Как подписать документ электронной подписью

Сегодня электронная подпись (ЭП) применяется для подписания корреспонденции, договоров и контрактов с контрагентами, счетов-фактур, актов выполненных работ в рамках электронного документооборота (ЭДО). Также она применяется для отправки отчетности в органы ФНС, ПФР, ФСС и Росстат. Помимо бизнеса и государственного сектора ЭП используется физлицами для направления заявлений на портал Госуслуг. Рассмотрим, где можно оформить ЭП, как подписать документ электронной подписью, а также сравним некоторые варианты ЭП.

В этой статье рассказали:

• Где применяется электронная подпись?
• Где получить сертификат электронной подписи?
• Принцип работы: что необходимо для использования ЭП?
• Процесс: как применить цифровую подпись в формате PDF?
• MS Word и Excel: подписываем документы электронной подписью
• OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
• Картинки: визирование подписью графических документов
• Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
• КриптоАРМ
• Плагины КриптоПро
• Контур.Крипто
• Сравнение сервисов для создания электронной подписи
• Основные ошибки

Где применяется электронная подпись?

Основное назначение ЭП – идентификация отправителя документа и подтверждение достоверности подписанных данных. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» по юридической силе к живой подписи приравнивается квалифицированная электронная подпись (КЭП). Другие виды электронных подписей – простая (ПЭП) и неквалифицированная (НЭП) также используются в документообороте, однако для их признания сторонам требуется выполнить дополнительные условия. Например, это может быть заключение соглашения о взаимном осуществлении ЭДО и создание внутренних инструкций, устанавливающих порядок цифрового обмена данными.

Применение ЭП также делает проще процедуру отправки заявлений в госорганы физлицами. Для владельцев бизнеса это – один из инструментов оптимизации внутренней и внешней работы компании, позволяющий не только отправлять и принимать корреспонденцию, но и верифицировать подлинность полученной информации.

ЭП применяется в следующих сферах:

• цифровой обмен документами между компанией и контрагентом;
• тендеры на электронных торговых площадках;
• оформление сделок о приобретении недвижимого имущества;
• заключение договора между работодателем и удаленным работником;
• банковские операции;
• получение цифровых услуг физлицами.

Где получить сертификат электронной подписи?

Согласно закону «Об электронной подписи», цифровой сертификат оформляется аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ). На официальном веб-портале Минцифры России в соответствующем разделе можно скачать актуальный перечень аккредитованных УЦ. Кроме того, УЦ, как правило, действуют при операторах ЭДО – так клиент в рамках одной компании имеет возможность получить услугу по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) под ключ и помощь по настройке доступа к системе.

В зависимости от того, кто является заявителем, при обращении в УЦ потребуется предоставить:

• паспорт;
• СНИЛС, ИНН – для заявителей – физлиц;
• ОГРН – для юрлиц;
• данные о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя – для ИП;
• сведения, подтверждающие, что заявитель может представлять юрлицо без доверенности – для руководителей;
• нотариально заверенную доверенность – для руководителей филиалов иностранных юрлиц.

Цифровую подпись для обмена данными с налоговой службой можно оформить в удостоверяющем центре ФНС. Для этого необходимо записаться на прием через сервис онлайн-записи или личный кабинет налогоплательщика. При визите в ведомство достаточно иметь при себе паспорт и СНИЛС. Также необходим USB-токен, сертифицированный ФСБ и ФСТЭК. Внешне этот носитель информации похож на обычную флешку. Приобрести токен можно в УЦ (оптимальный вариант), у представителя производителя или в интернет-магазине. В последнем случае следует обязательно обратить внимание на наличие государственного сертификата.

Принцип работы: что необходимо для использования ЭП?

В первую очередь во внутренних инструкциях компании должны быть прописаны возможность использования ЭП, сфера применения и список сотрудников, обладающих ЭП.

Далее необходимо выбрать УЦ и подготовить документы для оформления подписи. Для использования усиленной ЭП также потребуются USB-токен и средства криптографической защиты информации (СКЗИ). О том, как оформить токен, мы рассказали выше. Остановимся на СКЗИ.

