат (если их несколько) и кликаем на «ОК». Откроется еще одно окно – «Подпись с помощью цифрового удостоверения», где будет отображаться наименование ЭП. Следующее окно предложит подписать документ.
Финальный шаг – сохранение документа на ПК. Если все сделано верно, появится уведомление о том, что документ успешно подписан.
Подписание документа с помощью Adobe Acrobat
После добавления в Adobe Acrobat средства КриптоПро PDF откроется новое окно. Здесь вам потребуется перейти в категорию «Инструменты», проследовать в «Формы и подписи» и выбрать «Сертификаты».
Далее на выбор будет предложено два типа электронного ключа:
- Цифровая подпись. Идентифицируется в поле для подписи, выбранном самостоятельно, и панели «Подписи». Данный тип ключа предполагает неоднократное применение в рамках одного документа. К примеру: для визирования, комментирования, создания новых разделов.
- Сертифицирующая. Является удостоверяющей. Позволяет открыть или ограничить последующую правку файла. Применяется только однократно при условии, что в документе отсутствуют иные цифровые сертификаты. Может быть видимой или невидимой.
Если выбрана цифровая подпись, откроется окно, которое предложит «Перетащить прямоугольник для создания новой подписи». Если сертифицирующая, то Adobe Acrobat сразу предложит перейти к этапу «Подпись с помощью цифрового удостоверения» и последующему подписанию с помощью ЭП.
В случае с цифровой подписью следующим шагом станет автоматическое открытие вкладки «Сохранить как сертификационный документ». Здесь необходимо нажать «ОК». Далее программа предложит выбрать поле, где будет ставиться ЭП. После выбора откроется окно, предлагающее указать необходимый электронный сертификат. Очередное окно – «Подпись с помощью цифрового удостоверения». Нажимаем «ОК», после чего приступаем к непосредственному подписанию в окне формирования ЭП.
Когда на начальном этапе была выбрана сертифицирующая подпись, в окне формирования ЭП также появится поле «Просмотр содержимого документа, которое может повлиять на подписание». Кликните на «Просмотр» под указанным полем, далее – на «Подписать».
Финальный этап – сохранение готового файла. Как и в случае с Adobe Reader, программа уведомит вас об успешном подписании ПДФ.
Дальнейшее использование
После того как документ получил ЭП, он может быть направлен на дальнейшее согласование или контрагенту – посредством системы ЭДО. Как мы уже отметили, если применена КЭП, ваш документ будет обладать полной юридической силой в правовом поле РФ. Кроме того, ЭП позволит идентифицировать отправителя и предотвратить неправомерное внесение изменений в документ.
Павел Тимохин
Эксперт Фингуру