Они представляют собой специальные программы, выполняющие следующие функции:

• шифрование документации – счетов-фактур, отчетов и иных важных сведений;
• дешифровка полученных ответов от партнеров и протоколов от надзорных ведомств: ФНС, ПФР, Росстат, ФСС;
• верификация ключей пользователей при отправке корреспонденции и документов посредством ЭДО.

СКЗИ бывают двух видов.

Первый устанавливается на компьютер как программа. Например, в качестве стационарного решения применяется криптодрайвер КриптоПро CSP. Недостатком данного типа СКЗИ является привязка к одному персональному компьютеру.

Второй тип – уже интегрированное в USB-токен средство шифрования. Дополнительная установка ПО не требуется.

Процесс: как применить цифровую подпись в формате PDF?

Для подписания PDF электронной подписью необходимо наличие на устройстве программы для просмотра данного формата – Adobe Acrobat Reader. Данное ПО является бесплатным. Для его получения необходимо перейти на официальный сайт разработчика.

Также потребуется плагин «Криптопро PDF». Он доступен на сайте КриптоПрО. Средство поставляется с пробным периодом 90 дней, после чего приобретается лицензия.

Для начала необходимо добавить модуль к Acrobat Reader. Откройте средство просмотра PDF файлов, перейдите в «Справку», далее в категорию «О модулях сторонних производителей», где выберите «Cryptopro PDF». Кликните на «Установить лицензию». Следующий раздел потребует ввести информацию о пользователе, компании и ключ цифровой лицензии. Последнее – после завершения пробного доступа и покупки полного доступа.

Следующий шаг – установка ЭП в Acrobat Reader. Сделать это можно в категории «Редактирование». Перейдя в подраздел «Установки», следуйте в подраздел «Подписи». В поле «Создание и оформление» нажмите на «Подробнее». В качестве «Метода подписания по умолчанию» следует указать «Криптопро PDF» и подтвердить выбор.

Убедиться, что все сделано правильно можно в подразделе «Модули сторонних производителей» категории «Справка». Здесь должно значиться «Криптопро PDF».

Процесс создания цифровой подписи в Acrobat Reader достаточно простой. Следует открыть необходимый PDF файл и перейти в категорию «Дополнительные инструменты». Здесь следует найти поле «Сертификаты». После этого в меню над текстом документа появится опция «Поставить цифровую подпись». Acrobat Reader предложит определить поле для цифровой росписи. К примеру, ставить подпись можно рядом с печатью организации. После подтверждения выбора откроется всплывающее окно, где пользователю необходимо выбрать свою ЭП.

Финальный этап – сохранение файла. Должным образом оформленный документ с КЭП будет наделен полной юридической силой.

Подробнее узнать о том, как заверить электронной подписью файл PDF, в том числе без использования Adobe Acrobat Reader, вы можете в отдельной статье на нашем портале.

MS Word и Excel: подписываем документы электронной подписью

Чтобы заверить документ Word или Excel цифровым сертификатом, потребуется установить средство КриптоПро Office Signature. Оно имеет пробный доступ на 90 дней, после чего потребуется покупка лицензии. Скачать модуль можно на сайте компании-разработчика.

Процесс прикрепления модуля рассмотрим на примере Microsoft Office версии 10.

Во вкладке «Файл» необходимо выбрать «Сведения» и нажать на «Добавить электронную подпись». Во всплывающем окне следует выбрать «Да». Далее потребуется вставить флеш-носитель с ЭП в компьютер. В графе «подписание» выберите требуемую опцию: визирование или подписание. Нажмите «подписать» и укажите пин-код. Файл подписан.

OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП

Бесплатный пакет программного обеспечения OpenOffice не располагает опцией применения цифрового сертификата с использованием модулей КриптоПро. Создание такого средства для OpenOffice в настоящее время не осуществляется.

Картинки: визирование подписью графических документов

Электронный сертификат широко используется для заверки авторства графических изображений. Помимо вышеупомянутого PDF верификация доступна для BMP, JPEG, PNG и других распространенных форматов.

Цифровая подпись используется для:

• подтверждения авторских прав;
• визирования скан-копий;
• защиты договоров и контрактов в графических расширениях;
• верификации чертежной и проектной документации, рабочих графиков и иных значимых сведений.

Документы для ФНС: как подписать электронной подписью

Обмен сведениями с ФНС налагает на компанию необходимость оформления КЭП. О том, как оформить электронный ключ для направления отчетности в налоговое ведомство, мы рассказали выше.

Чтобы подписать отчетность для ФНС цифровым ключом, потребуется также идентификатор налогоплательщика. Для его получения перейдите в сервис самостоятельной регистрации, укажите адрес электронной почты и придумайте пароль доступа. Ссылка для подтверждения активации профиля будет направлена на ваш e-mail.

Войдя в сервис, необходимо выбрать раздел «Зарегистрировать сертификат» и вставить в компьютер USB-токен. После верификации ЭП за ней будет закреплен идентификатор налогоплательщика.

По завершении процедуры откроется возможность подписывать отчеты в ФНС цифровой подписью.

КриптоАРМ

Работа с КриптоАРМ происходит через приложение с графическим интерфейсом. ПО доступно для Microsoft Windows, Mac OS и операционных систем на базе Linux. Применяется для создания юридически значимых документов посредством КЭП и обмена данными согласно требованиям Федерального закона № 152-ФЗ.

Помимо подписания документов ЭП используется для шифрования и дешифровки, управления сертификатами и ключами, просмотра журнала операций.

Получить доступ к КриптоАРМ могут владельцы цифровых сертификатов, оформленных в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Плагины КриптоПро

Средство КриптоПРО Office Signature позволяет расписываться в файлах MS Word и Excel. Поддерживаются как последние комплексы продуктов Microsoft, так и клиент 2007 года. При использовании веб-компонентов подписки Office 365 использование цифровой подписи недоступно, а десктопные решения включены не во все варианты данной подписки.

Контур.Крипто

Контур.Крипто представляет собой сервис, где работа с цифровой документацией осуществляется в веб-среде. Он позволяет подписывать и верифицировать документы в наиболее распространенных расширениях: PDF, XML, XLS, DOC. Сервис предоставляет возможность скачивать файлы, снабженные ЭП, и направлять их в государственные информационные системы (ГИС), на тендерные площадки или партнерам.

Сравнение сервисов для создания электронной подписи

Рассмотрим и сравним наиболее востребованные сервисы для подписания документации с использованием цифрового сертификата.

	КриптоАРМ версии 3 с защищенной почтой	КриптоПРО Office Signature	Контур.Крипто
Цена лицензии (руб.)	3700 (бессрочная) или 1850 – на один год	1200	1999 в год или бесплатная лицензия (29 операций в месяц)
Поддерживаемые форматы	Word и Excel	Все основные	Все основные
Опции шифрования и расшифровки	Есть	Есть	Есть
Присоединенная и отсоединенная ЭП	Есть	Есть	Есть
Формирование усовершенствованной ЭП	Есть	Есть	Есть
Соподпись/пакетная подпись	Есть	Есть	Есть

Основные ошибки

Взглянем на основные ошибки пользователей, встречающиеся при работе с цифровыми ключами:

• отсутствует необходимое ПО – например, расширение для MS Office или для работы посредством браузера;
• используется версия MS Office старше десктоп-клиента 2007 года;
• период действия сертификата истек;
• используется несовместимое с ЭП программное обеспечение;
• пользователь пытается применить цифровой сертификат повторно.

При возникновении ошибок рекомендуется обращаться в службу поддержки удостоверяющего центра или поставщика ПО. В большинстве ситуаций причины неполадок определяются при подробной диагностике программного комплекса, установленного на оборудовании клиента.